1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 964

Программы для мобильного офиса

Понятие мобильного офиса уже прочно входит в нашу жизнь. Многие сотрудники компаний используют для работы вне офиса планшеты или смартфоны. Однако программы для этих гаджетов, необходимые для работы, можно купить только через специализированный магазин приложений в Интернете. Мы рассмотрим, как организации провести расходы на покупку таких программ.

Специфика мобильных программ

Прежде чем переходить к вопросам учета, разберемся с особенностями мобильных программ. Большинство смартфонов и планшетов работают на операционных системах iOS или Android. Специфика их заключается в том, что приобрести и установить программы на эти устройства можно только через специализированный магазин приложений. Для iOS это App Store, для Android — Play Market.

Отличительной особенностью программ, купленных в этих магазинах, является то, что они привязаны к определенной учетной записи пользователя (логину и паролю). В справке к Play Market написано, что «приложение можно купить один раз и установить на все устройства пользователя» (https://support.google.com/googleplay/answer/113410?hl=ru&ref_topic=1046717). То есть программа, куп­ленная в Play Market, будет работать на неограниченном количестве устройств. При этом на одном устройстве может быть несколько учетных записей (аккаунтов), например, организации и личная.

В App Store учетная запись пользователя носит название «Идентификатор Apple ID». Под одним идентификатором Apple ID может быть авторизированно только пять гаджетов. Чтобы куп­ленная программа работала на шестом устройстве, потребуется отменить авторизацию одного из ранее авторизированных гаджетов (http://www.apple.com/ru/support/itunes/authorization/). Таким образом, программа, купленная в App Store, сможет одновременно работать только на пяти устройствах. При этом на одном устройстве может быть одновременно авторизированно до пяти учетных записей App Store.

Оплатить программы в этих магазинах можно только с банковской карты, привязанной к учетной записи пользователя, или со счета мобильного телефона (в Play Market). С расчетного счета компании это сделать не удастся. Никаких бумажных документов, подтверждающих оплату, на руки пользователь не получает. Ему лишь приходит по элект­ронной почте письмо с информацией о совершенной покупке (квитанция об оплате).

Теперь, зная особенности мобильных программ, рассмотрим, как отразить их приобретение в учете.

Программа куплена под учетной записью организации

Под учетной записью организации программа может быть установлена как на гаджет, принадлежащий организации, так и на устройство сотрудника. В любом случае программа будет собственностью организации. Приобрести ее она может только с помощью корпоративной банковской карты (либо с помощью личной банковской карты сотрудника, которая привязана к учетной записи организации (карту в любой момент можно отвязать)).

Затраты на покупку программы будут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, как расходы, связанные с приобретением права на использование прог­рамм для ЭВМ. Подтвердить понесенные расходы можно будет выпиской по карточному счету организации и распечаткой электронного письма о совершенной покупке, которую нужно будет заверить у нотариуса (письма Минфина России от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53606, от 05.03.2011 № 03-03-06/1/127).

Если программа покупалась за деньги сотрудника (с его банковской карты), он должен представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы (выписки по карточному счету и распечатки элект­ронного письма о совершенной покупке).

Программа куплена под учетной записью сотрудника

Подобная ситуация возможна, лишь когда работник покупает программу за собственные деньги и устанавливает ее на свой гаджет. Ведь как мы уже указали выше, оплата программы, купленной под личной учетной записью сотрудника, возможна только с его банковской карты или счета мобильного телефона.

Купленная программа (неисключительные права на нее) будет являться собственностью сотрудника. И хотя он будет использовать ее в служебных целях, компенсировать ему затраты на ее покупку как возмещение расходов за использование личного имущества в порядке ст. 188 ТК РФ не удастся. Дело в том, что из формулировки ст. 188 ТК РФ следует, что речь идет только о компенсации за имущество, обладающее материальными признаками (инструмент, личный транспорт, оборудование и другие технические средства и материалы). А купленная программа нематериальна. Кроме того, приобретая программу, работник тем самым получает неисключительные права на ее использование. А такие права не являются имущественными (ст. 1226 ГК РФ).

Но выход есть. Нужно оформить с работником соглашение о выплате ему компенсации за использование планшета (телефона) и включить в расчет величины компенсации сумму, уплаченную за покупку программы. Тогда будут действовать нормы ст. 188 ТК РФ, и организация сможет учесть компенсацию в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). При этом она не будет облагаться НДФЛ (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@) и страховыми взносами (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

Если работник на момент приобретения им программы уже получает компенсацию за использование гаджета, затраты на приобретение программы, необходимой для выполнения служебных обязанностей, будут расходом, связанным с использованием гаджета сотрудника в служебных целях. А такие расходы организация также должна компенсировать (ст. 188 ТК РФ). Для их возмещения нужно оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, а документальным подтверждением понесенных расходов будет выписка по карточному счету сотрудника и распечатка электронного письма о совершенной покупке. Поскольку сумма возмещения расходов входит в состав компенсации по ст. 188 ТК РФ, она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, и организация сможет учесть ее в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.