1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1761

Компенсация за использование работником личного авто

В письме от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 специалисты Минфина России вновь рассмотрели вопрос о выплате компенсаций за использование личного автомобиля для служебных целей. На этот раз финансисты прямо не назвали в числе обязательной первички, при наличии которой данные выплаты можно не облагать НДФЛ, документы о праве собственности работника на транспортное средство.

Вопрос о том, облагаются ли НДФЛ суммы компенсаций за использование работником автотранс­портных средств в производственной деятельности организации, продолжает волновать бухгалтеров. Компании не перестают обращаться в Минфин России за разъяснениями. Финансисты не возражают против того, что такие суммы освобождены от налогообложения. Но считают, что для этого у организации должен быть на руках определенный пакет документов. Но обо всем по порядку.

Для освобождения необходимо соглашение…

По общему правилу НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах предусмотренных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей. Основание — п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит норм компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях.

Отметим, что нормы компенсации за использование автомобилей и мотоциклов для служебных разъездов установлены лишь для целей налогообложения прибыли (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Однако их нельзя применять при обложении компенсационных выплат НДФЛ. Здесь нужно руководствоваться только нормами трудового законодательства.

Так, согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества физическому лицу выплачивается компенсация, а также возмещаются понесенные им расходы. При этом размер выплаты определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, в целях исчисления НДФЛ организация может не удерживать налог с любой суммы компенсации, выплаченной работнику за использование его имущества. Такой точки зрения финансисты придерживаются давно (письма Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305) и подтвердили неизменность своей позиции и в комментируемом письме.

...и пакет документов

Вместе с тем финансисты указывают, что недостаточно только прописать размер компенсации в договоре (соглашении) между работником и работодателем. По их мнению, необходимы документы, подтверждающие:

  • расчет суммы компенсации;
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, путевые листы, если речь идет об использовании автомобиля);
  • осуществление расходов (чеки АЗС, на покупку расходных материалов и пр.);
  • принадлежность используемого имущества налогоплательщику.

И вот что касается последнего пункта, в комментируемом письме чиновники не указали, какие документы могут подтверждать принадлежность имущества работнику. Да и сама формулировка «принадлежность имущества работнику» дает варианты для ее толкования и вызывает массу вопросов. Например, можно ли подтвердить принадлежность автомобиля работнику доверенностью?

Обратите внимание, двумя месяцами ранее финансисты на этот счет высказали более категоричную позицию. В письме от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 они подчеркнули, что документы на имущество должны свидетельствовать о том, что оно находится в собственнос­ти налогоплательщика. Скажем, на автомобиль понадобится паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации.

Такую же позицию занимают и фис­калы. В письме от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@ ФНС России указала, что если транспортное средство управляется физическим лицом по доверенности, то есть не является его личным имуществом, то положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются. Иными словами, суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.

Заметим, что год назад специалисты финансового ведомства в письме от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004 сделали поблажку тем, кто ездит по доверенности, выданный супругом или супругой. При этом они указали следующее.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества. Поэтому если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в работе транспортного средства, управляемого физическим лицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от налогообложения.

Арбитры же считают, что доверенности достаточно независимо от того, кем именно она выдана (родственником или нет): переданный по доверенности автомобиль по отношению к третьим лицам не может восприниматься иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица. А это позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. Такую точку зрения выразил ФАС Поволжского округа в постановлении от 09.10.2012 № А12-2881/2012. Правда, рассматриваемое судьями дело касалось начисления с выплаченной компенсации страховых взносов, а не НДФЛ. Однако выводы, сделанные арбитрами, в полной мере можно распространить и на ситуацию с НДФЛ.

Как видите, разъяснения Минфина России не внесли ясности в вопрос. Поэтому организации, исходя из цены вопроса и возможных налоговых рисков, должны сами решить вопрос документального подтверждения таких выплат.