Институт корпоративных секретарей: международная практика

| статьи | печать

Тема построения эффективной системы корпоративного управления и следования принципам ее наилучшей практики в последние годы актуализируется. Вопросы стратегического управления и развития, привлечения капитала на более выгодных условиях, установления благоприятных отношений с акционерами и инвесторами, а также соблюдения норм постоянно совершенствующегося корпоративного законодательства заставляют искать оптимальные пути выстраивания необходимой для каждой компании системы корпоративного управления. Весомая роль в этом процессе отводится институту корпоративных секретарей.

В международной практике институт корпоративных секретарей как часть системы корпоративного управления имеет длительную историю развития и изучения. К примеру, деятельность секретаря компании в Великобритании была формализована в конце XIX в. (институт дипломированных секретарей и администраторов был создан указом королевы Виктории в 1891 г.). Больше века выстраивалась система взаимоотношений «акционеры — совет директоров — исполнительный орган», связующая роль в которой принадлежит секретарю компании.

Неудивительно, что впервые анализ статуса корпоративного секретаря или секретаря компании в рамках системы корпоративного управления был представлен в 1992 г. в докладе британского эксперта Адриана Кэдбюри, а институт корпоративных секретарей получил наибольшее развитие в странах англо-саксонской правовой системы (Великобритания, Канада, Австралия) и заимствовавших ее странах (Индия, Малайзия). В государствах континентальной правовой системы данная концепция используется реже1.

обратите внимание

В Индии должность корпоративного секретаря обязательна в числе руководящих должностей компании, акционерный капитал которых превышает определенный порог. В Австралии, как и Великобритании, наличие в штате должности корпоративного секретаря обязательно только для публичных компаний.

Соблюдай или объясняй

Существуют различия в понятиях «корпоративный секретарь» (например, в США и Канаде) и «секретарь компании» (в Великобритании, Австралии, Сингапуре, Гонконге, Таиланде). Это связано с особенностями деловых традиций и моделей корпоративного управления, сложившихся в разных странах2. Наличие такого должностного лица в публичных компаниях диктуется нормами права (в Великобритании — Актом о компаниях3,4; в Австралии — Законом о корпорациях).

обратите внимание

В Великобритании деятельность секретаря компании регулируется «мягким» законодательством в виде кодекса корпоративного управления, устанавливающего правила для публичных компаний, чьи акции размещены на Лондонской фондовой бирже. Положения кодекса не являются обязательными, однако в случае отказа руководства компании от выполнения его правил и принципов необходимо привести соответствующие аргументы (принцип «соблюдай или объясняй»).

Как правило, компании удобнее исполнять положения кодекса, нежели объяснять причины неисполнения.

Новая редакция данного документа от 2010 г. содержит ссылки на роль секретаря компании в сфере корпоративного управления. Например, там указано, что «под руководством председателя совета директоров секретарь компании занимается обеспечением надлежащего информационного обмена между советом директоров и его комитетами, а также между высшим руководством и независимыми директорами, а также содействием в наставничестве и профессиональном развитии, где это необходимо. Секретарь компании должен отвечать за консультирование совета директоров через председателя по всем вопросам управления».

Кроме того, в кратком описании основных функций комитета по вознаграждениям совета директоров приведен минимальный перечень лиц, размер вознаграждения которых может быть определен только данным комитетом. Это: председатель совета директоров, исполнительные директора, секретарь компании. При этом подчеркивается, что включение в список секретаря компании необходимо для обеспечения независимости данного должностного лица5.

В Законе о компаниях 2006 г.6 функции секретаря компании детально не прописаны. Однако в различных разделах документа секретарь компании указан в числе лиц, уполномоченных визировать предписанные формы от имени компании, а также сдавать периодическую отчетность налоговым органам и другие установленные законом декларации, участвовать в процессе подготовки и публикации годового отчета. При этом обязанность иметь в штате корпоративных секретарей относится только к публичным компаниям; на частные фирмы это требование не распространяется.

Должность корпоративного секретаря в штате акционерных обществ в западных странах вводится с момента основания корпорации7. Это одно из ключевых должностных лиц. Корпоративный секретарь отвечает за подготовку важнейших документов и обеспечивает информационную связь между советом директоров, правлением и акционерами, являясь связующим звеном между менеджментом и акционерами, а также любыми заинтересованными лицами. Зачастую он совмещает функции секретаря наблюдательного совета, секретаря правления и секретаря общего собрания акционеров.

Особое значение имеет возможность непосредственного участия корпоративного секретаря в процессах принятия управленческих решений, оказании администраторских и консультационных услуг совету директоров, правлению, комитетам и комиссиям.

обратите внимание

В западных компаниях корпоративный секретарь фактически исполняет административные функции, помогая руководству в планировании, управлении и текущем администрировании.

Международная практика показывает, что специфика выполняемых корпоративным секретарем обязанностей определяется особенностями компании (ее размерами, отраслевой и региональной структурами бизнеса и т.д.) и юрисдикцией, в которой она функционирует8.

Старшее должностное лицо

За последние 10 лет функции корпоративного секретаря существенно усложнились, а роль сильно изменилась. В настоящее время корпорации находятся под пристальным вниманием институциональных инвесторов, повышаются требования гражданского общества к уровню социальной ответственности бизнеса, усиливается давление на советы директоров и топ-менеджмент со стороны акционеров и работников предприятий, ужесточаются нормы законодательства.

Международная практика подразделяет обязанности корпоративного секретаря на несколько категорий.

Во-первых, административные функции, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета, его комитетов или комиссий:

— обеспечение беспрепятственной деятельности общего собрания, совета директоров и его комитетов; информирование заинтересованных лиц; формирование повесток и проведение заседаний общего собрания, наблюдательного совета, правления и других коллегиальных органов; подготовка и редактирование отчетов компании, выносимых на утверждение общего собрания; ведение стенограмм и оформление протоколов, консультирование совета директоров по про­цедурным вопросам.

Во-вторых, организация деятельности акционерного общества, связанной с отношениями собственности. Сюда входят:

  • мониторинг изменений в структуре собственности компании;
  • контроль правильности и своевременности выплаты дивидендов;
  • контроль применения опционных схем;
  • подготовка и проведение эмиссий ценных бумаг;
  • подготовка и оформление сделок слияний и поглощений;
  • переписка с акционерами;
  • информирование наблюдательного совета и акционеров о важных корпоративных событиях и др.

В-третьих, обязанности, связанные с правовым обеспечением деятельности компании:

  • содействие и поддержка руководящих органов в создании и регистрации компании;
  • разработка и применение систем мониторинга соблюдения требований корпоративного, налогового, трудового и иного законодательства;
  • функции полномочного представителя компании при подготовке, регистрации, представлении или нотариальном удостоверении официальных документов;
  • представление в регулирующие органы отчетности согласно требованиям законодательства.

Предусмотрены также дополнительные обязанности, в частности:

  • ознакомление новых директоров с особенностями бизнеса, их функциями и обязанностями;
  • управление пенсионными схемами в компании;
  • руководство работой по страхованию сотрудников;
  • осуществление функций офис-менеджера;
  • осуществление связей с общественностью в сфере корпоративного управления;
  • управление взаимоотношениями с инвесторами и рабочей практикой совета директоров в области корпоративного управления и пр.

обратите внимание

Корпоративный секретарь в зарубежных компаниях занимает высокое положение. Он считается старшим должностным лицом (senior corporate officer), играющим ключевую роль в администрировании важнейших сфер корпоративного управления9.

Строгий отбор

В практике зарубежных стран корпоративного секретаря акционерной компании назначает совет директоров (наблюдательный совет). Кандидат на эту должность должен иметь высшее юридическое или финансовое образование. Также от него требуется знание корпоративного законодательства, общего и финансового менеджмента, бухгалтерского учета и отчетности, экономики и статистики, информационных технологий и др. Размер вознаграждения корпоративного секретаря устанавливает совет директоров или комитет по вознаграждениям. При этом корпоративный секретарь не подотчетен совету директоров (кроме его председателя)10.

В большинстве крупных зарубежных корпораций функционирует аппарат корпоративного секретаря, куда входят и его технические помощники. Размеры аппарата зависят от величины компании и отрасли, в которой она действует. В небольших и средних фирмах (с объемом продаж менее 500 млн. долл., а также от 500 до 4999 млн. долл.) он состоит, как правило, из трех человек (корпоративный секретарь, его помощник и юрист). В крупных концернах (с объемом продаж свыше 5 млрд. долл.) количественный состав аппарата возрастает до семи человек11.

обратите внимание

В соответствии с лучшими стандартами корпоративного управления секретарь должен быть подотчетен совету директоров. Кроме того, обеспечивая законные права акционеров и контролируя соответствие внутрикорпоративных про­цедур нормам законодательства, он не должен занимать управленческие должности: хорошо известно, что интересы менеджеров и акционеров не всегда совпадают.

Тем не менее, на практике подобные установки нередко не соблюдаются.

В подавляющем большинстве американских, канадских и британских корпораций секретарь подчиняется главному исполнительному (генеральному) директору либо главному советнику по правовым вопросам, либо финансовому директору. Это естественно для деловой практики, поскольку американское законодательство допускает совмещение двух руководящих функций, и в крупных публичных компаниях США главный исполнительный директор, как правило, занимает пост председателя совета директоров.

В компаниях ряда стран функции корпоративного секретаря зачастую выполняет лицо, имеющее одновременно другие функции. Так, в США и Канаде на этой должности нередко работает юрист, который также является главным советником по правовым вопросам (General Counsel)12. В Великобритании секретарь компании — самостоятельная и самодостаточная фигура (в основном в крупных компаниях и банках). В большинстве остальных компаний практикуется совмещение должностей: корпоративным секретарем становится финансовый директор, главный бухгалтер или другое лицо. Такие ситуации, безусловно, служат потенциальным источником конфликта интересов.

Требования, предъявляемые международной практикой к кандидату на пост корпоративного секретаря, можно условно разделить на категории: образование, опыт, навыки эффективного общения, а зачастую — членство в профессиональных организациях13. К примеру, в публичной компании Великобритании секретарь, помимо опыта в соответствующей должности (или в качестве помощника корпоративного секретаря), должен иметь квалификацию барристера (адвоката высшего ранга, имеющего право выступать в судах высшей инстанции), защитника или солиситора (юриста, дающего советы клиенту, подготавливающего дела для барристера и выступающего в судах только низшей инстанции), признанных на территории Соединенного Королевства14. Законодательством страны установлены требования к членству кандидата в одной из профессиональных организаций: институте дипломированных бухгалтеров Англии и Уэльса; институте дипломированных бухгалтеров Шотландии; институте дипломированных бухгалтеров Ирландии; ассоциации дипломированных привилегированных бухгалтеров; институте дипломированных секретарей и администраторов; дипломированном институте бухгалтеров по управленческому учету; дипломированном институте публичных финансов и учета.

Такие профессиональные сообщества формируют представление о месте корпоративного секретаря в компании и его профессиональных качествах, а также занимаются обучением, аттестацией, научной и нормативной деятельностью в сфере корпоративного управления. Это в определенной степени гарантирует требуемый для соискателя уровень компетентности.

обратите внимание

В Индии и Сингапуре, чтобы занять рассматриваемую должность, необходимы членство в профессиональном сообществе корпоративных секретарей (секретарей компании), а также лицензия. В других странах (США, Канада, Австралия) членство в профессиональных объединениях повышает шансы кандидата, но не оказывает определяющего влияния на принятие решения о его найме.

Профессиональные некоммерческие объединения корпоративных секретарей (секретарей компании) существуют во многих странах. Институт дипломированных секретарей и администраторов (Institute of Chartered Secretaries and Administrators) открылся в Лондоне в 1891 г. Сегодня его подразделения действуют в Австралии, Канаде, Новой Зеландии, ЮАР, Гонконге, Сингапуре, Малайзии и даже в Зимбабве. В 1946 г. было основано Американское общество корпоративных секретарей, в 1980 г. — Индийский институт секретарей компании, в 1995 г. — Канадское общество корпоративных секретарей15.

Основные цели объединений — содействие секретарям в приобретении знаний и навыков, необходимых для эффективного исполнения обязанностей, повышение профессионального уровня, консультирование по различным вопросам. Для этого профессиональные организации регулярно выпускают информационные бюллетени, проводят исследования, тренинги, семинары и конференции. Некоторые предлагают полноценное обучение с выдачей лицензий (в Великобритании, Индии, Сингапуре).

По утверждению специалистов ISCA (Институт дипломированных секретарей и администраторов), в мире насчитывается свыше 37,5 тыс. секретарей, закончивших это учебное заведение. Ежегодно там обучаются секретари из 70 стран мира. При поступлении обязательно наличие высшего образования.

Обучение двухуровневое. На первом уровне изучаются финансовые отчетность и анализ, коммерческое и корпоративное право, а также корпоративное управление. На втором уровне слушатели учатся принимать финансовые решения, реализовывать стратегию компании, приобретают необходимые практические навыки16.

обратите внимание

В документах Американского общества корпоративных секретарей установлено, что специалист должен глубоко понимать специфику компании и иметь базовые знания в таких сферах как корпоративное право и фондовый рынок; уметь анализировать состояние дел в акционерном обществе и рыночную ситуацию; составлять сценарии будущего развития событий для своевременного информирования менеджеров о последствиях тех или иных действий.

В Австралии достаточно, чтобы корпоративный секретарь имел степень бакалавра в одной из следующих областей: право, экономика, бухгалтерский учет, бизнес, а также опыт работы не менее пяти лет.

Требования, предъявляемые к личностным качествам корпоративного секретаря, везде примерно одинаковы. Американское общество корпоративных секретарей разработало список таких качеств. Туда входят: отличные коммуникативные навыки и способность достойно представлять компанию в ее взаимоотношениях с внешним миром; гибкость мышления и творческий подход; чувство юмора и выдержка в сложных и стрессовых ситуациях. Кроме того, это должен быть надежный, дисциплинированный, внимательный человек, обладающий дипломатическими навыками.

Безусловно, уровень требований меняется в зависимости от размера компании, отрасли, а также сложности организационной и региональной структур.

Международная практика существенно влияет на формирование в России института корпоративных секретарей. Опыт применения различными странами общепризнанных стандартов призван помочь найти оптимальные пути применения лучших практик корпоративного управления в российских корпорациях.

1 Арабова Н. Корпоративный секретарь в зарубежных компаниях. Подробнее см.: www.e-executive.ru.

2 Там же.

3 The Companies Act 1985 // www.uk-companies-act-1985.co.uk.

4 The Companies Act 2006 // www.companieshouse.gov.uk/about/pdf/gpo1.pdf.).

5 Бочарова И.Ю. Корпоративное управление // учебник. М., 2012.

6 The Companies Act 1985. Там же.

7 Бочарова И.Ю. Там же.

8 Арабова Н. Там же.

9 Зайцев Д. Корпоративный секретарь в системе управления акционерным обществом. Зарубежный опыт и российская практика // Рынок ценных бумаг. 2003. № 8.

10 Бочарова И.Ю. Там же.

11 Арабова Н. Там же.

12 www.icsa.org.uk

13 Арабова Н. Там же.

14 Ахметова Г. Особенности развития института секретаря компании: опыт Великобритании.

15 Арабова Н. Там же.

16 Ахметова Г. Там же.

День
Неделя
Месяц