В соответствии сост. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, которые не содержатся в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны иметь реквизиты, указанные в ст. 9 Закона.
Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время —Федеральная служба государственной статистики).
Данное ведомство разработало и утвердило большое количество различных форм первичной учетной документации.
Обычно организации применяют все утвержденные Госкомстатом России формы документов. Однако, на наш взгляд, вовсе необязательно применять их во всех случаях, поскольку некоторые из этих форм вовсе не относятся к первичным учетным документам.
Например, Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» утверждены унифицированные формы № М-2 и М-2а «Доверенность» и указания по их заполнению. Следует иметь в виду, что первичным документом признается документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. Но хозяйственные операции организации не оформляются доверенностью; она служит лишь для установления правомочий физического или юридического лица, совершающего определенные юридические действия от имени другого физического или юридического лица.
Правила выдачи и удостоверения доверенностей содержатся в ст. 185 Гражданского кодекса РФ и не могут регулироваться постановлениями Госкомстата России. Следовательно, положения указаний по применению форм первичной документации № М-2 и М2 а «Доверенность», содержащиеся в указанном Постановлении Госкомстата России, применяться не могут. Поэтому доверенность может выдаваться любому дееспособному лицу, а не только работникам организации, как это определено в постановлении ведомства.
Другой пример — постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Оно утвердило, в частности, следующие формы документов:
✔ № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
✔ № Т-2 «Личная карточка работника»;
✔ № Т-3 «Штатное расписание»;
✔ № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
✔ № Т-7 «График отпусков»;
✔ № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Все выше перечисленное также не относится к первичным учетным документам, поскольку эти документы не отражают никаких хозяйственных операций, подлежащих бухгалтерскому учету (если, конечно, не считать хозяйственной операцией перевод токаря Иванова из ремонтного цеха в механический). Вообще трудовое законодательство допускает отсутствие в организации «оформленного» Госкомстатом России штатного расписания (ст. 57 Трудового кодекса РФ).
Формы документов, утвержденные Госкомстатом России, которые не отражают хозяйственных операций организации, могут применяться только в добровольном порядке. Составление документов не по указанным формам не является нарушением бухгалтерского учета.