1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 9814

Переходим на покупку ГСМ по топливным картам

Переходим на покупку ГСМ по топливным картам

Приобретение ГСМ по топливным картам становится все более популярным. Во-первых, организация уменьшает количество операций с наличными денежными средствами. Во-вторых, при покупке ГСМ по топливным картам стоимость бензина зачастую ниже розничных цен за счет оптовых объемов закупки. Как отразить такую операцию в бухгалтерском и налоговом учете, читайте в статье.

Принцип работы топливных карт

Топливные карты появились достаточно давно (в 1928 г.). Они стали прародителями пластиковых банковских карт. В те времена считывающие устройства были механическими, поэтому первые топливные карты были металлическими с причудливыми выемками и углублениями на поверхности.

Сейчас они внешне ничем не отличаются от обычных банковских карт и представляют собой смарт-карту с микросхемой (чипом), в которой заключена информация о владельце, видах и количестве разрешенного к отпуску топлива либо количестве денежных средств, возможных к использованию для приобретения ГСМ и сопутствующих услуг.

Эмитентом топливных карт, как правило, является процессинговый центр, обеспечивающий техническое функционирование системы расчетов с помощью топливных карт.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На лимитированной карте устанавливается суточный или месячный лимит приобретения ГСМ. По нелимитированной можно приобретать ГСМ без ограничений в размере остатка топлива на карте.

Чтобы начать приобретать горюче-смазочные материалы по топливным картам, организация должна заключить с эмитентом карты договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. В приложении к договору указывается список АЗС, где можно заправляться по топливной карте.

Расчеты за топливо осуществляются на условиях предоплаты. Организация перечисляет на расчетный счет топливной компании денежные средства в оплату определенного объема топлива. Этот предоплаченный объем топлива записывается на топливную карту. При заправке автомобилей на АЗС с карты списывается объем залитого в бак топлива, а водитель получает на руки чек, в котором указываются сведения о заправке.

По окончании месяца топливная компания выставляет организации счет-фактуру, накладную и отчет, в котором указываются номер топливной карты, дата, время и место заправки, количество приобретенного топлива, его марка и стоимость, остаток на топливной карте.

Бухгалтерский учет

Выдача топливной карты организации может быть платной и бесплатной. Если эмитент берет плату за выдачу карты, уплаченная сумма учитывается на счете 10 «Материалы». Это обусловлено тем, что к фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся затраты, непосредственно связанные с их приобретением (п. 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Поскольку карта непосредственно связана с приобретаемым по ней топливом, ее стоимость отражается в составе затрат на его приобретение на субсчете 10-3 «Топливо».

Использовать для учета стоимости карты счет 97 «Расходы будущих периодов» нельзя, поскольку нарушается принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности (п. 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Исходя из этого принципа факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место. Но ведь организация не может заранее определить, в течение какого периода будет использоваться карта.

Бухгалтерские проводки по оприходованию и списанию топливной карты будут такие:

Дебет 60 Кредит 51

— перечислена предоплата за топливную карту;

Дебет 10-3 Кредит 60

— оприходована топливная карта;

Дебет 19-3 Кредит 60

— учтен «входной» НДС;

Дебет 68-2 Кредит 19-3

— принят к вычету НДС;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

— списана на затраты стоимость топливной карты.

При выдаче топливной карты на руки водителю использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не нужно. Дело в том, что данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, а с выдачей карты работник не получает на руки никаких денежных средств. Все топливо, которым можно заправиться по карте, организация уже оплатила в безналичном порядке. При заправке по карте водитель просто забирает на автозаправочной станции нужное количество этого топлива. Таким образом, карта является просто техническим средством, с помощью которого осуществляется заправка. В силу этого топливная карта не считается денежным документом, поэтому ее нельзя учитывать на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса».

Поскольку денежных расчетов водитель не производит, он не должен составлять авансовый отчет. Но это не значит, что водитель не отчитывается по залитому в бак бензину.

На заправке водитель получает на руки чек, в котором указаны дата и количество залитого в бак топлива. Нужно обязать водителей прикладывать эти чеки к сдаваемым в бухгалтерию путевым листам. Это необходимо, во-первых, для документального подтверждения списания расходов на топливо, а во-вторых, для сверки взаиморасчетов с топливной компанией. Ведь в случае возникновения разногласий всегда можно сверить данные о заправках по отчету топливной компании и чекам, выданным на заправке.

Кроме того, чеки позволят контролировать водителей.

Например, когда количество залитого бензина по чекам превышает объем бензина, необходимого для осуществления поездок, перечисленных в путевом листе, у организации есть все основания заподозрить водителя в расходовании бензина в личных целях. И если по результатам проведенной проверки эти подозрения подтвердятся, организация вправе взыскать стоимость потребленного в личных целях топлива с водителя.

В учете подобная операция отражается так:

Дебет 94 Кредит 10-3

— учтена недостача топлива;

Дебет 73-2 Кредит 94

— учтена стоимость бензина, подлежащего взысканию с водителя;

Дебет 70 Кредит 73-2

— удержана недостача из зарплаты водителя.

Для контроля за движением топливных карт целесообразно вести ведомость учета приема и выдачи топливных карт и фиксировать в ней реквизиты топливной карты, дату ее выдачи (возврата), ФИО водителей.

Приобретение топлива по транспортной карте отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

— перечислена предоплата за ГСМ топливной компании;

Дебет 10-3 Кредит 60

— оприходованы ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

— учтен НДС по оприходованным ГСМ;

Дебет 68-2 Кредит 19

— принят к вычету НДС по оприходованным ГСМ;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

— списаны ГСМ на затраты.

Поскольку документы от топливной компании поступают только в конце месяца, целесообразно в графике документооборота предусмотреть обязанность водителей представлять в бухгалтерию путевые листы с приложенными к ним чеками АЗС один раз в конце месяца. В этом случае проводки по оприходованию и списанию ГСМ на расходы делаются только раз в месяц. Это наиболее оптимальный способ отражения операций, соответствующий требованию рациональности ведения бухгалтерского учета.

Если графиком документооборота предусмотрена более частая периодичность представления в бухгалтерию путевых листов с чеками АЗС, оприходовать горюче-смазочные материалы нужно по схеме неотфактурованных поставок (ведь документов поставщика (топливной компании) еще нет).

Чек АЗС не дает информации о точной стоимости ГСМ. Он лишь удостоверяет, сколько литров какого топлива было залито в бак автомобиля. Поэтому организация вынуждена учитывать топливо по учетным ценам, а после получения первичных документов от поставщика вносить корректирующие записи. Таким образом, трудоемкость отражения операции в бухгалтерском учете возрастает.

пример

Согласно представленным в бухгалтерию чекам АЗС водитель по топливной карте заправил 100 л бензина марки Аи-95. Это количество было полностью израсходовано на служебные поездки, что подтверждено путевыми листами. Документы от топливной компании на момент отчета водителя получены не были.

Бухгалтер на основании представленных путевых листов и чеков АЗС приходует бензин по учетным ценам. В качестве учетной принята розничная цена бензина Aи-95 — 25 руб. за литр.

На момент представления в бухгалтерию путевых листов с чеками АЗС делаются проводки:

Дебет 10-3 Кредит 60

— 2500 руб. — оприходован бензин по учетной цене;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

— 2500 руб. — списан бензин на затраты.

В конце месяца были получены документы от топливной компании (в том числе счет-фактура), из которых следует, что стоимость 100 л учтенного по учетным ценам бензина составила 2400,12 руб. (в том числе НДС 366,12 руб.). То есть фактическая себестоимость бензина — 2034 руб., а не 2500 руб.

Бухгалтер должен сделать корректирующие проводки на разницу между учетной и фактической себестоимостями бензина (2500 руб. – 2034 руб. = 466 руб.):

Дебет 10-3 Кредит 60

— 466 руб. — сторно: откорректирована стоимость бензина;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

— 466 руб. — сторно: откорректированы затраты.

Поскольку от поставщика получен счет-фактура, а бензин оприходован, бухгалтер делает проводки:

Дебет 19-3 Кредит 60

— 366,12 руб. — учтен НДС по оприходованному бензину;

Дебет 68-2 Кредит 19-3

— 366,12 руб. — принят к вычету НДС.

справка Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, которые поступили в организацию и на которые отсутствуют расчетные документы (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н)

Налоговый учет

Для целей исчисления налога на прибыль организаций стоимость топливной карты учитывается в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на приобретение ГСМ по топливной карте отражаются в составе расходов на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным основанием для признания расходов на приобретение ГСМ служит путевой лист.

Унифицированная форма путевого листа утверждена постановлением Гос­комстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Однако эту форму обязаны применять только автотранспортные организации.

Организации, не являющиеся автотранспортными, вправе составлять путевой лист с любой периодичностью по самостоятельно разработанной форме (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). Однако финансовое ведомство в письме от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 обращает внимание, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Кроме того, в путевом листе указываются конкретные маршруты следования автомобиля. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования, по мнению финансистов, не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях и соответственно не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

В отношении обязательности указания в путевом листе конкретных маршрутов следования судебная практика противоречива. Одни суды поддерживают позицию Минфина России (постановления ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006 и Волго-Вятского округа от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37), другие считают, что для подтверждения расходов на ГСМ место следования автомобиля указывать не обязательно (постановления ФАС Московского округа от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10 и Северо-Западного округа от 06.07.2009 № А56-50333/2008).

Чтобы избежать споров с налоговиками, рекомендуем придерживаться мнения Минфина России и указывать в путевом листе конкретный маршрут следования, а не ограничиваться общей формулировкой «по городу».

При учете затрат на покупку топлива в расходах необходимо руководствоваться нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (письма Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61 и от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6). Если для определенной марки автомобиля отсутствуют утвержденные нормы расхода топлива, налогоплательщик, по мнению специалистов главного финансового ведомства, при определении размера расходов на ГСМ должен руководствоваться технической документацией завода-изготовителя (письмо Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

На наш взгляд, организация имеет право учитывать расходы на приобретение горюче-смазочных материалов в размере фактически произведенных затрат. Ведь нормирование расходов на приобретение ГСМ Налоговым кодексом РФ в целях налогообложения прибыли не предусмотрено. Данная позиция подтверждается судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 № КА-А41/9866-07 и Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29).

Можно также порекомендовать организации установить собственные нормативы расхода топлива на основании фактических данных о расходе с учетом конкретных условий эксплуатации и технической документации изготовителя и закрепить их в учетной политике для целей налогообложения. В этом случае расходы будут считаться экономически обоснованными.

справка

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152)