Как предлагается конвертировать и хранить электронные документы по-новому

| новости | печать

В проекте федерального закона № 1173189-7 предлагаются изменения в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части использования и хранения электронных документов (далее – проект).

Михаил Хохолков, руководитель практики «Правовые режимы информации» юридической фирмы INTELLECT, проанализировал отдельные положения проекта относительно конвертации и хранения электронных документов.

Законопроект привносит ряд новых терминов и понятий, которые создают правовые основания для использования электронных архивов вместо традиционных бумажных. И хотя урегулирование вопроса использования и хранения электронных документов абсолютно ко времени, существует риск того, что реализация этого вопроса может привести к труднопрогнозируемым последствиям и сложностям.

В частности, законопроектом вводится понятие конвертации. Под конвертацией законопроект понимает преобразование исходного электронного документа в иной формат с сохранением структуры и содержания. И конвертированный электронный документ признается равнозначным исходному электронному документу, подписанному электронной подписью, при одновременном выполнении нескольких условий.

Между тем, усматривается, что в проекте реализуется идея, согласно которой электронные документы, подписанные электронными подписями с помощью разного программного обеспечения, будут иметь один формат. 

Есть ряд условий, при соблюдении которых конвертированные документы будут считаться аналогами исходников, например:

  • конвертация проведена уполномоченным лицом, документ подписан его усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП);
  • в конвертированном электронном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного электронного документа;
  • соблюдены требования к процедуре конвертации электронных документов и пр.

При этом существующая редакция ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» уже содержит положения о юридической значимости документа, подписанного УКЭП. То есть в будущем мало иметь подписанный УКЭП электронный документ, чтобы придать ему силу архива, его нужно его конвертировать.

В законопроекте отмечено, что требования к процедуре конвертации электронных документов будут установлены Правительством РФ. Кстати, подразумевается, что эта деятельность будет лицензироваться, однако порядок лицензирования пока еще не определен.

Еще одно новое понятие – электронный дубликат документа. Под этим понятием законопроект подразумевает представленную в форме электронного документа копию документа на бумажном носителе.

В то же время означает ли это, что электронный документ, подписанный УКЭП, должен быть распечатан, затем конвертирован – и только после этого можно говорить о его юридической силе? Из законопроекта не представляется возможным это установить.

Кроме этого, в законопроекте неясны до конца и многие другие моменты, поскольку он предусматривает принятие множества подзаконных актов, в которых будут раскрыты детали. Например, требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов устанавливаются Правительством РФ, а если дубликаты касаются банковских документов – то Правительством по согласованию с Центральным Банком.

Порядок подтверждения действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, которой первоначально подписан переданный на хранение электронный документ, также установит Правительство РФ.

Между тем из позитивного можно назвать два момента:

  • если владелец документа конвертирует свой бумажный архив, то срок хранения исходного документа может быть сокращен до 1 года. Это положение призвано упростить документооборот в целом;
  • обладатели электронных документов, а также лица, указанные в электронном документе как его получатели, вправе самостоятельно осуществлять хранение законченных делопроизводством электронных документов либо на основании договора передать соответствующие электронные документы на хранение лицу, получившему лицензию на такие действия.

Необходимо обозначить и риски: содержание документов станет доступным оператору конвертации, если для проведения конвертации заключается договор.

Законопроект предусматривает, что лицо, получившее лицензию на конвертацию, обязано выполнять требования российского законодательства об обращении со сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну, конфиденциальную и иную информацию, которая относится к информации ограниченного доступа, а также требования о защите персональных данных. Есть и ограничения по доступу к содержимому документов – только для целей конвертации или хранения.

Но вопросы ответственности при этом не регулируются. И если в ходе рассмотрения законопроекта эти положения не изменятся, то вопросы ответственности будут регулироваться договором на конвертацию по усмотрению сторон или же общими положениями действующего законодательства.

В целом впечатление о законопроекте можно будет сформировать после изучения принятых к нему подзаконных актов. Их, повторюсь, предусмотрено немало, включая и ведомственные акты Банка России, Минсвязи, Роскомнадзора, Федеральной антимонопольной службы, Федеральной службы судебных приставов. Но ознакомимся мы с ними только после принятия закона.

Прикрепленные файлы:
День
Неделя
Месяц