Как заверить копии документов

О правилах заверения копий до­кумен­тов, истребуемых налоговыми органами, рассказал Минфин России. При заверении соответствия копии до­кумен­та подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подпи­си (инициалы, фамилия); дата заверения (п. 3.26 ­ГОСТ Р ­6.30-2003 Унифицированные системы до­кумен­тации «Унифицированная система организационно-распорядительной до­кумен­тации. Требования к оформлению до­кумен­тов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

Финансисты отметили, что необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий до­кумен­тов, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных до­кумен­тов: как заверение каждого отдельного листа копии до­кумен­та, так и прошитие многостраничного до­кумен­та и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного до­кумен­та необходимо:

— обеспечить возможность свободного чтения текста каждого до­кумен­та в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

— исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии до­кумен­та;

— обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа до­кумен­та в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии до­кумен­та в суд);

— осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Истребуемые до­кумен­ты Минфин рекомендовал представлять с сопроводительным письмом и описью до­кумен­тов.

(Письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142)