До принятия решения о привлечении работника к ответственности или освобождении от неё работодатель обязан провести проверку (ст. 247 ТК РФ), которая проводится в целях:
1) установления факта причинения ущерба конкретным работником;
2) установления размера ущерба;
3) установления причин его возникновения.
Работодатель в обязательном порядке истребует объяснения в письменной форме от работника.
По результатам проведённой работодателем (специально созданной комиссией) проверки выявляются конкретные виновные работники, устанавливается размер нанесённого ими ущерба и принимается решение о порядке его возмещения. Работник имеет право знакомиться со всеми материалами проверки, а также обжаловать их.
Виновный в причинении ущерба работник может добровольно возместить его в полном объёме или частично. Если сумма причинённого работником ущерба не превышает его среднего месячного заработка, ущерб взыскивается в бесспорном порядке на основании распоряжения работодателя (ст. 248 ТК РФ). Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера нанесённого ущерба. Если месячный срок истёк, взыскать ущерб может только суд.
В том случае, если работник не согласен добровольно возместить причинённый работодателю ущерб, взыскание осуществляется только в судебном порядке. При этом работодатель имеет право обратиться в суд с иском в течение одного года со дня обнаружения причинённого ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Руководство фирмы не вправе «изъять сумму у сотрудников», поскольку как видно из Вашего обращения, виновный уже был установлен.