Если вам необходимо контролировать работу сотрудников, то лучше перевести их на дистанционную работу, подписав дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем можно предусмотреть график работы, способы связи и дополнительные основания для увольнения. В идеале соглашение нужно подписать усиленными квалифицированными электронными подписями. Но если из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, такой возможности нет, Минтруд России разрешил обменяться по электронной почте соглашениями, подписанными обычными подписями (то есть путем обмена сканами).
По общему правилу трудовой договор о дистанционной работе, и соответственно, и дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе на дистанционную работу можно заключить, если работник выполняет трудовую функцию:
-
вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
-
вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
-
при условии использования интернета для работы и обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Для перевода работников, с которыми уже заключены трудовые договоры и которые теперь работают дома, желательно заключить дополнительные соглашения. Их можно подписать при личной встрече либо путем обмена электронными документами. Загвоздка в том, что для второго варианта понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и работника (ч. 4 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Такую электронную подпись получают в МФЦ или аккредитованном удостоверяющем центре (список есть на www.e-trust.gosuslugi.ru/CA). Но сейчас эти организации в основном не работают. Поэтому если у сторон нет такой электронной подписи, то перевести сотрудника на удаленку с соблюдением всей процедуры, предусмотренной главой 49.1 ТК РФ, не получится.
При отсутствии усиленной квалифицированной электронной подписи можно поступить так: стороны вправе указать в самом соглашении, что ввиду невозможности оформления усиленной квалифицированной электронной подписи и личного подписания стороны договорились подписать соглашение о дистанционной работе к трудовому договору путем обмена электронными письмами по электронной почте и при этом к данному соглашению применяются положения главы 49.1 ТК РФ о дистанционной работе. На такую возможность указывал и Минтруд России. Он отмечал, что в период действия Указа Президента РФ от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов, при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке (п. 3 письма Минтруда России от 27.03.2020 № 14-4/10/п-2741 «О дополнении рекомендаций работникам и работодателям в связи с Указом Президента РФ от 25.03.2020 № 206»).
Еще один момент: работодатель должен направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр соглашения о дистанционной работе к трудовому договору на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Но Почта России сейчас работает в ограниченном режиме. Пересылать почтовые отправления придется через дежурные отделения Почты России либо через курьерскую службу.
Таким образом, если у сторон есть усиленные квалифицированные электронные подписи, то вы можете подписать дополнительное соглашение к обычному трудовому договору. В нем должны быть указаны все условия труда на удаленке (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Если хотя бы у одной стороны нет усиленной квалифицированной электронной подписи, то придется подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и отправить сканы друг другу по электронной почте. Но в этом случае неизвестно, будут ли суды признавать, что заключен именно трудовой договор о дистанционной работе (по правилам главы 49.1 ТК РФ), а не обычный трудовой договор с условием о работе по месту жительства работника. Проблема в том, что неясно, можно ли тогда будет увольнять работников по основаниям, предусмотренным в таком дополнительном соглашении о дистанционной работе (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). С одной стороны, сам Минтруд допустил возможность нарушения процедуры и право оформить соглашение без усиленной квалифицированной электронной подписи. С другой стороны, это письмо не является нормативным актом. А значит, суды могут не разрешить увольнение по основаниям, предусмотренным в таком соглашении (то есть увольнение будет возможно только по основаниям, указанным в ТК РФ).
В любом случае переводить сотрудников на удаленную работу можно только с их согласия, поэтому очень важно получить подписанное дополнительное соглашение хотя бы по электронной почте. Еще один необычный способ: можно попросить работника записать видео, на котором он подписывает дополнительное соглашение. Это тоже будет подтверждать, что работник сам согласился работать на удаленке и на условиях, предусмотренных соглашением.
В соглашении важно сослаться на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы. Если просто указать, что место работы — дома (без указания о дистанционном характере), то суд может посчитать, что договор о дистанционной работе не заключен (то есть это обычный трудовой договор).
Помимо этого, в соглашении о дистанционной работе нужно указать:
-
место заключения трудового договора (указывается место нахождения работодателя — ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);
-
порядок ознакомления и подписания сторонами документов (с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, по почте, курьером или по электронной почте);
-
порядок выдачи заданий работнику и составления работником отчетов об их выполнении;
-
способ и периодичность взаимодействия с руководителем или другими сотрудниками;
-
порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
-
порядок возмещения работнику расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
-
режим рабочего времени и времени отдыха;
-
дополнительные основания расторжения трудового договора (например, за непредоставление отчетов, невыполнение задач более двух раз и т.д.);
-
права и обязанности работника и работодателя в области охраны труда;
-
срок действия соглашения (определенная дата или дата окончания режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации);
-
контакты сторон (телефон, электронный адрес).
Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать, что стороны вносят изменения в связи с необходимостью предупреждения вспышки коронавируса в компании.
Кроме того, нужно оформить приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции) переводе сотрудников на удаленную работу и ознакомить с ним работников. Если работники не могут приехать и поставить свою подпись, то можно направить этот приказ по электронной почте (если в соглашении указано, что работодатель вправе ознакомить работников с локальными актами и другими документами по электронной почте). Раньше суды признавали этот способ допустимым. Например, в одном деле суд посчитал, что работник был должным образом ознакомлен с локальными актами, полученными по электронной почте, поскольку такой порядок ознакомления был согласован сторонами (см. Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 19.05.2016 по делу № 33-4644/2016).
В целом можно сказать, что если перевод на удаленку работников является временным и у компании нет возможности оформлять все перечисленные документы, то можно это и не делать. То есть достаточно обменяться по электронной почте подписанными соглашениями к трудовым договорам. Но тогда нужно иметь в виду, что, скорее всего, это не будет считаться трудовым договором о дистанционной работе. А значит, уволить по основаниям, предусмотренным этим соглашением, не получится. Если компании необходимо, чтобы работники работали из дома в полную силу, и она хочет контролировать своих сотрудников, то лучше оформить перевод на дистанционную работу по всем правилам.