1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 14

Выдаем работникам униформу

В соответствии с требованиями законодательства наша компания выдает во временное пользование работникам форменную одежду, которая остается собственностью компании. Как учитывается такая форменная одежда в бухгалтерском и налоговом учете? Нужно ли в бухгалтерском учете расценивать возвращаемую работником форменную одежду, срок носки которой не истек и которая пригодна к повторной выдаче другому работнику, как возвратные отходы? Кроме того, работники компании обеспечиваются средствами индивидуальной защиты. Как отражается возврат средств индивидуальной защиты, срок эксплуатации которых менее 12 мес. и которые потом будут выдаваться другим работникам?

Бухгалтерский учет

Форменная одежда в бухгалтерском учете относится к материально-производственным запасам. И даже если ее стоимость превышает 40 000 руб., а срок полезного использования составляет более 12 месяцев, учесть ее как основное средство нельзя.

Дело в том, что основными средствами считаются материально-вещественные ценности, используемые в качестве средств труда (п. 46 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Это подтверждается и перечнем объектов, относящихся к основным средствам, приведенным в п. 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», а также разъяснениями, данными Минфином России в письме от 16.12.2008 № 03-03-06/2/169. В нем финансисты указали, что поскольку под основными средствами понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда, а форменная одежда таким имуществом не является, затраты на ее приобретение независимо от стоимости форменной одежды и срока ее эксплуатации не могут рассматриваться как расходы по приобретению амортизируемого имущества.

Каких-либо специальных положений по учету форменной одежды ни ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», ни Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания по МПЗ), не содержат.

Пунктом 7.1 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» предусмотрено, что если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета в федеральных стандартах бухгалтерского учета не установлены способы учета, компания разрабатывает их самостоятельно исходя из требований, установленных законодательством о бухгалтерском учете и (или) отраслевыми стандартами. При этом компания вправе отталкиваться, в частности, от положений федеральных и (или) отраслевых стандартов бухгалтерского учета по аналогичным и (или) связанным вопросам (подп. «б» п. 7.1 ПБУ 1/2008).

Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее — Указания по спецодежде). Таким образом, компания вправе воспользоваться положениями этих методических указаний и вести учет форменной одежды по аналогии с учетом специальной одежды, закрепив это в своей учетной политике.

Отметим, что под специальной одеждой понимаются средства индивидуальной защиты работников организации (п. 2 Указаний по спецодежде). Соответственно, все сказанное ниже в отношении форменной одежды будет справедливо и для учета средств индивидуальной защиты.

Для учета форменной одежды компания открывает два субсчета к счету 10 «Материалы», например:

— 10-12 «Форменная одежда на складах»;

— 10-13 «Форменная одежда в эксплуатации» (п. 13, 20 Указаний по спецодежде, Инструкция по применению Плана счетов).

По дебету субсчета 10-12 отражается фактическая себестоимость приобретенной компанией форменной одежды, находящейся на складе. А при передаче ее работникам стоимость выданной форменной одежды переносится с субсчета 10-12 в дебет счета 10-13. Форменная одежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, единовременно при ее выдаче работнику списывается на счет учета затрат на производство (п. 21 Указаний по спецодежде). Если срок носки превышает 12 месяцев, стоимость форменной одежды равномерно в течение этого срока списывается с субсчета 10-13 на счет учета затрат на производство (п. 26 Указаний по спецодежде).

Итак, при выдаче работнику форменной одежды со сроком носки менее 12 месяцев и единовременном ее списании в производство компания делает проводки:

Дебет 10-13 Кредит 10-12

— форменная одежда передана работнику;

Дебет 20 Кредит 10-13

— стоимость форменной одежды, выданной работнику, единовременно учтена в затратах на производство.

Обратите внимание: единовременное включение стоимости форменной одежды в затраты на производство не означает, что она списывается. Ее списание с бухгалтерского учета производится только в случае фактического физического выбытия, например, при износе, продаже (п. 31 Указаний по спецодежде). Поэтому с целью обеспечения контроля за сохранностью выданной работникам форменной одежды ее стоимость принимается к учету на забалансовый счет (п. 23 Указаний по спецодежде). Например, это может быть счет 012 «Форменная одежда у работников».

Помимо забалансового учета компания ведет оперативный учет форменной одежды. Так, ее выдача и возврат отражаются в личных карточках работников (п. 61 Указаний по спецодежде). Если одежда сдается в стирку, дезинфекцию, ремонт, ее получение от работников и обратная выдача им отражается в ведомости под расписку работника и материально-ответственного лица, принимающего (выдающего) одежду (п. 66 Указаний по спецодежде).

Таким образом, после списания форменной одежды в расходы на производство ее дальнейший учет осуществляется за балансом и в рамках оперативного учета. Сдача форменной одежды при увольнении работника отражается в его личной карточке и в ведомости возвращенной форменной одежды.

Если сданная одежда непригодна для дальнейшего использования, она списывается с забалансового счета 012. Если же одежда находится в состоянии, пригодном для дальнейшего использования, она передается на склад. Это оформляется за балансом путем списания стоимости этой одежды с забалансового счета 012 и ее отражения на другом забалансовом счете, где учитывается одежда на складе, бывшая в употреблении. Например, это может быть забалансовый счет 013 «Форменная одежда на складе (б/у)». Выдача такой одежды новому работнику отражается в ведомости выданной форменной одежды. При этом ее стоимость переводится за балансом со счета 013 на счет 012.

Б/у одежда — это не возвратные отходы

В Инструкции по применению Плана счетов сказано, что наличие и движение отходов производства отражается на субсчете 10-6 «Прочие материалы» к счету 10. При этом под отходами понимаются обрубки, обрезки, стружка, неисправимый брак, которые не могут быть использованы в организации как материалы, топливо или запасные части. Согласно п. 111 Указаний по МПЗ стоимость отходов определяется организацией исходя из сложившихся цен на лом, утиль, ветошь и т.п. (т.е. по цене возможного использования или продажи).

Таким образом, возвратными отходами являются металлолом, утиль, ветошь, которые компания уже не может использовать как материалы. Они принимаются на баланс, поскольку представляют собой новый вид активов, которые образованы из использованных активов и могут принести компании выгоду в будущем путем их продажи или в ином качестве.

Но сданная уволенным работником форменная одежда, срок носки которой не истек, не перестает быть форменной одеждой. То есть она продолжает оставаться материалом, который компания может продолжать использовать в том же качестве. Поэтому форменная одежда, возвращенная работником при увольнении, к возвратным отходам не относится. И смысла в ее принятии обратно на баланс у компании нет. А учет ее движения после первоначальной выдачи работнику в целях контроля за ней компания может вести за балансом.

Налоговый учет

Специальных положений, регламентирующих порядок учета форменной одежды для целей налога на прибыль, глава 25 НК РФ не содержит. Согласно подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ, и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода в эксплуатацию.

В письме от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958 Минфин России разъяснил, что форменная одежда, которая передается работникам организации во временное пользование, не является спецодеждой и другими средствами индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренными законодательством РФ. Однако затраты на указанную форменную одежду могут быть учтены в составе материальных расходов на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ в качестве расходов на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым имуществом. Согласно п. 2 ст. 272 НК РФ такие расходы считаются осуществленными на дату передачи форменной одежды в производство. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109. Таким образом, в налоговом учете в момент выдачи форменной одежды работникам ее стоимость в полном объеме единовременно включается в состав материальных расходов.

Порядок учета расходов на приобретение форменной одежды для целей налога на прибыль в случае увольнения работника и принятия нового сотрудника разъяснен в письме УФНС России по г. Москве от 05.07.2007 № 20-12/064121. Налоговики указали, что затраты организации на приобретение форменной одежды, выдаваемой работникам бесплатно, в соответствии с положениями главы 25 НК РФ учитываются при исчислении налогооблагаемой прибыли. Соответственно, данное положение действует и в случае возврата данной форменной одежды при увольнении работника и ее последующей передачи вновь принятому работнику. При этом в соответствии с п. 5 ст. 252 НК РФ суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщиков в целях главы 25 НК РФ, не подлежат повторному включению в состав их расходов.

Из сказанного налоговиками следует, что при увольнении работника и передаче новому работнику форменной одежды, стоимость которой единовременно была списана в расходы, никаких корректировок делать не нужно.

В аналогичном порядке ведется налоговый учет средств индивидуальной защиты.