Вопрос о периодичности представления в бухгалтерию документов, подтверждающих право работника на получение стандартного вычета по НДФЛ на ребенка, возник не случайно. Дело в том, что положения главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не дают ответа на этот вопрос.
Налоговый кодекс позволяет уменьшать налоговую базу по НДФЛ на сумму стандартного вычета на детей. Он предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет. Вычет дается ежемесячно в установленных подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ размерах и действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 350 000 руб. Основанием для предоставления вычета родителю являются его письменное заявление работодателю и документы, подтверждающие право на вычет.
Обратите внимание: Налоговый кодекс не содержит перечня документов, необходимых для подтверждения права на вычет. Из писем Минфина России от 08.05.2018 № 03-04-05/30997, от 18.04.2016 № 03-04-05/22091, от 02.10.2015 № 03-04-05/56445 следует, что подтверждающими документами для предоставления стандартного налогового вычета на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте от 18 до 24 лет являются:
— копия свидетельства о рождении ребенка;
— справка из организации, осуществляющей образовательную деятельность, в которой указаны период и форма обучения ребенка.
В отношении ребенка в возрасте до 18 лет достаточно приложить свидетельство о рождении ребенка.
Как видите, в главе 23 НК РФ ничего не говорится о том, с какой периодичностью (ежегодно или по мере необходимости) работники должны представлять заявление на вычет и подтверждающие документы.
Специалисты Минфина России в письме от 08.05.2018 № 03-04-05/30997 разъяснили, что, если у налогоплательщика право на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ не изменилось, повторной подачи заявления не требуется. А что касается вопроса о периодичности представления документов, то при его решении следует исходить из того, что документы представляются для подтверждения права на получение стандартного налогового вычета в налоговом периоде. И если представленный работником документ может подтвердить право на применение стандартного налогового вычета только в одном налоговом периоде, то действие такого документа не распространяется на последующие налоговые периоды.