1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 274

Копии документов для целей налогообложения

При переезде в новый офис наша компания потеряла папки с первичными документами и счетами-фактурами по расходам за последний квартал. Можно ли принять к вычету НДС и учесть расходы для целей налогообложения прибыли, если поставщики нам предоставят копии документов и счетов-фактур?

«Копия верна»!

О том, что следует понимать под копией документа, говорится в «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, далее — ГОСТ). Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТа копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Но чтобы копия документа приобрела юридическую значимость, ее нужно заверить. Согласно подп. 25 п. 3.1 ГОСТа заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При этом юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подп. 14 п. 3.1 ГОСТа).

Обычно копия документа заверяется путем проставления надписи «Верно» с указанием ФИО должностного лица, заверившего документ, его подписи и даты заверения. Такой порядок заверения копии документа следует из п. 3.16 «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Отметим, что такой порядок заверения документов носит рекомендованный характер и на практике компании могут заверять документы и иным образом.

Копия есть — вычету быть…

А теперь разберемся с вопросом, можно ли на основании копии счета-фактуры принять к вычету сумму «входного» НДС по приобретенным товарам (работам, услугам). Сразу скажем, что ни Минфин России, ни ФНС России не давали официальных разъяснений по этой проблеме.

По общему правилу претендовать на вычет сумм «входного» НДС налогоплательщик вправе при выполнении условий, предусмотренных п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ. Одним из них является требование о наличии счета-фактуры от поставщика товаров (работ, услуг). Требования к оформлению счетов-фактур содержатся в п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, и только при их выполнении у налогоплательщиков появляется право принять налог к вычету. Но, к сожалению, о копиях счетов-фактур в Кодексе ничего не говорится.

Это приводит к тому, что некоторые налоговые инспекторы на местах считают, что на основании копий счетов-фактур принять к вычету НДС нельзя. Для этого подходят только оригиналы этого документа. Такой подход проверяющих подтверждает наличие по данному вопросу судебной практики. Ее анализ показывает, что суды на стороне налогоплательщиков, причем на уровне высших арбитров.

Примером сможет служить постановление Президиума ВАС РФ от 09.11.2010 № 6961/10. В этом деле у организации первичные документы и счета-фактуры сгорели в результате пожара. Вынося решение, арбитры указали, что анализ положений ст. 166, 169, 171 и 172 НК РФ в их взаимосвязи позволяет признать, что документальное обоснование права на вычет сумм НДС, уплаченных контрагентам, при приобретении товаров (работ, услуг) лежит на налогоплательщике. При этом исключена возможность использования в целях определения суммы вычетов расчетного метода. Следовательно, на организацию возложена обязанность представить документы, обосновывающие заявленный ей вычет НДС. При этом если документы были утрачены в результате пожара, вычет может быть подтвержден копиями счетов-фактур.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 16.11.2012 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.2012 № А40-33539/11-99-146, Западно-Сибирского округа от 01.06.2012 № А45-16568/2011, Уральского округа от 19.07.2011 № Ф09-3665/11.

А как быть в ситуации, когда поставщик продублировал ранее выставленный счет-фактуру по факсу? Можно ли в этом случае принять к вычету сумму «входного» НДС?

Конечно же, налоговые органы против этого. А вот суды и в этом вопросе на стороне компаний (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2011 № А45-15053/2010, Московского округа от 14.10.2009 № А40-93298/08-141-452, Уральского округа от 09.06.2008 № А47-6397/07, Северо-Западного округа от 18.12.2007 № А05-13752/2006-11). Приведем аргументацию арбитров.

Счета-фактуры, полученные от поставщиков, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и принятия на учет приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), а также возникновения права на вычеты в порядке, предусмотренном ст. 172 НК РФ. При этом в книге покупок не регистрируются счета-фактуры, которые не соответствуют установленным требованиям заполнения. Такой порядок ранее был предусмотрен в п. 8 и 14 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, а сейчас содержится в п. 2 и 14 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Суды, отклоняя доводы инспекции, указали, что налоговое законодательство не содержит требований о регистрации исключительно оригиналов счетов-фактур, полученных от поставщиков, и не предусматривает запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи или какого-либо ограничения ее использования. Следовательно, налоговый орган неправомерно отказал организации в принятии к вычету НДС на основании факсимильных копий счетов-фактур.

…и расходам тоже

Для целей налогообложения прибыли расходы признаются таковыми только при наличии подтверждающих документов. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

— оформленными в соответствии с законодательством РФ;

— оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

— косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Такие требования предусмотрены п. 1 ст. 252 НК РФ. Комментируя эту норму Кодекса в отношении принятия к налоговому учету расходов на основании копий первичных документов, специалисты Минфина России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 указали следующее. Пункт 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы. Поэтому в случае утраты первичного документа, его могут заменить дубликат или копия.

Аналогичной позиции придерживаются и суды (постановления ФАС Московского округа от 16.11.2012 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.2012 № А40-33539/11-99-146, от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10, Северо-Кавказского округа от 03.03.2011 № А32-22309/2001, Волго-Вятского округа от 05.02.2010 № 03-03-05/18).