1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 12131

Из командировки без посадочного талона

Работник вернулся из командировки и не смог предоставить в бухгалтерию посадочный талон. По его словам, талон был потерян. Билет приобретался в электронном виде. Можно ли принять расходы на проезд при расчете налога на прибыль? Нужно ли в данной ситуации удерживать НДФЛ со стоимости проезда и начислять страховые взносы?

Мы считаем, что в рассматриваемой ситуации компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли расходы на проезд командированного работника; НДФЛ и страховые взносы на стоимость проезда не начисляются. Расскажем подробнее.

Налог на прибыль

Командировочные расходы, в том числе затраты на проезд, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По общему правилу расходы могут быть учтены для целей налогообложения только при условии их обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).

Какими же документами подтверждаются расходы на проезд работника в командировку при покупке электронного билета?

Ответ на этот вопрос неоднократно давал Минфин России в своих разъяснениях. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 специалисты Минфина России отметили, что нормативными правовыми актами РФ, регулирующими вопросы порядка и условий направления работников в служебные командировки, не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. При этом указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.

По мнению финансистов, документом, подтверждающим расходы на приобретение билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Также расходы может подтвердить посадочный талон, который содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).

А в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 сказано, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В отличие от финансового ведомства позиция налоговых органов более категорична. Они считают, что если компания приобрела электронный авиабилет, то оправдательными документами, подтверждающими расходы для целей налогообложения прибыли, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Первый до­кумент подтверждает стоимость поездки, а второй — сам факт перелета лица по указанному в билете маршруту (письмо ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).

На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить архивную справку. Она выдается авиа­перевозчиком. В ней должна содержаться информация, дублирующая сведения из посадочного талона. Именно такие рекомендации даны специалистами Минфина России в письме от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11.

НДФЛ

Для целей налогообложения по НДФЛ наличие или отсутствие посадочного талона не имеет никакого значения. Это подтверждают и финансисты (письмо Минфина России от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочным расходов). При оплате работодателем расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в налогооблагаемый доход не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме (приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, в случае представления сотрудником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно указанные расходы на проезд освобождаются от обложения НДФЛ при наличии оправдательных документов, подтверждающих факт командирования.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в рассматриваемой ситуации компания не должна начислять их на стоимость проезда работника в командировку. Отсутствие посадочного талона не говорит о том, что у работника возник доход, облагаемый страховыми взносами.

Правда, иногда на практике ревизоры пытаются доначислить взносы в связи отсутствием этого документа. Но неправомерность их действий можно доказать в суде.

Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14. В этом деле рассмотрена следующая ситуация.

Территориальным отделением ФСС России в компании была проведена проверка. По ее результатам организации доначислили страховые взносы. Одна из причин — отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы на приобретение электронных авиабилетов. По мнению фонда, таким документом являются посадочные талоны. А их как раз и не было. Кроме того, отсутствовали справки, содержащие необходимую для подтверждения полета информацию, выданные авиаперевозчиком.

При рассмотрении дела суды отметили, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт пребывания работников в командировке подтверждают, в частности, авансовые отчеты, служебные задания, командировочные удостоверения, электронные билеты, счета и чеки на оплату гостиниц. Эти документы суд признал как свидетельствующие о направлении работников в командировки, проживании их в гостинице, перелете, поскольку в копиях электронных авиабилетов указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности указана фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).