Приобретаемые организацией ГСМ относятся к числу материальных ценностей и учитываются на субсчете 10/3 "Топливо". По мере использования ГСМ на хозяйственные нужды их стоимость списывается в состав расходов. При этом формируется проводка:
Дебет 20 (26, 44) - Кредит 10/3.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.2006 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
Первичным документом учета работы автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю является путевой лист (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте"). Автотранспортные организации обязаны использовать альбомную форму путевого листа, утвержденную вышеназванным Постановлением.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на покупку ГСМ (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
В этой форме должны быть следующие реквизиты: наименование документа, дата его составления, название организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения продукции в денежном и натуральном выражении. В путевом листе также проставляются должности лиц, ответственных за данную операцию, и их личные подписи (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
Раньше налоговики требовали, чтобы компании оформляли путевой лист на каждый день. На более длительный срок его разрешалось выписывать только в случае, когда водитель отправлялся в командировку.
В настоящее время этот первичный документ можно составлять с такой периодичностью, чтобы по его данным можно было судить об обоснованности затрат. Об этом говорится в Письме Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23.
Таким образом, если путевой лист отвечает этим условиям, то его можно оформлять даже один раз в месяц. Эта позиция Минфина России была подтверждена в Письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.
Кроме того, чтобы быть принятым в качестве документа, подтверждающего расходы на приобретение ГСМ, путевой лист должен содержать информацию о маршруте следования автомобиля, что позволяет судить об использовании его в служебных целях. Если организация применяет самостоятельно разработанный путевой лист, то его форма должна быть приведена в учетной политике (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253).
Расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Несмотря на отсутствие в Налоговом кодексе РФ прямого указания на то, что расходы на ГСМ принимаются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в пределах норм, официальные органы предлагают при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России. На сегодняшний день эти Нормы рекомендованы Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Такая позиция высказана, например, в Письмах Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640.
Кроме того, в отношении автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, при определении этих норм организации следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Однако относительно размеров расходов на содержание служебных автомобилей в Налоговом кодексе РФ ничего не сказано. К тому же издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения Минтранс России не вправе (п. 2 ст. 4 НК РФ).
Таким образом, оснований для применения в целях налогообложения норм, установленных Минтрансом России, нет. Поэтому, по мнению автора, затраты на приобретение топлива налогоплательщик вправе учитывать в полном объеме. Но тогда надо быть готовым к возможным спорам с налоговой инспекцией, а также к отстаиванию своей позиции в суде.
При этом требование обоснованности расходов (ст. 252 НК РФ) создает предпосылки для разработки и утверждения организацией собственных норм расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для используемого транспорта с учетом его технологических особенностей.