Затраты на оплату услуг связи в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для признания в налоговом учете затрат на услуги сотовой связи необходимо иметь следующие документы (Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15):
- перечень должностных лиц, которым по производственной необходимости надо пользоваться сотовой связью, утвержденный руководителем организации;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
В Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1 указано, что форма детализированного счета должна как минимум содержать следующие данные:
- номера телефонов всех абонентов;
- даты и время переговоров;
- тарификацию услуги.
Кроме того, надо подтвердить производственный характер всех произведенных звонков. По мнению налоговиков, список абонентов должен быть дополнен деловыми письмами, договорами, письменными распоряжениями руководителя сделать звонки и отчетами сотрудников о результатах переговоров и т.д. (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.09.2007 N 18-12/3/086969@).
Если телефонные переговоры в производственных целях проводились во время нахождения сотрудника на отдыхе или же в выходные и праздничные дни, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут быть признаны расходами для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).
Необходимость ведения переговоров по сотовой связи в служебных целях может быть отражена в должностной инструкции работника.
В Письме Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217 отмечалось, что организация может устанавливать работникам (в соответствии с их должностью) лимит расходов на сотовую связь с помощью специального приказа руководителя. При этом превышение такого лимита работник должен возмещать организации за счет собственных средств. Тогда в налоговом учете можно принять расходы организации в пределах лимитов на оплату услуг, а перерасход удержать из зарплаты работника.