1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 7281

Место отпуска или остановка в пути?

Наша организация находится на о. Сахалине. У нас возникла спорная ситуация с сотрудником. Он поехал к месту проведения отпуска в г. Омск. Поскольку прямого сообщения между Сахалином и Омском нет, он добирался туда через Москву. При сдаче им авансового отчета в целях получения компенсации выяснилось, что из Москвы в Омск он вылетел не сразу, а спустя две недели. Обратные авиабилеты Омск — Москва — Южно-Сахалинск представлены им, как и положено, с разницей в сутки. Имеем ли право возместить работнику весь перелет? Не будет ли у нас проблем в связи с этим с налоговыми органами?

Сахалинская область относится к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям (Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, на которые распространяется действие Указов Президиума Верховного Совета СССР от 10.02.60 и от 26.09.67 о льготах для лиц, работающих в этих районах и местностях, утвержден постановлением Совмина СССР от 10.11.67 № 1029).

Одной из особенностей регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, является обязанность работодателя компенсировать им расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Причем такая обязанность распространяется на всех работодателей как относящихся, так и не относящихся к бюджетной сфере (ст. 325 ТК РФ).

Компенсация проезда к месту отпуска и обратно включается в состав расходов на оплату труда при условии, что она выплачена в порядке, предусмотренном действующим законодательством — для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем — для иных организаций (п. 7 ст. 255 НК РФ). Аналогичные требования нужно соблюсти, чтобы не облагать компенсацию страховыми взносами (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Что касается НДФЛ, то и Минфин России, и ФНС России считают, что суммы оплаты стоимости проезда работников, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска на территории Российской Федерации и обратно, производимой на основании ст. 325 ТК РФ, НДФЛ не облагаются (письмо ФНС России от 09.10.2013 № БС-4-11/18086). Таким образом, чтобы у вас не было проблем с налоговиками, выплату компенсации нужно производить в том порядке, который предусмотрен законодательством для соответствующих типов организаций.

Организациям, финансируемым из федерального бюджета, при выплате компенсации необходимо руководствоваться Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, установленными постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее — Правила). В пунк­те 9 Правил сказано, что если работник проводит отпуск в нескольких местах, то ему компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства. Применение этой нормы было разъяснено в письме Казначейства РФ от 10.11.2009 № 42-8.2-07/62-1965. Чиновники указали, что ни Правила, ни действующее трудовое законодательство не содержат положений в части ограничения периода нахождения работника в пункте остановки по пути следования к месту проведения отпуска и обратно. Поэтому в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, решается администрацией организации на основании объяснительной записки работника и предоставленных проездных документов. Аналогичные разъяснения содержатся и в письме Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 № 194-13. Отметим, что оно было доведено до сведения налоговых органов для использования в работе письмом ФНС России от 20.03.2009 № ВЕ-17-5/63@.

Коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату проезда в отпуск и обратно определяют в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре. Это прямо установлено в ст. 325 ТК РФ. Конституционный суд РФ в постановлении от 09.02.2012 № 2-П указал, что организации, не относящиеся к бюджетной сфере, при определении размера, условий и порядка компенсации данных расходов должны учитывать ее целевое назначение (максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны). При этом нужно принимать во внимание и реальные экономические возможности работодателя, которые, однако, не могут служить основанием для полного отказа от компенсации или ее неоправданного занижения.

Гарантии, устанавливаемые коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами исходя из финансовых возможностей работодателей, являются дополнительными (ст. 313 ТК РФ). Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 9 ТК РФ). В Трудовом кодексе и Законе РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» установлены гарантии по оплате проезда в отпуск для работников бюджетной сферы. Порядок их реализации прописан в Правилах. Аналогичные положения содержатся в Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22.11.90 № 2. Следовательно, гарантии по компенсации расходов на проезд в отпуск, установленные в компании, не могут быть ниже, чем определенные законом для бюджетников. В противном случае будут нарушаться права работников. Верховный суд РФ в Определении от 11.03.2011 № 60-В10-4 указал, что работа на Крайнем Севере связана с неблагоприятным воздействием на организм человека различных природно-климатических факторов. В силу п. 1 ст. 6 ТК РФ льготы и компенсации для лиц, проживающих и работающих в районах Крайнего Севера, предусмотренные в главе 50 Трудового кодекса, являются обеспечиваемым государством уровнем трудовых прав, свобод и гарантий работникам, независимо от того, с какими работодателями они состоят в трудовых отношениях. Уровень этих гарантий и компенсаций установлен федеральным законом и не может быть снижен в зависимос­ти от условий финансового обеспечения деятельности работодателей различных организационных форм. А в Определении от 05.10.2012 № 53-КГ12-4 Верховный суд РФ поддержал вывод суда первой инстанции о том, что при отсутствии у компании, не относящейся к бюджетной сфере, утвержденного порядка компенсации расходов на проезд в отпуск и обратно, надлежит руководствоваться правилами, установленными для бюджетников.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации вы должны компенсировать сотруднику расходы на проезд, придерживаясь порядка, разъясненного в письмах Казначейства РФ от 10.11.2009 № 42-8.2-07/62-1965 и Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 № 194-13. То есть нужно взять с работника объяснительную записку о причине его задержки в Москве. На основании этой записки, а также представленных проездных документов администрация вашей компании должна решить, проводил работник свой отпуск только в Омске или в Омске и Москве.

Если администрация придет к выводу, что работник проводил отпуск в Омске, ему нужно компенсировать стоимость проезда Южно-Сахалинск — Москва — Омск и обратно. В случае принятия решения, что работник проводил отпуск в двух местах (Москве и Омске), согласно п. 9 Правил компенсации будут подлежать расходы на проезд до одного из этих мест и обратно по выбору работника. И если он выберет Омск, ему также нужно будет компенсировать проезд Южно-Сахалинск — Москва — Омск и обратно.

Чтобы в будущем не возникало подобных вопросов, рекомендуем вам в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации подробно прописать порядок компенсации расходов в таких ситуациях. При этом необходимо следить, чтобы этот порядок не приводил к снижению уровня компенсации по сравнению уровнем, установленным для бюджетников.