Сумма отпускных является доходом работника в целях исчисления НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом работодатель признается налоговым агентом, а значит, при выплате отпускных обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет соответствующую сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ).
В данном случае из-за ошибки в расчете отпускных выплаченная некоторым сотрудникам сумма оказалась больше, чем требовалось. Соответственно, НДФЛ также был перечислен в бюджет в большем размере.
Сразу скажем, что уменьшить долг по зарплате перед сотрудниками на сумму «лишних» отпускных не получится в силу гражданского и трудового законодательства. Подобные удержания не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных ст. 137 ТК РФ и п. 3 ст. 1109 ГК РФ, а именно:
— счетной ошибки;
— если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
— если зарплата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Все три варианта в рассматриваемой ситуации не подходят. Со вторым и третьим это очевидно, ведь излишняя выплата явно произошла не по вине работника. Однако назвать допущенную при расчете ошибку счетной также нельзя. Дело в том, что счетной признается арифметическая ошибка, то есть ошибка в цифрах при расчете (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). Следовательно, искажение результата ввиду неверно взятых исходных данных (например, количества месяцев) счетной ошибкой не является.
Как видим, работодатель не вправе самостоятельно удержать сумму «лишних» отпускных из зарплаты работника. Остается только один выход — договориться с работником, чтобы он вернул деньги добровольно. Если переговоры пройдут успешно и работник вернет излишне полученные отпускные за вычетом НДФЛ, то у компании возникнет переплата налога (за счет собственных средств) в бюджет. Ведь фактически была начислена и удержана с доходов работника одна сумма НДФЛ, а уплачена другая — в большем размере.
При этом в п. 9 ст. 226 НК РФ прямо сказано, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается, а значит направить излишне уплаченную сумму в счет предстоящих платежей по данному налогу нельзя. Дело в том, что излишне перечисленные средства организации по сути налогом не являются, ведь они не были удержаны из доходов работников. Это подтверждает и официальная позиция ФНС России (письмо от 04.07.2011 № ЕД-4-3/10764).
Как же поступить? При возникновении подобной ситуации фискалы в названном письме рекомендуют обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на свой расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.
Заметим, что на практике налоговики могут отказать в возврате НДФЛ без предварительного проведения выездной налоговой проверки и будут не правы, что легко удастся доказать в арбитражном порядке. Судами неоднократно был сделан вывод о том, что положения ст. 78 НК РФ не связывают право налогоплательщика на возврат излишне уплаченных сумм налогов с проведением в отношении него выездной налоговой проверки (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.01.2011 по делу № А67-3340/2010, от 19.11.2010 по делу № А45-30212/2009 и от 27.11.2008 № Ф04-6497/2008(14665-А02-29), Северо-Кавказского округа от 20.05.2010 по делу № А53-19787/2009-С5-23, Центрального округа от 10.03.2009 по делу № А54-2920/2008-С18 и Восточно-Сибирского округа от 02.03.2006 № А19-15212/05-52-Ф02-757/06-С1).