По своей сути расходы на покупку продуктов для проведения встреч с клиентами — физическими лицами сходны с представительскими расходами.
Понятие представительских расходов дано в п. 2 ст. 264 НК РФ. К ним относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Представительские расходы включают в себя: затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, затраты на доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Обратите внимание: в приведенной норме упоминаются только представители организаций. А о физических лицах не сказано ни слова. Означает ли это, что затраты на прием физических лиц нельзя рассматривать в качестве представительских расходов?
Минфин России считает, что можно (письмо от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149). Несмотря на то что физлица в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты, к представительским расходам могут быть отнесены затраты на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации. При этом финансисты отметили, что в течение отчетного (налогового) периода такие затраты включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Заметим, что подобной позиции Минфин России придерживался и ранее (письмо от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351).
ФНС России не выпускала разъяснений по этому вопросу. Нет и судебной практики. Не исключена вероятность, что налоговые органы на местах все же могут не принять рассматриваемые расходы, мотивируя свое решение тем, что представительскими являются только расходы на прием клиентов-организаций. Ведь это прямо следует из буквального прочтения п. 2 ст. 264 НК РФ.
Заметим, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым. Поэтому затраты на прием и обслуживание физических лиц в принципе можно учесть как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.