1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 1566

Командировка за свой счет?

Сотрудник не представил полностью документы по командировочным расходам. Можно ли вычесть сумму по расходам, не подтвержденным документами, из его зарплаты, а позднее, когда сотрудник представит отчет, возместить ему расходы? Если сотрудник не привез счет-фактуру из гостиницы, то обязан ли он представить эти документы?

Согласно ст. 137 ТК РФ если работник в трехдневный срок после возвращения из командировки не представил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, руководитель организации может принять решение об удержании из его зарплаты подотчетных сумм (но с учетом ограничений по размеру удержаний, предусмотренных ст. 138 ТК РФ).

Издать распоряжение об удержании сумм невозвращенного аванса необходимо не позднее одного месяца содня, установленного для отчета по командировке, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В противном случае взыскивать невозвращенный аванс нужно через суд.

Работник, из зарплаты которого уже произведено удержание подотчетных сумм, может представить авансовый отчет по командировке. В этом случае на дату утверждения отчета руководителем у организации возникает задолженность перед работником. Погасить ее необходимо в ближайшую дату, установленную для выплаты зарплаты в организации. По нашему мнению, это вытекает из следующих положений ТК РФ.

Статьей 168 ТК РФ на работодателя возложена обязанность возмещать работнику расходы, возникшие в связи со служебной командировкой. Возмещение затрат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, ст. 164 ТК РФ отнесено к компенсационным выплатам, которые включены в понятие «заработная плата» (ст. 129 ТК РФ).

Подтвердить свои расходы на проживание в месте командировки работник может любым документом. Но правила исчисления отдельных налогов, установленные НК РФ, требуют применения специальных форм документов. К таким налогам относится и НДС, для применения вычетов по которому необходимо иметь счет-фактуру или бланк строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (в данном случае это счет из гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г или № 3Гм, утв. Письмом Минфина России от 13.12.93 № 121).

Однако правила исчисления налогов не могут влиять на трудовые отношения между работником и работодателем. Поэтому при наличии документа, подтверждающего фактическую стоимость проживания, несмотря на отсутствие счета-фактуры, организация в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязана возместить работнику фактически понесенные расходы.