Сейчас я взяла часть отпуска за 2009 г., мне дали компенсацию на проезд авансом. Но из-за болезни дочери я в данный момент не могу никуда ехать. Можно ли мне сейчас приобрести авиабилеты, но на летнее время (когда возьму вторую часть отпуска) или нужно возвращать деньги? И можно ли изменить маршрут отпуска, если в заявлении написан другой маршрут?
Из вопроса можно понять, что Вы работаете в бюджетной организации, расположенной в районах Крайнего Севера. Но неясно, к бюджету какого уровня она относится. Между тем это немаловажно. При ответе на вопрос будем считать, что Ваша организация финансируется из федерального бюджета.
В статье 325 ТК РФ прописаны основные моменты выдачи компенсации, но только в отношении работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Во исполнение требований данной статьи постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее - Правила).
Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работник представляет не позднее чем за две недели до начала отпуска (п. 11 Правил).
Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил, ст. 325 ТК РФ).
Таким образом, установлены только предельные минимальные сроки для подачи заявления и для выдачи аванса компенсации. Максимальные сроки (не ранее такого-то срока) в Правилах не установлены.
По нашему мнению, из этого можно сделать вывод: бюджетная организация вправе выдать работнику компенсацию на проезд и за несколько месяцев до отъезда в отпуск, чтобы он заранее приобрел авиабилеты. Для принятия подобного решения в северных регионах имеются весьма веские основания: в период летних отпусков действительно иногда непросто улететь в места отдыха (особенно на юг).
Однако нужно учитывать следующее. В заявлении, в частности, указываются: место использования отпуска; виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться; маршрут следования; примерная стоимость проезда.
Для окончательного расчета работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов.
Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими по назначению (п. 12 Правил).
В рассматриваемом случае предлагаем поступить так.
Напишите объяснительную записку. В ней поясните, почему Вы не потратили выделенные средства, то есть изложите свою ситуацию с болезнью дочери. Желательно приложить к этой записке справку из поликлиники, подтверждающую болезнь. Далее в записке попросите оставить Вам эти средства, чтобы Вы могли заранее купить билеты и уехать в отпуск летом.
При этом Вам нужно еще составить новое заявление о компенсации расходов. В нем Вы можете в том числе указать и совершенно новый маршрут. В объяснительной записке сошлитесь на новое заявление. В то же время будьте готовы и вернуть деньги.
Однако, на наш взгляд, у управления не будет законных оснований, чтобы не пойти Вам навстречу.
Обратите внимание! Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию (ст. 325 ТК РФ, п. 4 Правил). Это означает, что если летний отпуск не попадает в текущий двухлетний период для выплаты Вам компенсации, то текущая компенсация "сгорает", выданные Вам средства переходят в следующий двухлетний период. А в следующем двухлетнем периоде получить еще одну компенсацию Вам не удастся.