Обязательным условием действительности договора аренды являются акты передачи арендодателем помещения в аренду и возврата помещения арендатором. Именно даты, указанные в этих актах, будут подтверждением начала и окончания срока аренды. То есть, если срок аренды по договору истек, а арендатор продолжает пользоваться имуществом при отсутствии возражений со стороны арендодателя, договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ).
Таким образом, если акт не составлен (по разным причинам: арендатор не появляется, арендодатель не настаивает, просто забыли), договор считается действующим. Поэтому возражения против продления договора со стороны арендодателя должны быть явно выражены даже при отсутствии арендатора. Необходимо срочно направлять претензию об освобождении помещений в указанный срок, об оплате задолженности и т.д. Направлять документы нужно по всем известным адресам арендатора, в том числе по адресу арендуемого помещения, обязательно заказным письмом с уведомлением.
Объясним, как расторгнуть договор с исчезнувшим арендатором. Арендодатель вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом арендатора за три месяца (ст. 610 ГК РФ). Для этого нужно направить письменное уведомление арендатору со ссылкой на ст. 610 ГК РФ. В уведомлении следует назначить дату отказа от договора — либо три месяца в соответствии со ст. 610 ГК РФ, либо в зависимости от срока, указанного в договоре. Если уведомление о расторжении договора отправляется почтой, то рекомендуем увеличить срок на семь — десять дней с учетом почтовой доставки. Если предусмотреть срок с момента отправления, то на законном основании расторгнуть договор не удастся, потому что в этом случае не будет соблюдено требование закона «предупредить не менее чем за три месяца» и арендатор сможет оспорить расторжение договора в суде.
Если арендодатель совершил вышеперечисленные действия, датой окончания аренды считается последний день срока предупреждения. И только со следующей за этим днем датой помещения можно снова сдать новому арендатору. Но при условии, что в помещениях действительно нет имущества арендатора. Иначе придется подавать иск в арбитраж о выселении арендатора из занимаемых помещений. Это значительно увеличит сроки освобождения помещений — рассмотрение дела в суде, вступление решения в силу, обращение в службу судебных приставов (именно они будут принимать меры по освобождению помещения и решать судьбу имущества арендатора, оставленного в помещении).
Если за исчезнувшим арендатором числится задолженность по арендной плате, то в обычном порядке нужно подать исковое заявление о взыскании задолженности, при этом возможно и применение штрафных санкций за просрочку внесения арендной платы.
Кстати, можно попробовать убедить арендатора подписать акт, поскольку прекращение договора и в его интересах, ведь ему придется платить арендную плату за все время действия договора вплоть до даты подписания акта о передаче арендуемого помещения.