Подготовка к сдаче документов в архив и прием на хранение осуществляются на платной основе по договору (организации, как правило, заключают договор и передают на хранение документы, созданные в процессе деятельности и подлежащие обязательному хранению). Но это происходит, если именно такую форму хранения документов действующей организации выбрало ее руководство. Когда компания прекращает существование, подготовить и сдать документы в архив обязана ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий. Статья 10 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. На это же указано и в корпоративном законодательстве. Согласно ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий помимо прочего обязан передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
Договорная основа предполагает, что архивирование документов и подготовка к нему — процедуры платные, выполняемые за счет ликвидируемой организации. При добровольной ликвидации, не связанной с несостоятельностью, все просто и понятно. Руководство, приняв решение о ликвидации и сформировав ликвидационную комиссию, определяет лицо, ответственное за передачу документов в архив. Подразумевается, что на подобную процедуру будут выделены средства.
Ситуация иная, когда организация — банкрот и конкурсной массы имущества недостаточно, чтобы конкурсный управляющий исполнил обязанность по сдаче документов в архив.
Для АО действует постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». В нем предусмотрено, что при ликвидации общества, имеющего договор с учреждением системы Федеральной архивной службы, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий. Полагаем, что в данном случае принять документы по личному составу архив обязан бесплатно. На практике из-за такой неопределенности возникает множество проблем.
Теперь об ответственности. В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ сказано, что за нарушение его норм возможна и уголовная, и гражданско-правовая, и административная ответственность. Однако все отраслевые нормы предусматривают наказание лишь за нарушение порядка хранения, а не за невыполнение обязанности передать в архив. Судебную практику, которая бы свидетельствовала о привлечении к ответственности руководителя или конкурсного управляющего за непередачу документов в архив, нам найти не удалось.