1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 1696

Сколько нужно хранить документы?

В связи с отбором документов, образовавшихся в деятельности общества, на хранение или уничтожение прошу разъяснить сроки хранения документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр акционеров (передаточных распоряжений, свидетельств оправе на наследство), а также анкет зарегистрированных лиц и лицевых счетов (счетов депо) в соответствии с действующим законодательством.

Хранение документов акционерных обществ в настоящее время регулируется Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее — Перечень типовых управленческих документов), Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее — Положение о порядке и сроках хранения документов АО), а также Постановлением ФКЦБ РФ от02.10.97 № 27 «Об утверждении Положения о ведении реестра владельцев ценных бумаг».

Сроки хранения документов, указанные в Перечне типовых управленческих документов, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают (п. 2.4 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов). При этом организации применяют указанные в Перечне типовых управленческих документов сроки хранения документов по-разному.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть если эти организации являются источниками комплектования государственных архивов.

Негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Положение о порядке и сроках хранения документов АО устанавливает сроки хранения документов, образующихся в деятельности акционерных обществ. При этом уставом АО или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные, чем установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО сроки (п. 2.2Положения о порядке и сроках хранения документов АО).

!Таким образом, по общему правилу подлежит применению срок хранения документов, установленный в Перечне типовых управленческих документов.

Если Положением о порядке и сроках хранения документов АО или внутренними документами АО установлены более длительные сроки хранения, чем в Перечне типовых управленческих документов, то применяются эти сроки.

На основании изложенного сроки хранения документов, указанных в вопросе, следующие. Передаточные распоряжения, а также свидетельства о праве собственности на наследство относятся к документам на прием-передачу акций и подлежат постоянному хранению (п. 27 раздела 1.2Перечня типовых управленческих документов). Поскольку акционерное общество-негосударственная организация и не является источником комплектования государственного архива, указанные документы подлежат хранению не менее 10 лет. Дальнейший срок их хранения определяется акционерным обществом в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости практического применения документов.