Такие должности, как секретарь и личный помощник руководителя, сегодня весьма востребованы. Они являются своеобразным «координационным центром» любой организации.
Часто понятия «секретарь» и «личный помощник руководителя» считают синонимами. Однако это не совсем так. Многие секретари в компаниях выполняют чисто механическую работу с довольно ограниченным набором обязанностей: переадресация входящих звонков, работа с офисной техникой, работа с личной почтой руководителя, выполнение его поручений, делопроизводство.
Функции личного помощника гораздо шире. Очень часто помимо исполнения перечисленных выше обязанностей он является секретарем-референтом, офис-менеджером, имиджмейкером, а также решает хозяйственные, частично кадровые вопросы и т. д.
Несмотря на то что учебные заведения не предусматривает подготовку специалистов непосредственно по профессии «Личный помощник руководителя», приобрести необходимые навыки, повысить уровень своих знаний и получить новые позволяют школы секретарей, курсы по подготовке секретарей-референтов, различные тренинги и семинары.
Сегодня на рынке образования предлагается довольно широкий спектр обучающих программ, которые позволят слушателям умело организовать свое время, управлять потоками информации, научиться правильно принимать гостей и обслуживать деловые встречи, грамотно построить взаимоотношения с руководителем, влиять и уметь противостоять влиянию других сотрудников. С помощью специальных курсов можно также освежить свои знания по делопроизводству и узнать о тех изменениях в оформлении документов, которые произошли за последнее время.
Продолжительность обучения на курсах секретарей-референтов варьируется в зависимости от объема программы и составляет от 40 до 80 академических часов.
Обучающиеся могут подобрать себе такой график занятий, который им будет наиболее удобен. Например, утренние группы занимаются с 9.00 до 12.00 или с 10.00 до 13.00, дневные группы с 12.00 до 15.00, с 14.00 до 17.00, с 15.00 до 18.00, вечерние — с 18.00 до 21.00. Можно также заниматься по 2—3 часа в неделю по 4 академических часа в день или в Группе выходного дня в субботу и воскресенье.
Стоимость обучения также можно выбрать согласно уровню своего дохода. Например, за тренинг придется заплатить от 1,5 до 15 тыс. рублей.
Стоимость курсов секретарей-референтов колеблется в этих же пределах. Она зависит также от того, получает ли человек базовое образование в группе (это около 5 тыс. рублей) или индивидуальное (цена достигает 15—17 тыс. рублей). Многие учебные программы предполагают наличие скидок в размере 5—20%. По окончании обучения выдается сертификат либо диплом установленного образца.
Следует отметить, что в регионах учебные центры зачастую после прохождения курсов помогают своим слушателям в трудоустройстве.
Тем не менее нужно помнить, что многие навыки и умения приобретаются только с опытом. Поэтому «дорасти» до личного помощника простому секретарю помогут инициативность и желание работать.