1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2423

Первый после босса

От того, какими деловыми и личностными качествами обладает личный помощник, зависит не только эффективность работы руководителя, но и микроклимат в самой организации.

Большинство руководителей нуждаются сегодня не только в услугах секретаря, который отвечает на звонки и занимается делопроизводством, но в личном помощнике, способном за всем следить и все запомнить, вовремя подготовить нужную информацию, организовать деловые встречи. Требования, предъявляемые к личному помощнику руководителя, существенно отличаются от тех, которым должен отвечать секретарь.

Знать и уметь

К деловым качествам, которые руководители хотят видеть в своем помощнике, прежде всего относятся те, которые он получил во время обучения на курсах секретарей-референтов, тренингах и специализированных семинарах.

В первую очередь это:

● профессиональные навыки секретарской работы (умение работать с офисными программами и техникой, владеть навыками делопроизводства и т.д.);

● опыт организаторской работы (высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции, обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов);

● предусмотрительность (умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости‑детально планировать свою работу).

Кроме того, личному помощнику зачастую приходится готовить различные презентации, поэтому, помимо знания стандартных программ Microsoft Office, Word, Excel, необходимо владеть навыками работы в PoverPoint.

Наряду с перечисленными весьма востребованы и такие качества, как готовность принимать на себя ответственность по поставленным руководителем задачам, умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение; самостоятельность, инициативность; тактичность, конфиденциальность и дипломатичность в разговорах по телефону и в беседах с посетителями; пунктуальность, в том числе и при подготовке документов к определенному сроку; лояльность, преданность работе.

Важное значение для помощника руководителя в наш век, когда вербальное, личное общение все больше заменяется мобильными средствами связи, приобретает тембр и звучание голоса. Он должен быть не только приятным на слух, но и четким, доброжелательным, спокойным.

Многие руководители при подборе личного помощника ориентируются не только и не столько на деловые качества кандидата, которые можно приобрести и в процессе работы, а скорее на личные качества, поскольку по роду деятельности ему приходится много общаться с людьми как по телефону, так и лично.

Личный опыт

Марина Николаевна Хохлова, исполнительный директор ООО «Компания «Цефей», главный конструктор программных систем ФГУП «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти — ЦИТиС»:

«Быть моим помощником нелегко, так как руководитель, во-первых, женщина, во-вторых, один из собственников компании «Цефей», в-третьих, я работаю в неженской отрасли (информационные технологии, эволюционная кибернетика, системы управления), в-четвертых, трудоголик: могу прийти на работу рано утром и уйти поздно вечером.

В связи с этим у меня создана своеобразная система личных помощников. При подборе и организации работы моих помощников я ориентировалась прежде всего на то, чтобы наша совместная деятельность представляла единое информационное и функциональное пространство.

В данный момент их трое. Они не просто представляют собой единую команду и прекрасно дополняют друг друга, но и, что особенно важно, могут при необходимости заменить друг друга без ущерба для общего дела.

Я считаю, что главным для личного помощника являются не внешние данные или начальные умения и навыки, поскольку при требовательности руководителя и желании нужные знания всегда можно быстро наработать, а его человеческие качества: желание эффективно работать, честность, внимательное отношение к людям, ответственность. И совершенно, на мой взгляд, недопустимы такие качества, как леность, глупость, грубость.

Мои личные помощники значительно облегчают мою работу, и я привыкла полагаться на них, так как моя работа во многом зависит от четкости выполнения их должностных обязанностей».

Организация работы

Большой объем дел, которые в течение рабочего дня надо успеть сделать личному помощнику, требует тщательной организации и грамотного распределения времени.

Естественно, удержать весь поток информации в голове просто невозможно, в то время как хорошему личному помощнику нужно всегда быть в курсе, где находится руководитель в данный момент, когда и на какое время у него назначена деловая встреча, какие письма и кому надо отправить, кому позвонить, как зовут сотрудников компании и т. д.

Безусловно, никто не отменял ежедневники, где помощник руководителя может делать записи на каждый день, а также всевозможные стикеры, бумагу для записи и прочее. Но тогда его рабочее место рискует утонуть в море бумажной продукции, а многое из запланированного скорее всего так и не будет сделано.

Поэтому удобнее и надежнее хранить информацию об этом в компьютере в упорядоченном виде со всевозможными автоматическими напоминаниями.

Во избежание потери данных важную информацию можно дублировать в ежедневнике, вести журналы встреч, звонков.
Что касается выполнения поручений руководителя, то их следует распределить по степени значимости. И уже исходя из этого, решать, какое необходимо сделать срочно, а какое может подождать.

Личные качества помощника, ценимые руководителем:

● аккуратный внешний вид;

● любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

● готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях, умение быстро переключаться с одного вида работы на другой;

● стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

● вежливость и отзывчивость.