1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1149

Управление документами - оперативная "жизнь" не предусмотрена

Декларируется, что административная реформа направлена на решение задачи совершенствования процессов управления, повышения их результативности и эффективности. Однако ни один из ее документов не уделяет должного внимания документационному обеспечению управления (ДОУ). Впервые за последние почти три столетия система ДОУ выпала из внимания государства, а ведь ни одно управленческое решение не может быть принято и реализовано без закрепления в документах.

Система ДОУ служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, документационные процессы позволяют обеспечить связь государства с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. Поэтому очень важно, когда все работают по единым правилам. Однако из таких правил сегодня действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления.

В частности, требуется пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления с учетом Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002—2010 гг.)», ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена, создание правовой базы электронного документа.

Следует внимательно изучить возможности применения в России стандарта ISO 15489 «Информация и документация. Управление документацией».

Экономический эффект

Значение ДОУ резко возрастает в свете поставленной Президентом РФ задачи расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета безопасности при Президенте РФ максимальное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе от 27.12.2002 №-184-ФЗ «О техническом регулировании».

Комиссия по информационной безопасности Совета безопасности РФ еще в марте 2003 года приняла соответствующее решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

А тем временем, по данным ВНИИДАД, подтвержденным Росархивом, ежегодный объем документации в деятельности органов госуправления составляет около 250 млрд листов с-ежегодным приростом 8—15% в зависимости от конкретной госструктуры.

По информации ВНИИДАД, стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет 50 рублей. Сокращение видового состава документов за счет их унификации и стандартизации всего лишь на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов примерно на 12,5 млрд рублей.

Возросший уровень компьютеризации также влияет на состояние документационного обеспечения управления. Регламентация функций органов госуправления и процедур их документационного обеспечения позволяет снизить затраты времени на документирование и обработку документов.

При этом косвенный экономический эффект, выраженный в качестве управления, в конкретных-показателях измерить трудно.

Правовой порядок

Каждый документ имеет так называемый жизненный цикл. Информация документируется, приобретает форму документа, который отражает определенные управленческие процессы, выполняя ту или иную функцию. После чего документ или уничтожается, или хранится в течение установленных архивными правилами сроков. Часть документов подлежит вечному хранению.

Несомненно, самая важная роль документа та, которую он играет в оперативном управлении, когда участвует в управленческом процессе, поскольку документ специально создается для этого.

Но законодательно урегулированы лишь вопросы, предшествующие созданию документа (Федеральный закон от 20.02.95 №-24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»), и вопросы архивирования, когда документ «завершен делопроизводством» (Федеральный закон от 22.10.2004 №-125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Оперативная жизнь документа не урегулирована, каждое ведомство вольно устанавливать в этой сфере свои порядки, что приводит не только к росту затрат, но и к разногласию и неразберихе.

Например, кадровой документацией занимаются три ведомства. Федеральная служба по труду и занятости курирует документацию по организации труда работников, Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии и Федеральное архивное агентство включают систему кадровой документации в организационно-распорядительную документацию в рамках УСОРД и ОКУД, а Федеральная служба государственной статистики выпускает альбомы форм первичной учетной документации с включением кадровой документации. В результате работники кадровых подразделений четко не знают, чьи же рекомендации надо выполнять.

Необходим единый закон о регулировании документационного обеспечения управленческой деятельности, в котором будут решены и вопросы электронного документооборота.

Социальное значение

Документы нужны всюду, особенно когда речь идет о реализации прав человека в суде, органах социальной защиты, при решении вопросов собственности и т.-д. Согласно Конституции РФ каждый человек в нашей стране имеет право на информацию, значит, и на документированную информацию. Но далеко не всегда можно его реализовать.

Например, значительная часть запросов в архивы носит социально-правовой характер. Люди хотят получить справку о трудовом стаже, заработке, собственности и т. д. Однако получить такую информацию они могут лишь в том случае, если документы, содержащие ее, есть в архиве. А если их нет, если документы не велись, не хранились, не передавались в архив? Кто ответит за то, что документы по личному составу, в которых есть сведения о гражданине, не сохранились или вообще не создавались? Да никто! Потому что и этот вопрос законодательством обойден.

Много говорят и об открытости органов управления для граждан и общества. Но реализовать на практике эту норму без ее законодательного решения тоже нельзя.

Кроме того, четкие нормы ДОУ и делопроизводства, установленные для всех субъектов управления, могут дать положительный результат в антикоррупционной политике. Любые финансовые операции, экономическая деятельность сопровождаются документами. Прозрачность отношений в экономико-финансовой сфере как раз и может быть обеспечена за счет их документального оформления.

Организационно-технический аспект

Взаимодействие между органами управления в значительной степени определяется информационными технологиями и техническими средствами.

В этих условиях непонятным является отсутствие единой технической политики государства по отношению к системе управления. Это невнимание влечет за собой не только снижение эффективности управления, но и значительные расходы бюджета на несовместимые между собой системы автоматизированного документооборота, программные и технические средства. Показательно, что и здесь мы расходимся с мировым опытом. Например, Европа встала на путь стандартизации и унификации управленческих процедур, технологий и т.-п. Разработан международный стандарт ISO 15489 «Информация и документация. Управление документацией», который выдвигает единые нормы делопроизводства.

Этот стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства.

Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления. К сожалению, в нашей стране этот стандарт пока не получил должного признания, а ранее созданные в СССР и РФ организационно-методические документы утратили свое значение.

В определенной степени решить задачи обновления нормативно-методической базы ДОУ могла бы ФЦП «Электронная Россия». Однако содержание программы подразумевает разделение этой комплексной задачи между отдельными проектами, которые выполняют различные организации.

По-прежнему идут лишь разговоры об электронных документах, электронном документообороте. Нет никакого продвижения в развитии законодательства о стандартизации, унификации, сертификации, информационных технологий практическом решении вопросов электронной цифровой подписи, не решаются вопросы хранения электронных документов.

Культура и коллективная память

Документы — это не только оперативное управление, это и коллективная память, отображающая в документах все стороны бытия граждан и-государства. Культура в-отношении памяти — это-важный показатель уровня цивилизованности-государства.

Архивисты всего мира озабочены тем, как организовано делопроизводство, какого качества документы создаются в организациях. Не случайно мировой Конгресс архивистов в Вене (2004 г.) так много внимания уделил вопросам-управления документацией.

Очевидно, что качество документирования, правильно организованный документооборот позволяют сформировать качественный Архивный фонд РФ, достоверную память о прошлом. В связи с этим архивисты должны принять более активное участие в формировании документальных фондов. К сожалению, после реформы Федеральное архивное агентство лишилось практически всех полномочий по отношению к государственному делопроизводству и никакой другой федеральный орган эти функции не перенял.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования вопросов управления документацией и разумного сокращения объемов документооборота в стране.

К сведению

Перечень задач, составляющих основу государственной функции управления документацией:

установление единых унифицированных правил и методов документационного обеспечения управления;

осуществление мониторинга и контроля соблюдения правил и норм межведомственного документооборота, процессов документообразования и объемов документооборота;

организация научно-методической работы в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы;

организация централизованной разработки типовых регламентов решения управленческих задач;

осуществление контроля: обеспечения сохранности документов в органах госуправления, формирования документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установления сроков хранения документов, а также соблюдения законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

организация экспертизы программных и иных информационных средств, применяемых для электронных документационных коммуникаций;

осуществление профессиональной подготовки и повышение квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления.