Лето в разгаре, северяне потянулись отдыхать на юг. Отпуск длинный, по пути к морю они успевают объехать много городов, посетить друзей. По закону организация, финансируемая из федерального бюджета, должна оплачивать проезд северного работника к месту отпуска и обратно. Но не все перемещения работника будут компенсированы за счет средств работодателя.
СИТУАЦИЯ
Организация расположена в районе Крайнего Севера, финансируется из федерального бюджета. На отдых в Сочи работник этой организации летит через Москву, где проводит две недели, затем отдыхает две недели в Сочи, а возвращается снова через Москву. Как оплатить компенсацию за проезд к месту отпуска и обратно?
МОСКВА — ПЕРЕСАДОЧНЫЙ ПУНКТ
■ Определим, как расценивать двухнедельное пребывание работника в Москве — как остановку в пути или как дополнительное место отдыха.
Если из населенного пункта, где трудится работник, нет прямого сообщения с Сочи, отпускнику обязательно придется делать пересадку. Как правило, из северных районов отпускники летят к югу через Москву. В данной ситуации работник провел в Москве две недели.
Действующее законодательство (Трудовой кодекс РФ и другие нормативные правовые акты) не содержит положений, которые ограничивали бы период нахождения работника в пункте остановки по пути следования к месту использования отпуска и обратно — к постоянному месту жительства.
В письме Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 № 19413 говорится, что в каждом конкретном случае вопрос, проводил работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, администрация организации решает на основании объяснительной записки работника и представленных проездных документов. Это разъяснение Федеральная налоговая служба письмом от 20.03.2009 № ВЕ175/63@ направила для руководства в работе нижестоящим налоговым органам.
Исходя из этого разъяснения можно сделать вывод, что организация вправе решить, что местом отдыха работника является Сочи, а в Москве он был проездом. Тогда определять сумму компенсации нужно по общим правилам. Они установлены в п. 5 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008
№ 455; далее — Правила).
В соответствии с приведенными нормами организация должна компенсировать работнику затраты на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно к месту постоянного жительства в размере фактических расходов, но не выше стоимости проезда:
-
железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
-
водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
-
воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
-
автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии —
в автобусах с мягкими откидными сиденьями.
Под фактическими расходами понимаются стоимость билетов, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей. Эти затраты подтверждаются документально.
Организация также возмещает работнику стоимость проезда автотранспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы. В размере документально подтвержденных расходов компенсируется стоимость провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи. Количество багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым они следуют, значения не имеет.
МОСКВА — МЕСТО ОТДЫХА
■ Если работник отдыхал в нескольких местах, выплачивать компенсацию нужно с учетом положений п. 9 Правил. В нем сказано: «...если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов».
Иными словами, если в рассматриваемой ситуации считать, что работник отдыхал в нескольких местах — Москве и Сочи, он должен выбрать, до какого их этих мест (и обратно) организация будет компенсировать ему стоимость проезда. Допустим, он выбирает Сочи.
Если путь в Сочи с пересадкой в Москве кратчайший, организация должна оплатить стоимость проезда в размере фактических расходов. То есть работник получит компенсацию в размере суммы, уплаченной за билеты, страховой взнос, услуги за оформление билетов и провоз багажа. Вопрос, какой путь считается кратчайшим, решается с учетом транспортных маршрутов в регионе.
Если работник отправился в отпуск не по кратчайшему маршруту, расходы ему, по нашему мнению, возмещаются в следующем порядке. По приезде из отпуска он представляет в бухгалтерию билеты, а также другие документы, подтверждающие затраты на проезд к месту отпуска. Это фактические расходы.
Кроме того, работнику предстоит получить справку в транспортной организации о стоимости проезда к месту отпуска и обратно по кратчайшему пути. В справке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда (с учетом положений п. 5 Правил купейный билет — для поезда, билет экономкласса — для самолета и т.д.) и дата, на которую определена стоимость проезда. Это нормативные расходы (расходы на получение справки работодатель не возмещает).
Далее нужно сравнить фактические и нормативные расходы. В качестве компенсации работник получит меньшую из сумм.