1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Сделал не сделал — докладывай умело!

Повышение ответственности сотрудников повышает эффективность управления

Управление транспортом позволяет повысить эффективность его использования. Для достижения этой цели могут быть применены различные инструменты.

 

Обычно вопросами автотранспорта занимаются работники гаражей или  транспортных подразделений и бухгалтеры. Задача одних — содержать в исправности автомобиль, чтобы он в нужное время осуществлял перевозки, а других — в соответствии с нормативными актами обработать путевые листы, рассчитать зарплату водителей, затраты на горюче-смазочные материалы, ремонты и предоставлять отчетную информацию в первую очередь во внешние контролирующие органы.

 

Автоматизированные системы

 

Руководители автотранспортных предприятий — логистических компаний, автодорожных и др. — вынуждены управлять коммерческой и технической эксплуатацией подвижного состава в их взаимосвязи.

Однако, по мнению Владимира Боровикова (компания «Борника»), на большинстве автотранспортных предприятий реализованы жесткие командные системы управления, в основе которых лежат линейно-функциональные организационные структуры. В них информация передается последовательно вниз от одного начальника к другому (в форме распоряжения, приказа и т.д.), а затем вверх (в форме отчета) по вертикали управления.

Кроме длительного маршрута на каждом этапе она подвергается обработке, а затем на ее основе принимается некоторое промежуточное решение, что в совокупности с бумажной технологией переработки информации приводит к постоянному запаздыванию решений относительно хода производственного процесса. Тут бы очень помогла специализированная для автотранспортных компаний комплексная информационная система.

В ней достаточно один раз полностью внести сведения из путевых листов, и все необходимые отчеты сформируются в автоматическом режиме в любом разрезе. Система позволит рассчитать нормы расхода топлива, выбрать оптимальный маршрут поездки, спланировать различные виды ремонтов и ТО и т.д.

Создавая единое информационное пространство, компания повышает достоверность данных вследствие устранения их дублирования и  противоречивости за счет их однократного ввода в месте возникновения.

Существенно сокращается время на взаимодействие сотрудников между собой, так как большую часть необходимых сведений можно получить, что называется, «не вставая со стула». А главное — руководство оперативно получает аналитическую информацию.

Однако выбор такого рода информационных систем скуден. Есть несколько разработок на платформе «1С:Предприятие», например «1С:Управление Автотранспортом» компании «1С-Рарус», «Форес: Автотранспорт, редакция 3.0» компании «Форес» и ряд других.

Более крупные предприятия используют соответствующий функционал системы MS Navision.

В значительной степени оправдывает ожидания транспортников как информационный инструмент управления специализированная программа «Автобаза» компании «Борника». Она позволяет рассчитать не только доходную часть деятельности автотранспортного предприятия в разных разрезах, но и его расходы, а следовательно, оценить рентабельность.

Но большинство автопредприятий до сих пор ведут бумажный документооборот и в лучшем случае формируют отчеты в Exel.

 

Оптимизация процессов и ответственность

 

Автоматизированная информационная система — важный управленческий инструмент, но не единственный. Так, в ГУПМО «Чеховский Автодор» (Московская область) имеется программа для обработки путевых листов и для выполнения других необходимых операций, ведется автоматизированный бухгалтерский и налоговый учет. Управленческого учета пока нет. Но в качестве первоочередной задачи руководство компании рассматривает организацию и оптимизацию всех процессов: и производственных, и управленческих.

По словам директора Игоря Мясоедова, сначала все изменения должны произойти в головах сотрудников, непосредственно занимающихся производственными процессами.

По сути, это изменение способа мышления, отношения к собственной деятельности, но люди меняются тяжело и медленно. Медленнее, чем хотелось бы.

К производственным процессам приступили как к осознанной необходимости через год занятий с управленческими. Хотелось бы, чтобы производственный процесс шел сам по себе и не требовал никакого управления. Ведь оно существует для того, чтобы координировать всю деятельность.

С позиций сегодняшнего дня И. Мясоедов считает, что надо было заниматься производственными процессами и на них совершенствовать управленческие.

Началось все с того, что стало слишком много сбоев и нестыковок в системе управления. С помощью позиционной диагностики удалось сделать систему управления более собранной и цельной, но желаемого результата все же пока не добились.

Люди не хотят быть управляемыми. Никому не хочется управлять самому, так как за этим следует ответственность. Какие-то задачи решались, какая-то деятельность осуществлялась. Но стоило дать любое задание, оно просто не выполнялось. Причина всегда одна — безответственность. Поэтому для повышения ответственности сотрудников была применена «Система 5П. Развивающее управление», разработанная НВК «Позиция», введен стандарт управленческого взаимодействия и активно внедряется принцип неизбежности ответственности. Именно она обеспечивает целостность деятельности.

За год добились понимания того, что за все неизбежно придется отвечать, прикрыться нечем, лазеек нет. Поэтому и работать стали по-другому, эффективность управления повысилась, что позволяет строить планы на будущее.

Так, рассматривается возможность организации Toyota Production System, TРS, которая на Западе известна как система «бережливого производства» (см. «ЭЖ» № 30).

По словам руководителя Чеховского «Автодора», в ней много чего есть от классической советской системы научной организации труда. Только за счет оптимизации и организации труда на базе TРS производительность возрастает вдвое, издержки снижаются тоже вдвое без дополнительных вложений. Поэтому основная цель — оптимизация процессов, которая дополнительно автоматически дает и высокое качество.

Кроме того, она дает возможность выявлять все узкие места в процессе, что уже проявилось при строительстве дороги.

Когда процессы прописаны, когда известно, что, когда и как должно быть сделано, управление сводится к выявлению и устранению узких мест. А это уже процесс непрерывного улучшения.

 

Управление взаимодействием на основе системы 5П

 

Когда управленец сталкивается с проблемой, он должен самостоятельно проанализировать ее, предпринять меры или продумать возможные варианты развития событий и только после этого обращаться за помощью к вышестоящему руководителю. Задача последнего — добиваться того, чтобы любой, кто к нему обращается, делал доклад по следующей формуле:

«Я запланировал перевести систему из состояния А в состояние Б (требуется описать, что конкретно должно было измениться). При реализации плана столкнулся с преградой (далее следует описание, с какого рода преградой столкнулся управленец), преодоление которой требует от меня (вышестоящего руководителя, других служб) того-то и того-то. Для преодоления преграды я предпринял следующие шаги (перечень конкретных шагов, сделанных в пределах полномочий управленца) и смог добиться таких-то результатов. Реализация следующих пунктов (перечень) выходит за пределы моих полномочий и требует задействования других руководителей (перечень дополнительных ресурсов, необходимых решений и пр.)».

ИСТОЧНИК: WWW.POZMETOD.RU

Сумма:
%