Многие компании заключают договоры, в соответствии с которыми их сотрудники используют свой транспорт в интересах работодателя.
При исчислении налога на прибыль организация вправе уменьшить полученные доходы на сумму компенсации, выплаченной за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Работодателю нужно определить, в пределах каких норм компенсация за использование для служебных целей личного автомобиля уменьшает налоговую базу по данному налогу.
Нормы расходов организаций на выплату такой компенсации утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно эта норма составляет 1200 руб./месяц, с двигателем объемом свыше 2000 куб. см — 1500 руб./месяц.
В размер компенсации уже включено возмещение полного объема затрат, возникающих в процессе эксплуатации (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно в составе расходов они не учитываются.
Приказом Минфина России от 04.02.2000 № 16н утверждены другие (гораздо более низкие) нормы расходов. Но судебная практика исходит из того, что они распространяются только на организации, финансируемые из бюджета (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2004 по делу № А56-28491/03).
Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя организации. Кроме того, работник представляет в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля, а при необходимости еще и доверенность на управление (Письмо Минфина России от 21.07.92 № 57).