1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2444

Храните деньги правильно!

Такое имущество организации, как наличные денежные средства, а также денежные документы, нуждается в особых условиях хранения. Сохранность его нужно обеспечивать по определенным правилам, за несоблюдение которых установлена ответственность.

 

Касса должна быть

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Такое требование содержится в п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центробанка РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

При этом под кассой в данном случае понимается не кассовый аппарат, а изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Порядок ведения кассовых операций — это основной документ, содержащий требования к хранению наличных денежных средств на предприятиях.

Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено, что руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Касса должна быть оборудована

Прежде всего следует иметь в виду, что помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

·        быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

·        располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

·        иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

·        закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

·        оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

·        иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

·        располагать исправным огнетушителем.

Эти требования, а также требования по технической укрепленности и оборудованию помещений касс средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации содержатся в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций.

Кроме того, следует иметь в виду, что согласно п. 30 Порядка ведения кассовых операций все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. д. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

 

Осторожность лишней не бывает

Главным фактором при обеспечении сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, безусловно, являются люди.

Согласно Рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, приведенным в Приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций, к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

·        ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

·        страдающие хроническими психическими заболеваниями;

·        систематически нарушающие общественный порядок;

·        злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

В связи с этим при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам руководителям предприятий рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах.

При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

·        разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

·        допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

·        следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

·        посещать магазины, рынки и другие подобные места;

·        выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

 

Кассир — лицо ответственное

Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 №85.

Пунктом 32 Порядка ведения кассовых операций установлено, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (см. Типовую форму договора о полной материальной ответственности).

Кроме того, следует иметь в виду, что:

1) кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п. 33 Порядка);

2) кассиру запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. 34 Порядка);

3) на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п. 35 Порядка);

4) в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п. 35 Порядка);

5) на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (п. 36 Порядка);

6) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (п. 36 Порядка).

 

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

Во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

 

Сколько денег в вашей кассе?

Пунктом 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ 05.01.98 №14-П (далее — Положение), установлено, что в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. (Аналогичная норма содержится в п. 5 Порядка кассовых операций.)

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Вся денежная наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе должна быть сдана в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Сверх установленных лимитов наличные деньги могут храниться в своих кассах только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков (п. 9 Порядка ведения кассовых операций и п. 2.6 Положения).

 

Как устанавливаются лимиты?

Лимит устанавливается на основании специального расчета по форме 0408020, который организация представляет в учреждение банка.

 

СПРАВКА

Форма Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу, приведена в приложении 1 к Положению.

 

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020.

Некоторые организации имеют несколько счетов в различных учреждениях банков. В этом случае расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе представляется в одно из обслуживающих учреждений банков по усмотрению организации. После установления лимита в этом банке организация направляет уведомления об определенном ей лимите в другие учреждения банков, в которых у нее открыты соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

Если в состав организации входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, то устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. В этом случае лимит остатка кассы доводится структурным подразделениям приказом руководителя организации.

По обособленным подразделениям, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

 

ВНИМАНИЕ!

Для организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность — сверхлимитной (п. 2.5 Положения).

 

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит устанавливается:

·        для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или на почту:

—ежедневно в конце рабочего дня — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

            —на следующий день — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

            —не ежедневно — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

·        для предприятий, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

По просьбе предприятия лимит остатка кассы может в течение года пересматриваться. Но такая просьба должна быть обоснованна (например, изменением объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.).

 

Нарушил? Плати!

Пунктом 39 Порядка ведения кассовых операций установлено, что ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Административная ответственность за нарушение это порядка установлена ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Согласно этой статье нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

·        на должностных лиц — в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда;

·        на юридических лиц — от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

 

ВНИМАНИЕ!

Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.

Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.

 

АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА

Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10.06.2005 № Ф03-А51/05-2/1420.

При проведении проверки ООО специалистами УВД было обнаружено, что сейф для хранения денег находится в кабинете директора, не прикреплен к полу и стенам стальными ершами. За ненадлежащее оборудование помещения кассы для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств общество было привлечено к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

ООО обратилось в арбитражный суд с заявлением об отмене постановления УВД. Суд в удовлетворении заявленных требований отказал, признав факт несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств.

ФАС вывод суда первой инстанции признал правомерным.