Законодатель так усложнил процедуру возврата неизрасходованной подотчетной суммы, что законно ее удержать с работника становится очень трудно.
Федеральная служба по труду и занятости Письмом от 09.08.2007 № 3044-6-0 сообщила, что по возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ. Она требует, чтобы работодатель принял решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодателя должно быть принято и оформлено приказом или распоряжением в произвольной форме.
Но и этого оказывается мало. С работника следует получить его письменное согласие на удержание сумм из заработной платы.
О том, что следует делать, если месячный срок работодателем будет пропущен или работник письменного согласия не даст, федеральная служба умолчала.
Скорее всего эти деньги придется взыскивать с работника через суд.
Впрочем, с миллионами командированных и их неизрасходованными авансами в бухгалтерии справляются и без приказов и письменных согласий. Видимо, работники сами знают, что долг платежом красен.