Проблема автоматизации функций казначейства достаточно остро стоит в большинстве современных компаний, поскольку именно от этого зависит дальнейшая эффективность работы казначейского блока.
Основными целями организации казначейства, как правило, являются повышение платежеспособности компании и более эффективное использование денежных средств и прочих ликвидных активов. В задачи этой структуры входят:
-
планирование расходов денежных средств;
-
обеспечение отсутствия кассовых разрывов;
-
организация своевременного привлечения заемного финансирования;
-
оформление платежных документов и осуществление платежей.
Для осуществления данных функций может быть создано специальное подразделение, либо они могут быть делегированы специалистам финансово-экономической службы.
Для планирования расходов денежных средств очень часто используется такой простой инструмент, как оформление заявок на оплату. Заявки, сформированные подразделениями, предоставляют специалистам казначейства информацию о том, какие платежи должны быть осуществлены. Как правило, процесс оформления заявки на оплату сопровождается приложением ксерокопии или, что нередко, оригинала документа-основания для осуществления платежа. В заявке указывается информация, которая необходима целому ряду специалистов для принятия управленческих решений. Так, финансовый контролер или аналитик проверяет обоснованность платежа, соответствие запрашиваемой суммы бюджету отдела. Бухгалтер обратит внимание на правильность введенных реквизитов, а специалисту казначейства будут принципиально важны даты оплаты и итоговая сумма заявки.
В рамках своего жизненного цикла любая заявка на оплату проходит несколько этапов согласования и утверждения. Для этой цели в компаниях могут использоваться бумажные носители (в виде оформленных на бумаге заявок, счетов и пр.) либо электронные средства — файлы MS Excel, Word или любой почтовый клиент. К сожалению, подобный способ частичной автоматизации нередко создает документарный хаос и лишает данный процесс какой-либо прозрачности.
Использование бумажных носителей порождает большой объем входящих счетов на оплату на столах руководителей, что, во-первых, ведет к неэффективному использованию времени менеджеров, а во-вторых, может привести к потере оригинала платежного документа. Электронные документы и почтовый клиент существенно облегчают бумажную работу, однако не обеспечивают достаточного уровня защиты информации и распределения прав доступа к объектам.
Указанные причины часто ведут к несвоевременному осуществлению платежей, что создает образ неблагонадежного партнера у ключевых поставщиков и клиентов.
Повысить эффективность функций казначейства или расчетно-кассового центра можно с помощью учетной системы. Перед системой электронного документооборота она имеет преимущества в том, что, во-первых, заявка на оплату — это документ, который должен иметь свою электронную форму, во-вторых, осуществление оплаты в конечном счете порождает конкретные финансовые проводки, которые должны быть отражены в базе бухгалтерского и управленческого учета.
Для автоматизации казначейства может быть использовано соответствующее решение на базе ERP-системы. Подобные модули либо включены в базовую функциональность, либо разработаны консалтинговыми центрами решений, которые осуществляют внедрение.
Функциональность модуля «Казначейство» должна позволять:
-
заполнять электронную форму заявки на оплату с помощью общих справочников системы;
-
поддерживать разветвленный процесс согласования с возможностью электронной подписи документа и обязательным разграничением прав доступа;
-
формировать платежный календарь;
-
формировать платежные документы (платежное поручение, расходный кассовый ордер).
В основе модуля обычно находится бизнес-процесс, который наиболее часто реализуется в компаниях (см. схему):
1. Инициатор платежа формирует в системе заявку на оплату, заполняя ее электронную форму. При этом указываются следующие реквизиты:
-
назначение платежа (наименование контрагента);
-
статья расходов по бюджету;
-
сумма платежа;
-
желаемая дата оплаты;
-
документ-основание платежа.
2. После оформления заявка поступает на утверждение специалистам, которые уполномочены принимать соответствующие решения о проведении платежа. При этом все платежи в системе должны быть четко классифицированы, в зависимости от типа платежа определяется последовательность утверждения.
3. На любом из этапов утверждения принимающим решение специалистам должна быть доступна вся требуемая информация (как о контрагенте, так и об остатке бюджетных средств).
4. На этапе утверждения заявки принимается концептуальное решение о необходимости и правомерности осуществления заявленного платежа, поэтому после утверждения заявка на оплату поступает в работу специалистам казначейства. На данном этапе пользователю доступен ежедневный платежный календарь с актуальными данными о состоянии расчетных счетов и утвержденных, но еще неоплаченных заявках.
5. Специалисты казначейства на основании указанной в заявках информации о приоритете, суммах и датах платежей распределяют их по расчетным счетам, при этом им доступны функции изменения даты оплаты или проведения частичной оплаты по счету.
6. После разнесения по расчетным счетам платежные документы могут быть оформлены и выгружены в систему клиент-банк.
Следует также отметить некоторые особенности реализации подобных модулей в транзакционной системе. Во-первых, функциональность системы должна позволять автоматически присваивать заявкам статус прохождения утверждения. Во-вторых, подобная реализация, безусловно, предполагает систему электронных оповещений участников заявочной кампании (будь то инициатор или утверждающий) об изменении условий заявки (статуса, даты или суммы оплаты). Кроме этого, нелишней будет организация интеграции с системой клиент-банк для автоматической выгрузки платежных поручений, что существенно сэкономит время сотрудников на ввод информации и минимизирует риск ошибок.