1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1711

Разрабатываем путевой лист

У нас малое предприятие.

Мы заключили с директором договор аренды машины без выплаты ему компенсации. Можем ли мы разработать сами путевой лист и заполнять его, например, 1 раз в ме сяц и не указывать показания спидометра?

Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Данная форма в обязательном порядке применяется специализированными и автотранспортными организациями для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей.

Все остальные организации, не относящиеся к специализированным и автотранспортным, могут самостоятельно разработать форму путевого листа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

В случае использования организацией самостоятельно разработанной формы путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике организации в соответствии с требованиями п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

Что касается срока, на который следует оформлять путевой лист, то все первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Минфин России в Письме от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 указал, что «в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика».

Обратите внимание, что с 21.10.2008 вступил в силу Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Пунктом 10 данного Приказа установлено, что путевой лист можно оформлять на срок, не превышающий 1 месяц.

Теперь о данных, которые должен содержать путевой лист, чтобы на основании его можно было списать затраты на ГСМ.

Нужно отметить, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобильного транспорта. В этом документе обязательно указываются серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, остаток горючего при выезде и возвращении. Показания спидометра также обязательны. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.

Кроме того, он должен содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Таким образом, использование организацией самостоятельно разработанной формы путевого листа разрешается, при содержании в ней всех вышеперечисленных показателей и отражения в учетной политике организации на соответствующий налоговый период.