1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Расчет численности снабженцев

Рассчитав численность сотрудников одним методом, результаты можно уточнить другим

Как следует из писем, поступающих в редакцию, читатели «ЭЖ» активно используют опубликованные материалы в практической работе. Например, в связи с оптимизацией затрат предприятия пытаются рассчитать количество необходимых сотрудников. В серии статей на эту тему на конкретных примерах были рассмотрены различные методы, применив которые можно провести расчет. Сегодня мы отвечаем на вопрос, присланный нашим постоянным читателем. Он спрашивает: как можно рассчитать штат отдела снабжения в строительстве?
От чего он зависит?

Для определения численности служащих можно использовать следующие методы расчета:

  • по организационной структуре (штатному расписанию)[1];
  • по нормативам времени[1];
  • по норме управляемости[1];
  • по фактическим затратам времени[2];
  • с применением экспертной оценки трудоемкости работ[3].

При расчете численности сотрудников для отдела снабжения строительного предприятия необходимо учитывать следующее. Работа каждой такой службы и каждого исполнителя имеет определенную специфику. Она зависит от специализации и величины строительного предприятия, характера выполняемых работ, количества и характеристик поставляемых материалов, оборудования, строительной техники и т.д.

В целом можно выделить два основных варианта функционирования отдела снабжения. Назовем их.

1. Снабжение осуществляется преимущественно для конкретных строительных объектов. В этом случае основным документом является смета к договорам. Нередко договоры с заказчиком и сметы составляют специалисты строительной организации – сметчики. В ряде случаев они числятся в отделе, выполняющем весь комплекс подготовительных и сопровождающих работ, что характерно для малых предприятий.

2. Снабжение ведется по планам. Привязка к конкретным объектам минимальна. Договоры и сметы составляют специальные отделы. Служба снабжения выполняет логистические функции. Это организация доставки, складирования и поставки на строительную площадку материалов, оборудования, строительной техники и т.д. В перечне работ отдела снабжения отсутствует работа по подготовке, заключению и ведению договоров. Данный вариант предусмотрен для крупных предприятий.

Другие варианты организации работы представляют собой различные сочетания этих двух. Отметим, что основная часть работ для всех отделов снабжения одинакова. Речь идет о реализации логистической функции. Поэтому определить численность персонала для любого из них можно схожими методами.

Численность служащих зависит от трудоемкости выполняемых работ и фонда рабочего времени работника за определенный календарный период. Самое сложное при определении трудоемкости разделить трудовой процесс каждого исполнителя на составляющие функции и операции. При составлении нормативных справочников этим занимались квалифицированные специалисты по нормированию труда. Сегодня таких профессионалов немного, а их услуги очень дороги. Поэтому приходится прибегать к помощи экспертов. В качестве экспертов могут выступать специалисты по снабжению предприятия и руководитель отдела.

Практика применения данной методики свидетельствует о том, что рабочий процесс удобнее делить на периоды продолжительностью от 0,5 до нескольких часов. Результаты разделения необходимо заносить в специальные бланки. Экспертам легче оценивать минутные интервалы, но их становится много, и оперировать такой совокупностью очень сложно. Поэтому метод экспертной оценки дает не абсолютно точный и окончательный результат, а приблизительную численность работников снабженческих служб. Преимущество метода заключается в его простоте и невысокой трудоемкости.

Приведем пример расчета численности персонала службы материально-технического обеспечения московского филиала малого строительного предприятия, описанного в газете «Экономика и жизнь»
№ 06 за 2009 г.

Таблица 1

Бланк учета трудоемкости работ начальника отдела

Отдел (сектор) – отдел материально-технического обеспечения. Штатный состав – начальник отдела. Трудоемкость работ.

Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость

на один договор, ч

1

Поиск поставщиков

8

2

Переговоры с поставщиками

6

3

Подготовка расчетов и смет к договорам

4

4

Оформление и подписание договоров

2

5

Контроль за выполнением работ по договорам

4

6

Подготовка финансовых документов

1

7

Подготовка актов сдачи работ

1

8

Подписание актов сдачи работ

0,5

9

Выставление финансовых документов

0,5

10

Контроль поступления средств

2

Итого

 

29

Текущая оперативная плановая работа

п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость за период, ч

за смену

за месяц

за квартал

за год

1

Общее (линейное) руководство

2

66

198

792

2

Изучение рынка и рекламы продуктов

1

22

66

264

3

Материально-техническое снабжение

1

22

66

264

4

Сбытовая деятельность

2

44

132

528

5

Подготовка договоров

0,5

22

66

264

6

Контроль исполнения договоров

0,5

11

33

132

7

Претензионная работа

0,5

11

33

132

Итого

 

2376

Дополнительная неплановая работа

п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость за период, час

за смену

за месяц

за квартал

за год

1

Маркетинговые услуги

0,5

11

33

132

Таблица 2

Бланк учета трудоемкости работ инженера отдела

Отдел (сектор) – отдел материально-технического обеспечения. Штатный состав – инженер.

Трудоемкость работ.

Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

№ п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость

на один договор, ч

1

Поиск поставщиков

16

2

Переговоры с поставщиками

16

3

Подготовка расчетов и смет к договорам

8

4

Оформление и подписание договоров

8

5

Контроль за выполнением работ
по договорам

10

6

Подготовка финансовых документов

2

7

Подготовка актов сдачи работ

1,5

8

Подписание актов сдачи работ

1,5

9

Выставление финансовых документов

0

10

Контроль поступления средств

2

Итого

 

65

Текущая оперативная плановая работа

№ п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость за период, ч

за смену

за месяц

за квартал

за год

1

Изучение рынка и рекламы продуктов

2

22

66

264

2

Материально-техническое снабжение

2

22

66

264

3

Сбытовая деятельность

2

22

66

264

4

Подготовка договоров

0,5

22

66

264

5

Контроль исполнения договоров

0,5

11

33

132

6

Претензионная работа

0,5

11

33

132

Итого

 

1320

Дополнительная неплановая работа

№ п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость за период, ч

за смену

за месяц

за квартал

за год

1

Транспортные услуги

0,5

11

33

132

Другие виды работ

№ п/п

Перечень работ

Средняя трудоемкость за период, ч

за смену

за месяц

за квартал

за год

1

Экспедирование грузов

16

48

192

 

Отдел небольшой, в его составе два человека – начальник и инженер. В функции службы входит подготовка, заключение и ведение договоров. За расчетный период принят календарный 2005 г. Фонд рабочего времени работника при 40-часовой рабочей неделе составляет 1981 ч в год. После экспертной оценки работы начальника и инженера отдела (табл. 1 и 2) рассчитывается годовая трудоемкость работ и необходимая для их выполнения численность сотрудников отдела материально-технического обеспечения (табл. 3) по формуле, подробно рассмотренной в «ЭЖ» № 09:

Чс = Тр : Фрв,

где Чс – численность служащих по данной функции или работе;

Тр – трудоемкость данной функции или работы;

Фрв – фонд рабочего времени работника.

Таблица 3

Расчет трудоемкости и необходимой численности
служащих на 2005 г. для отдела снабжения

Подразделение

Виды работ

Трудоемкость на договор, ч

Кол-во
договоров, 2004 г., шт.

Кол-во
договоров, 2005 г., шт.

Годовая трудоемкость, 2004 г, ч

Годовая трудоемкость, 2005 г., ч

Численность сотрудников на 2005 г., чел.

Отдел МТО

Начальник отдела

1. Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

29

24,5

15

710,5

435

2. Текущая оперативная плановая работа

2376

2376

3. Дополнительная неплановая работа

132

132

4. Другие виды работ

Итого

 

3218,5

2943

1,5

Отдел МТО Инженер

1. Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

65

24,5

15

1592,5

975

2. Текущая оперативная плановая работа

1320

1320

3. Дополнительная неплановая работа

132

132

4. Другие виды работ

192

192

Итого

 

3236

2619

1,3

Как показывают результаты расчетов (табл. 4), в отделе материально-технического обеспечения малого предприятия не хватает одного сотрудника для эффективного выполнения снабженческих функций.

Таблица 4

Соотношение фактической и необходимой численности работников

Подразделение

Численность штатная, чел.

Численность расчетная, чел.

Расчетная избыточность (+) и нехватка (–) персонала, чел.

Отдел МТО, начальник отдела

1

1,5

–0,5

Отдел МТО, специалист

1

1,3

–0,3

Итого

2

2,8

–0,8

В дальнейшем расчет можно повторить при помощи фотографий рабочего времени. Их обработка позволит уточнить численность персонала соответствующих служб.

 

[1] Подробнее об этом см. в статье «Расчет численности служащих» // «ЭЖ», 2008, № 45. – Примеч. ред.

[2] См. статью «Расчет численности специалистов» // «ЭЖ», 2008, № 49. – Примеч. ред.

[3] Об этом читайте в статье «Расчет численности служащих малого предприятия» // «ЭЖ», 2009, № 9. – Примеч. ред.

Сумма:
%