Расчет численности снабженцев

Как следует из писем, поступающих в редакцию, читатели «ЭЖ» активно используют опубликованные материалы в практической работе. Например, в связи с оптимизацией затрат предприятия пытаются рассчитать количество необходимых сотрудников. В серии статей на эту тему на конкретных примерах были рассмотрены различные методы, применив которые можно провести расчет. Сегодня мы отвечаем на вопрос, присланный нашим постоянным читателем. Он спрашивает: как можно рассчитать штат отдела снабжения в строительстве?
От чего он зависит?

Для определения численности служащих можно использовать следующие методы расчета:

• по организационной структуре (штатному расписанию)[1];
• по нормативам времени[1];
• по норме управляемости[1];
• по фактическим затратам времени[2];
• с применением экспертной оценки трудоемкости работ[3].

При расчете численности сотрудников для отдела снабжения строительного предприятия необходимо учитывать следующее. Работа каждой такой службы и каждого исполнителя имеет определенную специфику. Она зависит от специализации и величины строительного предприятия, характера выполняемых работ, количества и характеристик поставляемых материалов, оборудования, строительной техники и т.д.

В целом можно выделить два основных варианта функционирования отдела снабжения. Назовем их.

1. Снабжение осуществляется преимущественно для конкретных строительных объектов. В этом случае основным документом является смета к договорам. Нередко договоры с заказчиком и сметы составляют специалисты строительной организации – сметчики. В ряде случаев они числятся в отделе, выполняющем весь комплекс подготовительных и сопровождающих работ, что характерно для малых предприятий.

2. Снабжение ведется по планам. Привязка к конкретным объектам минимальна. Договоры и сметы составляют специальные отделы. Служба снабжения выполняет логистические функции. Это организация доставки, складирования и поставки на строительную площадку материалов, оборудования, строительной техники и т.д. В перечне работ отдела снабжения отсутствует работа по подготовке, заключению и ведению договоров. Данный вариант предусмотрен для крупных предприятий.

Другие варианты организации работы представляют собой различные сочетания этих двух. Отметим, что основная часть работ для всех отделов снабжения одинакова. Речь идет о реализации логистической функции. Поэтому определить численность персонала для любого из них можно схожими методами.

Численность служащих зависит от трудоемкости выполняемых работ и фонда рабочего времени работника за определенный календарный период. Самое сложное при определении трудоемкости разделить трудовой процесс каждого исполнителя на составляющие функции и операции. При составлении нормативных справочников этим занимались квалифицированные специалисты по нормированию труда. Сегодня таких профессионалов немного, а их услуги очень дороги. Поэтому приходится прибегать к помощи экспертов. В качестве экспертов могут выступать специалисты по снабжению предприятия и руководитель отдела.

Практика применения данной методики свидетельствует о том, что рабочий процесс удобнее делить на периоды продолжительностью от 0,5 до нескольких часов. Результаты разделения необходимо заносить в специальные бланки. Экспертам легче оценивать минутные интервалы, но их становится много, и оперировать такой совокупностью очень сложно. Поэтому метод экспертной оценки дает не абсолютно точный и окончательный результат, а приблизительную численность работников снабженческих служб. Преимущество метода заключается в его простоте и невысокой трудоемкости.

Приведем пример расчета численности персонала службы материально-технического обеспечения московского филиала малого строительного предприятия, описанного в газете «Экономика и жизнь»
№ 06 за 2009 г.

Таблица 1

Бланк учета трудоемкости работ начальника отдела

Отдел (сектор) – отдел материально-технического обеспечения. Штатный состав – начальник отдела. Трудоемкость работ.

Таблица 2

Бланк учета трудоемкости работ инженера отдела

Отдел (сектор) – отдел материально-технического обеспечения. Штатный состав – инженер.

Трудоемкость работ.

Отдел небольшой, в его составе два человека – начальник и инженер. В функции службы входит подготовка, заключение и ведение договоров. За расчетный период принят календарный 2005 г. Фонд рабочего времени работника при 40-часовой рабочей неделе составляет 1981 ч в год. После экспертной оценки работы начальника и инженера отдела (табл. 1 и 2) рассчитывается годовая трудоемкость работ и необходимая для их выполнения численность сотрудников отдела материально-технического обеспечения (табл. 3) по формуле, подробно рассмотренной в «ЭЖ» № 09:

Чс = Тр : Фрв,

где Чс – численность служащих по данной функции или работе;

Тр – трудоемкость данной функции или работы;

Фрв – фонд рабочего времени работника.

Таблица 3

Расчет трудоемкости и необходимой численности
служащих на 2005 г. для отдела снабжения

Как показывают результаты расчетов (табл. 4), в отделе материально-технического обеспечения малого предприятия не хватает одного сотрудника для эффективного выполнения снабженческих функций.

Таблица 4

Соотношение фактической и необходимой численности работников

В дальнейшем расчет можно повторить при помощи фотографий рабочего времени. Их обработка позволит уточнить численность персонала соответствующих служб.

[1] Подробнее об этом см. в статье «Расчет численности служащих» // «ЭЖ», 2008, № 45. – Примеч. ред.

[2] См. статью «Расчет численности специалистов» // «ЭЖ», 2008, № 49. – Примеч. ред.

[3] Об этом читайте в статье «Расчет численности служащих малого предприятия» // «ЭЖ», 2009, № 9. – Примеч. ред.