Вопрос о возможности использования электронного документооборота (ЭДО) для ознакомления работников с результатами СОУТ вызывает много споров. Причиной послужили противоречивые разъяснения Минтруда России, выпущенные в течение 2026 г. Однако в письме от 17.06.2026 № 15-4/В-2106 ведомство поставило точку в этом вопросе, сформировав окончательную позицию.
Однако почти через три месяца Минтруд пересмотрел свою позицию. В письме от 01.06.2026 № 15-4/ООГ-940 он пояснил, что законодательство о СОУТ действительно не регулирует порядок применения электронных подписей при ознакомлении работников, но при этом прямого запрета на использование электронного документооборота закон также не содержит. Более того, с 1 сентября 2023 г. отчет о проведении СОУТ может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде с использованием электронной подписи.
Ведомство обосновало это отсутствием прямого запрета на использование электронного документооборота в законодательстве. С учетом положений ст. 22.1—22.3 ТК РФ, регулирующих применение информационной системы работодателя для осуществления электронного документооборота, допустимо использовать электронные подписи при ознакомлении работников с результатами СОУТ. Важнейшее условие: порядок ознакомления с результатами СОУТ посредством ЭДО необходимо закрепить во внутренних документах организации.
Минтруд отметил, что карта СОУТ подписывается председателем и членами комиссии по проведению СОУТ, экспертом организации, а также работниками, занятыми на данном рабочем месте на дату ее составления. Если на рабочем месте уже проведена спецоценка и оформлена карта, вновь принятый работник (включая переведенных из других подразделений) не обязан подписывать эту карту. В этом случае достаточно ознакомить его с результатами СОУТ в порядке, определенном локальным нормативным актом работодателя.
В ответе на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция.рф» еще 3 мая 2024 г., Роструд разъяснил, что работодатель, который ввел электронный документооборот, может ознакомить работников с результатами СОУТ посредством электронной подписи, а также с документами на бумажном носителе. Работником может использоваться:
От запрета к разрешению
Изначально Минтруд занимал жесткую позицию. В письме от 04.03.2026 № 15-1/ООГ-303 он указал, что работники должны лично расписываться в карте СОУТ, а использование электронной цифровой подписи для этих целей запрещено. Специалисты трудового ведомства объяснили это тем, что ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» требует ознакомления работников с результатами СОУТ в письменной форме.Однако почти через три месяца Минтруд пересмотрел свою позицию. В письме от 01.06.2026 № 15-4/ООГ-940 он пояснил, что законодательство о СОУТ действительно не регулирует порядок применения электронных подписей при ознакомлении работников, но при этом прямого запрета на использование электронного документооборота закон также не содержит. Более того, с 1 сентября 2023 г. отчет о проведении СОУТ может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде с использованием электронной подписи.
Итоговая позиция Минтруда
В комментируемом письме Минтруд сформулировал свою окончательную позицию: использование электронных подписей при ознакомлении работников с результатами СОУТ допустимо при одновременном соблюдении требований законодательства о специальной оценке условий труда.Ведомство обосновало это отсутствием прямого запрета на использование электронного документооборота в законодательстве. С учетом положений ст. 22.1—22.3 ТК РФ, регулирующих применение информационной системы работодателя для осуществления электронного документооборота, допустимо использовать электронные подписи при ознакомлении работников с результатами СОУТ. Важнейшее условие: порядок ознакомления с результатами СОУТ посредством ЭДО необходимо закрепить во внутренних документах организации.
Минтруд отметил, что карта СОУТ подписывается председателем и членами комиссии по проведению СОУТ, экспертом организации, а также работниками, занятыми на данном рабочем месте на дату ее составления. Если на рабочем месте уже проведена спецоценка и оформлена карта, вновь принятый работник (включая переведенных из других подразделений) не обязан подписывать эту карту. В этом случае достаточно ознакомить его с результатами СОУТ в порядке, определенном локальным нормативным актом работодателя.
Мнение Роструда
Роструд солидарен с Минтрудом в том, что при ознакомлении работников с результатами СОУТ можно использовать электронные подписи.В ответе на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция.рф» еще 3 мая 2024 г., Роструд разъяснил, что работодатель, который ввел электронный документооборот, может ознакомить работников с результатами СОУТ посредством электронной подписи, а также с документами на бумажном носителе. Работником может использоваться:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.