Компании нередко для служебных целей используют личные авто сотрудников, выплачивая им за это компенсацию. Разберемся, как осуществляется ее налогообложение, в том числе взносами на травматизм, как установить ее размер, а также какие сложности возникают при выплате компенсации за авто, принадлежащее сотруднику на основании доверенности, при выплате компенсации за использование электромобиля и при использовании личного авто для поездки в командировку.
Что компенсирует работодатель
Одной из предусмотренных Трудовым кодексом гарантий работникам является возмещение расходов при использовании их личного имущества. Статья 188 ТК РФ устанавливает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, работодатель, используя в служебных целях личное авто сотрудника, должен:
-
выплачивать ему компенсацию за использование авто;
-
возмещать ему расходы, связанные с использованием авто в служебных целях.
Как установить размер компенсации
Трудовой кодекс размер компенсации за использование имущества работника (в частности, авто) никак не ограничивает. Однако это не означает, что ее размер может быть любым. Его нужно обосновать. Это необходимо в первую очередь для целей налогообложения.
Так как по своей сути компенсация призвана возмещать работнику износ авто за время служебных поездок, целесообразно устанавливать компенсацию в размере, соизмеримом с размером ежемесячных амортизационных отчислений по аналогичному авто для целей налога на прибыль. При этом в качестве первоначальной стоимости для целей расчета компенсации можно взять рыночную стоимость авто сотрудника, определив ее по объявлениям о продаже авто такой же марки и в аналогичном состоянии (год выпуска, пробег).
пример
ОПРЕДЕЛЕНИЕ РАЗМЕРА КОМПЕНСАЦИИ
Сотрудник по согласованию с работодателем будет использовать личный легковой автомобиль в служебных целях. Планируемое время использования личного авто в служебных целях — не более трех часов в день.
Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1), легковые автомобили относятся к третьей амортизационной группе (срок полезного использования от трех до пяти лет).
Допустим, что рыночная стоимость авто сотрудника составляет 1 млн руб., а срок полезного использования — пять лет. Тогда размер ежемесячной амортизации равен 16 667 руб. (1 млн руб./60 месяцев). Но это при ежедневной и круглосуточной эксплуатации. А в рассматриваемой ситуации автомобиль сотрудника будет использоваться в служебных целях только в рабочие дни (пять дней в неделю, всего 20 дней в месяц). Соответственно, ежемесячная амортизация будет равна уже 11 111 руб. (16 667 руб. /30 дней * 20 дней), а ежедневная — 555,55 руб. (11 111 руб. /20 дней). Но авто используется в служебных целях только три часа в день. С учетом этого ежедневная амортизация составит 208 руб. (555,55 руб. /8 часов * 3 часа).
Таким образом, размер ежемесячной компенсации за использование личного авто в служебных целях будет равен 4160 руб. (208 руб. * 20 дней).
Размер возмещения расходов
Как и размер компенсации, размер возмещения работнику расходов, связанных с использованием авто в служебных целях, Трудовой кодекс никак не ограничивает. Также он никак не ограничивает и перечень таких расходов.
В своем приказе от 11.11.2022 № 253 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства» Роструд указал, что размер компенсации и возмещения расходов при использовании личного имущества работника в служебных целях определяется соглашением сторон. Работодатель обязан компенсировать работнику расходы, связанные с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов). При этом работодатель обязан возместить расходы только при наличии одновременно следующих условий:
-
имущество работника используется с согласия или ведома работодателя;
-
имущество работника используется в интересах работодателя.
На практике при использовании авто сотрудника в служебных целях работодатель, как правило, возмещает затраты на ГСМ. Но он также может возмещать затраты на текущий ремонт, ТО, мойку и парковку авто, а также иные согласованные между работником и работодателем затраты.
По своей сути возмещение расходов призвано компенсировать работнику его затраты, связанные с использованием его личного авто в служебных целях. Следовательно, работодатель для возмещения расходов должен знать размер затрат, которые понес работник, и что эти затраты произведены именно при использовании личного авто работника в служебных целях. Соответственно, для возмещения расходов работник должен представить работодателю документы, подтверждающие понесенные затраты (например, чеки АЗС), и документы, подтверждающие использование авто именно в служебных, а не в личных целях (например, служебные задания).
Так, исходя из чеков АЗС, маршрутов движения авто в служебных целях (километраж) и расхода топлива конкретного авто работодатель сможет определить сумму расходов работника на топливо, потраченное в служебных целях, которая подлежит возмещению работнику.
Документальное оформление компенсации и возмещения
Согласно требованиям Трудового кодекса размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Конкретный вид такого соглашения Трудовой кодекс не устанавливает.
Таким образом, с работником может быть заключено либо отдельное соглашение о возмещении ему расходов при использовании личного авто в служебных целях, либо дополнительное соглашение к трудовому договору. Главное, чтобы соглашение имело письменную форму.
В соглашении нужно прописать размер и порядок расчета ежемесячной компенсации за использование авто, срок ее выплаты, а также перечень расходов, связанных с использованием авто в служебных целях, порядок и условия их возмещения.
Налогообложение компенсации и возмещения расходов
Разобравшись с требованиями трудового законодательства, рассмотрим, как производится учет выплачиваемых работнику сумм компенсации и возмещения расходов в целях НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль.
НДФЛ
Пунктом 1 ст. 217 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Учитывая это, Минфин России в письме от 01.11.2024 № 03-04-05/107628 пришел к выводу, что суммы, выплачиваемые работнику за использование его имущества в интересах работодателя, не облагаются НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ, если они выплачиваются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом освобождение от НДФЛ применяется при наличии в организации документов (копий), которые в зависимости от вида компенсации будут подтверждать фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26.06.2020 № 03-04-05/55023, от 03.09.2019 № 03-04-05/67569.
Таким образом, и ежемесячная компенсация за использование авто в служебных целях в размере, установленном соглашением сторон, и возмещение расходов, связанных с использованием авто в служебных целях (при наличии подтверждающих документов), в порядке и размерах, установленных соглашением сторон, не подлежат обложению НДФЛ.
Страховые взносы
Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ. Так, согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Исходя из этого Минфин России в письме от 14.08.2025 № 03-00-08/79253 разъяснил, что расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта, не облагаются страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником. При этом размер указанной компенсации должен быть экономически обоснован и связан с фактическим использованием сотрудником личного транспортного средства. А в отношении возмещения расходов Минфин в письме от 06.12.2019 № 03-04-06/94977 указал, что оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Таким образом, компенсация за использование авто в служебных целях в размере, установленном соглашением сторон, и возмещение расходов, связанных с использованием авто в служебных целях (при наличии подтверждающих документов), в порядке и размерах, установленных соглашением сторон, не подлежат обложению страховыми взносами.
Взносы на травматизм
Компенсация и возмещение расходов в размере, определенном соглашением сторон, не облагаются и взносами на травматизм, поскольку согласно подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» страховыми взносами на травматизм не облагаются все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. СФР это подтверждает (письма от 26.09.2025 № 19-02/93621л, № 19-02/93619л, № 19-02/93616л, № 19-02/93615л, № 19-02/93362л).
Специалисты СФР в числе компенсируемых расходов, не облагаемых страховыми взносами, помимо ГСМ, назвали оплату услуг автосервиса по диагностике и техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, услуг мойки, услуг автострахования (КАСКО, ОСАГО).
Налог на прибыль
Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах следующих норм:
-
2400 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
-
3000 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
-
1200 руб. в месяц для мотоциклов.
При этом п. 38 ст. 270 НК РФ четко установлено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.
Таким образом, и компенсацию, и возмещение расходов по личному авто сотрудника, используемому в служебных целях, можно учесть в расходах только в пределах норм, установленных подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
И чиновники, и суды указывают, что в этих нормах уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (см. письма Минфина России от 17.01.2025 № 03-03-07/3188, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339, от 09.11.2022 № 03-03-06/1/109006, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838, постановление АС Северо-Западного округа от 06.02.2020 № Ф07-17382/2019 по делу № А13-2437/2018 (Определением Верховного суда РФ от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам), решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09).
Спорные и неоднозначные ситуации
Разобравшись с налогообложением компенсации и возмещения расходов при использовании авто сотрудника в служебных целях, рассмотрим, какие неоднозначные и спорные ситуации возникают на практике.
Авто по доверенности
Статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование в служебных целях личного имущества работника и, в частности, личного транспорта. Понятие «личное имущество» трудовое законодательство не раскрывает. В связи с этим возникает вопрос о том, является ли личным авто сотрудника, если он пользуется им по доверенности, и, соответственно, подпадают ли под освобождение от НДФЛ и страховых взносов компенсация и возмещение расходов такому сотруднику за использование этого авто в служебных целях?
Минфин считает, что не подпадает. По его мнению, исходя из положений ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в служебных целях исключительно личного имущества работника. Если же автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности (например, он пользуется им по доверенности), такое авто не является личным имуществом работника. Поэтому, если работнику выплачивается компенсация за использование такого авто в служебных целях, она не относится к компенсации, установленной ст. 188 ТК РФ, и, соответственно, не подпадает под освобождение от НДФЛ и страховых взносов, предусмотренное, соответственно, п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ (письма Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, от 26.09.2017 № 03-04-06/62152). Эту точку зрения разделяют и налоговики (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Однако такая позиция представляется спорной. Сам же Минфин в письме от 05.12.2017 № 03-04-06/80616 указывал, что, по мнению Минтруда России, расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Поэтому компенсационные выплаты за использование такого авто в служебных целях освобождаются от обложения НДФЛ. Такого же мнения придерживаются и суды (постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № Ф07-6326/2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013 (Определением Верховного суда РФ от 27.08.2014 № 309-ЭС14-580 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам)). Они отмечают, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. По мнению судей, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Поэтому компенсация за использование такого автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Определение Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012).
Использование в служебных целях электромобиля
В последнее время все большее распространение получают электромобили. Ключевое отличие электромобиля от обычного (бензинового, дизельного) заключается в том, что двигатель электромобиля представляет собой электродвигатель, состоящий из статора (неподвижная часть) и ротора (подвижная часть находящегося внутри статора, вращающегося под воздействием магнитного поля). То есть у двигателя электромобиля нет цилиндров. А между тем нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, в размере которых можно учесть компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, зависят от рабочего объема двигателя, который представляет собой суммарный объем всех цилиндров, измеряемый в куб. см. В связи с этим возникает вопрос о возможности учета в расходах по налогу на прибыль компенсации за использование в служебных целях электромобиля сотрудника.
Изначально в письме от 14.08.2025 № 03-00-08/79253 Минфин указал, что расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта, в частности электромобиля, могут быть учтены в расходах организации при исчислении налога на прибыль в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление № 92). Однако затем в письме от 19.08.2025 № 03-03-06/1/80897 Минфин разъяснил, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, категории которых не предусмотрены постановлением № 92 (в частности, электромобилей), для целей налогообложения прибыли не учитываются.
На наш взгляд, поскольку нормы, указанные в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (и в постановлении № 92), рассчитаны только для автомобилей с двигателем внутреннего сгорания (бензиновых, дизельных), применить их к электромобилю не представляется возможным. И поскольку в целях главы 25 НК РФ учесть расходы в виде компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок можно только в пределах установленных норм, получается, что компенсацию за использование в служебных целях электромобиля учесть в расходах нельзя.
Что касается НДФЛ и страховых взносов, то компенсация за использование в служебных целях электромобиля не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном соглашением сторон (письмо Минфина России от 14.08.2025 № 03-00-08/79253).
На личном авто в командировку
Сотрудник, которому согласно заключенному с ним соглашению за использование личного авто в служебных целях выплачивается компенсация и возмещаются расходы на основании ст. 188 ТК РФ, может поехать на этом автомобиле в командировку. Командированному работнику работодатель обязан возмещать, в частности, расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возникает вопрос: можно ли в этом случае суммы возмещения работнику его затрат на ГСМ учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на командировки?
На наш взгляд, учесть расходы на ГСМ в полном объеме в целях налога на прибыль в такой ситуации не получится. Дело в том, что, поскольку с работником заключено соглашение о возмещении ему расходов при использовании личного авто в служебных целях, расходы на ГСМ возмещаются ему на основании ст. 188 ТК РФ, а не на основании ст. 168 ТК РФ (расходы, связанные со служебной командировкой). Поэтому применить для учета расходов на ГСМ подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.
Для учета расходов, связанных с использованием для служебных поездок личных легковых автомобилей, предусмотрена специальная норма — подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. А она предусматривает учет только в пределах установленных в ней норм, которые включают в себя как саму компенсацию за использование авто, так и возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля.
Минфин это подтверждает. Из его письма от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804 следует, что при направлении работника на своем авто в командировку в расходах по налогу на прибыль можно учесть только компенсацию в пределах норм, установленных подп. 11 п. 1 ст. 164 НК РФ.