Социальный фонд России в серии недавних писем дал свои разъяснения по заполнению формы ЕФС-1 в неочевидных ситуациях. Чиновники пояснили, как отражать в отчетности временный перевод сотрудника, его увольнение с временной должности, реорганизацию компании, а также отсутствие работника по невыясненным причинам и договор ГПХ с исполнителем, который так и не приступил к работе. Это поможет бухгалтерам избежать распространенных ошибок и претензий со стороны фонда.
Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» является обязательным документом, который работодатели (страхователи) представляют в Социальный фонд России (СФР). Ее основное назначение — отражение трудовой деятельности и страхового стажа работников, а также сведений о начисленных страховых взносах.
Представление ЕФС-1 регламентировано Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ) и приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, которым утверждена сама форма и порядок ее заполнения.
Страхователь обязан передавать в СФР актуальные и достоверные сведения о всех кадровых событиях: приеме на работу, переводе, увольнении, а также о заключении и прекращении договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Но несмотря на детальную регламентацию, на практике регулярно возникают нестандартные ситуации, когда порядок заполнения формы неочевиден.
Временный перевод сотрудника
В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 отражаются кадровые мероприятия, в том числе «ПЕРЕВОД». СФР в письме от 27.10.2025 № 19-20/55336 рассмотрел ситуацию, когда компания в связи с производственной необходимостью временно перевела двух работников на другие должности с 1 октября по 21 ноября 2025 г. Ее интересовало, будет ли нарушением представление подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 по факту временного перевода только один раз с указанием перевода на временную должность и обратного перевода на основную должность?
В ответ СФР сообщил, что одновременное представление в СФР сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» раздела 1 формы ЕФС-1 о переводе работников на другие должности и об обратном переводе данных работников на основные должности не является нарушением.
На наш взгляд, представление сведений при временном переводе на другую должность вообще не требуется. Согласно п. 4 Порядка заполнения формы ЕФС-1 подраздел 1.1 подраздела 1 заполняется и представляется страхователями в территориальный орган СФР на всех зарегистрированных лиц, в отношении которых, в частности, произведены кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие). То есть сведения нужно подавать только при постоянном переводе на другую должность.
Это подтверждается разъяснениями чиновников. Так, СФР в письме от 19.03.2025 № 19-20/13816 указал, что если перевод сотрудника осуществляется временно на определенный период, то информацию о таком переводе следует предоставлять в СФР в случае, если временный перевод становится постоянным. А Минтруд России в письме от 12.07.2024 № 14-6/ООГ-4252 разъяснил, что на основании ст. 66.1 ТК РФ, подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ информация о переводах работника на другую постоянную работу вносится в сведения о трудовой деятельности и передается в составе единой формы сведений (форма ЕФС-1). При этом случаи временного перевода работника не указаны.
Таким образом, законодательством не установлено требование о представлении сведений о трудовой деятельности о временном переводе.
Увольнение с временной должности
Временно переведенный на другую должность работник может решить уволиться и подать заявление об увольнении. Возникает вопрос: какая должность работника (основная или временная) должна быть указана в подразделе 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1?
В письме от 19.03.2025 № 19-20/13816 СФР разъяснил, что при увольнении сотрудника с временно занимаемой должности в СФР представляются сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» с указанием в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» сведений по предыдущему месту работы (до перевода). То есть указывается основная должность работника.
Минтруд России это подтверждает. В письме от 12.07.2024 № 14-6/ООГ-4252 он указал, что при увольнении с временной должности в приказе об увольнении, формах ЕФС-1 и СТД-Р следует указать основную должность работника в соответствии с его трудовым договором.
Реорганизация компании и переименование должностей
При реорганизации компаний и формировании нового штатного расписания должности работников могут быть переименованы без изменения их трудовых функций. Встает вопрос: является ли это переводом и нужно ли его отражать в форме ЕФС-1?
СФР в письме от 04.07.2025 № 19-20/34940 разъяснил, что в такой ситуации необходимо представить сведения по двум кадровым мероприятиям:
-
«ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» — отражает факт реорганизации и смены наименования страхователя. Эти сведения может подать как правопредшественник, так и правопреемник;
-
«ПЕРЕВОД» — отражает изменение наименования должности сотрудника, даже если его трудовая функция осталась прежней. Эти сведения представляет исключительно организация-правопреемник.
Договор ГПХ с не приступившим к работе исполнителем
В письме от 01.11.2025 № 19-20/57026 СФР рассмотрел следующую ситуацию. Компания заключила с гражданином договор на выполнение работ. Срок окончания договора не определен, но в нем указан объем работ, который должен быть выполнен в течение 35 дней. Гражданину предоплата не выплачивалась, к работам он так и не приступил, на связь не выходил. В какой срок в таком случае необходимо подать форму ЕФС-1 об окончании действия договора ГПХ?
СФР разъяснил, что в этом случае договор может быть расторгнут в одностороннем порядке по основанию существенного изменения обстоятельств (п. 1 ст. 451 ГК РФ) или одностороннего отказа (п. 2 ст. 450.1 ГК РФ). Страхователю следует представить в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», указав в качестве основания документ, подтверждающий расторжение договора.
Отсутствие работника по невыясненным причинам
Если работник долгое время не появляется на работе, но официально не уволен, его статус становится неопределенным. Нужно ли включать его в подраздел 1.2 «Сведения о трудовом стаже» формы ЕФС-1, и если да, то как корректно отразить этот период?
В письме от 26.06.2025 № 19-20/33470 СФР разъяснил, что в случае отсутствия работника на рабочем месте больше месяца по невыясненным причинам работодатель представляет подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 по такому работнику. Период отсутствия выделяется отдельной строкой. В графе «Дополнительные сведения» необходимо указать специальный код «НЕОПЛ», который сигнализирует о неоплачиваемом периоде, не включаемом в страховой стаж.