Отпуск — не только право работника, но и обязанность работодателя. Как избежать ошибок при оформлении, соблюсти сроки и учесть пожелания сотрудников? Разбираемся в нюансах трудового законодательства с учетом разъяснений чиновников и судов.
Право на отпуск
Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением должности и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). До истечения шести месяцев непрерывной работы отпуск за первый год работы предоставляется:
-
женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
-
работникам в возрасте до 18 лет;
-
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
-
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Обратите внимание: ежегодные отпуска предоставляются не за календарный, а за рабочий год. Под рабочим годом понимается период времени, в течение которого работник исполняет свои трудовые обязанности у одного работодателя. В письме от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519 Минтруд России разъяснил, что рабочий год составляет 12 полных месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю. Данное правило было заложено в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г., действующих в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
В случае если какие-либо периоды времени в соответствии со ст. 121 ТК РФ не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.
Так, в стаж работы для отпуска включается время отпусков за свой счет, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ). В письме от 10.04.2024 № ПГ/05862-6-1 Роструд указал, что если у работника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года превысила 14 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Соответственно, если в рабочем году работник брал 16 дней отпуска за свой счет, окончание рабочего года отодвигается на два календарных дня.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 122 ТК РФ). Это правило распространяется и на уволенных работников, впоследствии восстановленных на работе по решению суда. Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда РФ в Определении от 13.09.2021 № 25-КГ21-9-К4 разъяснила, что признание увольнения незаконным и восстановление на работе влечет за собой восстановление в полном объеме трудовых прав работника, в том числе права на отпуск. И поскольку до незаконного увольнения работник состоял в трудовых отношениях с работодателем более шести лет, в соответствии со ст. 122 ТК РФ он имеет право на предоставление очередного отпуска в любое время рабочего года.
Продолжительность отпуска и его начало
В общем случае продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но для отдельных категорий работников продолжительность отпуска может быть больше. Так, отпуск работающих инвалидов должен быть не менее 30 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), а отпуск несовершеннолетних — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Удлиненный оплачиваемый отпуск положен и педагогическим работникам. Его продолжительность устанавливается Правительством РФ (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 03.04.2024 № 415).
Праздничные нерабочие дни, попадающие на период отпуска, в его продолжительность не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Оплачиваемый отпуск может начинаться в любой день. Норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день, Трудовой кодекс не содержит (письмо Минтруда России от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).
Отпуск несовершеннолетних
Как уже было указано выше, работникам в возрасте до 18 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ). Такие работники по заявлению вправе получить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).
Когда несовершеннолетний реализует свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск после достижения 18 лет, продолжительность такого отпуска определяется пропорционально отработанному времени до и после наступления совершеннолетия (п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.01.2014 № 1). То есть до исполнения 18 лет продолжительность отпуска за рабочий год считается исходя из 31 календарного дня, а после — исходя из 28 календарных дней.
пример
Несовершеннолетний трудится в компании с 1 марта 2025 г. Он написал 16 мая 2025 г. заявление на предоставление отпуска со 2 июня 2025 г. 30 мая 2025 г. ему исполнилось 18 лет.
Несмотря на то, что работник не отработал шестимесячный срок, работодатель обязан предоставить ему отпуск в силу положений ст. 122 ТК РФ, поскольку на момент подачи заявления на отпуск работник являлся несовершеннолетним. Но так как отпуск будет предоставлен после наступления совершеннолетия, его продолжительность будет не 31, а 28 календарных дней.
До ухода в отпуск работник проработает несовершеннолетним 90 дней (31 день март + 30 дней апрель + 29 дней май) и три дня (30 и 31 мая, 1 июня) — совершеннолетним.
Количество «заработанных» работником дней отпуска составит:
— 7,64 дня в качестве несовершеннолетнего (31/365 х 90);
— 0,23 дня в качестве совершеннолетнего (28/365 х 3).
То есть из 28 дней отпуска «заработанными» будут только 8 (7,87 дня (7,64 + 0,23)), а остальные 20 дней отпуска предоставляются работнику авансом (являются неотработанными).
Разделение отпуска на части
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Требований по продолжительности и количеству других частей отпуска Трудовой кодекс не устанавливает. Согласно разъяснениям, данным в письме Минтруда России от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853, продолжительность и количество других частей отпуска определяется графиком отпусков и соглашением сторон трудового договора.
Мнение Минтруда России разделяет и Роструд. В письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 он указал, что оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество частей (например, два дня, пять дней, восемь дней и т.д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по этому вопросу. В то же время за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы, поэтому чрезмерно дробить отпуск не рекомендуется. Специалисты службы по труду и занятости также отметили, что работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.
Разъяснения о том, как должно быть оформлено согласие работника на разделение отпуска на части, содержатся в письме Роструда от 08.10.2024 № ПГ/19878-6-1. Специалисты службы по труду и занятости указали, что порядок оформления соглашения между работником и работодателем о разделении отпуска на части трудовым законодательством не установлен и может определяться, в частности, локальным нормативным актом работодателя. Инициатива или согласие работника на разделение отпуска могут быть выражены в его письменном заявлении, соответствующей отметке в графике отпусков или в приказе работодателя о разделении отпуска.
Если стороны не могут достичь соглашения, то предоставляется отпуск полной продолжительности (письмо Минтруда России от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853). Это подтверждают и суды. Так, Девятый кассационный суд общей юрисдикции в Определении от 21.03.2024 № 88-1009/2024 по делу № 2-41/2023 признал незаконным разделение работодателем (без согласия работника) ежегодного оплачиваемого отпуска работника на части. Поскольку работник не был ознакомлен с графиком отпусков, на разделение отпуска согласие не давал, суд пришел к выводу о том, что работодателем было нарушено право работника на предоставление неделимого ежегодного оплачиваемого отпуска.
Дополнительный отпуск
Некоторые работники, помимо права на основной оплачиваемый отпуск, имеют право на дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Так, согласно ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются: работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
При предоставлении основного и дополнительного отпуска возникает вопрос об объединении и разделении дней этих отпусков. В письме от 10.10.2024 № ПГ/19708-6-1 Роструд разъяснил, что согласно ст. 120 ТК РФ, при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. В трудовом законодательстве нет запретов на объединение или разделение дней основного и дополнительного отпусков. При этом разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части возможно только по соглашению между работником и работодателем, а если такое соглашение не достигнуто, отпуск предоставляется в полном объеме. А в ответе на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция.рф» 3 мая 2024 г., специалисты службы по труду и занятости разъяснили, что ежегодный дополнительный отпуск может быть разделен на части, но по соглашению между работником и работодателем.
Таким образом, по соглашению с работодателем работник может взять дополнительный отпуск или его часть отдельно от основного отпуска. Если же согласие не достигнуто, дополнительный отпуск присоединяется к основному.
Неиспользованные дни отпуска
При разделении отпуска на части у сотрудников могут оставаться неиспользованные дни отпуска за прошлые годы. В разъяснениях Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1 и от 08.06.2007 № 1921-6 указано, что работники имеют право на все положенные им ежегодные оплачиваемые отпуска. Эти отпуска за предыдущие периоды могут быть предоставлены согласно графику отпусков на следующий год или по договоренности между работником и работодателем.
Согласно Трудовому кодексу запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск два года подряд. Также установлено, что перенесенный отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он положен (ст. 124 ТК РФ). Важно контролировать, чтобы у сотрудников не накапливались неиспользованные дни отпуска за период более двух лет. В противном случае работодателю грозит штраф за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаций и от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для должностных лиц или ИП).
Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией не допускается. Как пояснил Роструд в письме от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1, компенсация возможна только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, и только при наличии заявления от работника. При этом замена отпуска деньгами — это право, а не обязанность работодателя, поэтому он может отказать без объяснения причин. Это подтверждается судебной практикой, например, Определением Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 № 33-4410/2011, где указано, что суд не может обязать работодателя выплатить компенсацию.
Отпуск авансом
Чтобы «заработать» оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, работнику нужно отработать 11 месяцев. Но на практике работник часто уходит в отпуск раньше. В результате возникает ситуация, когда оплачиваемый отпуск предоставляется работнику авансом (работник отгуливает отпуск, который он еще не «заработал»). И если после этого работник увольняется, встает вопрос о том, что делать с оплатой неотработанных дней отпуска, которые работник уже отгулял?
Статья 137 ТК РФ позволяет удерживать из выплат работнику оплату неотработанных дней отпуска. Но при этом, исходя из положений ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Учитывая эти положения, Роструд в письме от 12.03.2025 № ПГ/03396-6-1 разъяснил, что удержания из заработной платы работника являются правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению. При этом работодатель не вправе удержать более 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении. Если удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении не представляется возможным, то работник может ее возместить в добровольном порядке. Для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке нет оснований.
Такой же точки зрения придерживается и Минтруд России (письмо от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784).
Верховный суд РФ тоже считает, что действующее законодательство не содержит оснований взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете (определения от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).