Как должны возмещаться расходы на проезд командированного работника в случае приобретения авиабилетов другим командированным работником? Разъяснения на этот счет Минфин России дал в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879.
Трудовой кодекс гарантирует командированному работнику возмещение его расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В частности, работодатель обязан возместить работнику:
-
расходы по проезду;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В статье 168 ТК РФ указано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. А порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Исходя из вышеприведенных положений, Минфин России пришел к выводу, что на законодательном уровне определен состав расходов на проезд в служебную командировку, возмещаемых работнику, и обязательность представления документов, подтверждающих указанные расходы. Порядок возмещения расходов на проезд в ситуации, когда авиабилеты приобретаются другим командируемым работником, действующими нормативными правовыми актами не урегулирован. В связи с этим, по мнению финансистов, определить такой порядок можно коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
На наш взгляд, порядок может быть определен следующим образом. В приказе о направлении в командировку или ином распорядительном документе компании нужно указать, что авиабилеты для всех командированных работников приобретаются одним командированным работником. Ему выдаются под отчет необходимые для покупки денежные средства, за которые он должен будет отчитаться.
По возвращении из командировки работник, который приобретал авиабилеты, прикладывает к авансовому отчету документы, подтверждающие факт перелета всех командированных работников, которым он покупал авиабилеты. В письме от 22.11.2021 № 03-03-06/1/94249 Минфин России разъяснил, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, подтверждающая перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и документы, подтверждающие факт потребления приобретенной услуги. Таким документом, согласно письму Минфина России от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640, может быть посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту. При отсутствии штампа о досмотре на посадочном талоне необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. В частности, в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
Таким образом, при приобретении авиабилетов в электронной форме работник, покупавший эти билеты, должен будет приложить к своему авансовому отчету маршрут/квитанции и посадочные талоны со штампом о прохождении досмотра всех командированных работников (или иной документ (документы), содержащий необходимую для подтверждения полета информацию).