Электронный кадровый документооборот вызывает у компаний много вопросов. В этом материале мы расскажем об отзыве работником в электронном виде своего заявления об увольнении, а также о применении электронного кадрового документооборота с дистанционными работниками.
Под электронным кадровым документооборотом (далее — ЭКД) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ).
Для ЭКД работодатель может использовать:
-
цифровую платформу «Работа в России»;
-
собственную информационную систему.
В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303 Минтруд России разъяснил, что Трудовой кодекс не содержит ограничений на осуществление работодателем электронного документооборота посредством цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя одновременно.
Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, установлены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (вступил в силу с 1 марта 2023 г.).
Отзыв заявления об увольнении в электронном виде
Порядок ведения ЭКД и взаимодействие работодателя и работника посредством ЭКД регулируются положениями ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.
В статье 22.1 ТК РФ сказано, что положения ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.
Трудовой кодекс не содержит требования об обязательном оформлении отзыва заявления об увольнении на бумажном носителе. В статье 80 ТК РФ лишь указано на право работника до истечения срока предупреждения об увольнении отозвать свое заявление. В то же время ст. 22.3 ТК РФ предусмотрено, что при отзыве заявления об увольнении работником могут использоваться:
-
усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Таким образом, отзыв заявления об увольнении может осуществляться работником посредством ЭКД. В письме от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-728 Минтруд России назвал условия, при которых работник может это сделать. По мнению специалистов трудового ведомства, отзыв заявления об увольнении может быть направлен работником в электронном виде в случае, если:
-
работодатель осуществляет ЭКД с данным работником;
-
отзыв заявления об увольнении включен в перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется ЭКД, утвержденный локальным нормативным актом.
Отметим, что поскольку, как уже было указано выше, Трудовой кодекс не регламентирует форму отзыва заявления об увольнении, у работника есть возможность отозвать свое заявление об увольнении в электронном виде не только посредством ЭКД, но и иным способом, например по электронной почте. Так, Восьмой кассационный суд общей юрисдикции в Определении от 12.05.2022 № 88-9762/2022 по делу № 2-116/2021 рассмотрел ситуацию, когда работница в день увольнения отозвала свое заявление об увольнении по электронной почте. Суд указал, что работник вправе отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию до истечения календарного дня, определенного сторонами как окончание трудового отношения. При этом он отверг доводы работодателя о том, что отзыв заявления об увольнении был направлен работницей на адрес электронной почты, который не используется работодателем в качестве официального электронного адреса. Поскольку трудовым законодательством не предусмотрен определенный способ подачи заявления об отзыве заявления об увольнении, работник имеет право отозвать свое заявление любым доступным для него способом.
ЭКД при взаимодействии с дистанционными работниками
Статьей 312.1 ТК РФ установлено, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. 22.1—22.3 ТК РФ.
Согласно ст. 22.2 ТК РФ ЭКД вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который должен содержать:
-
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭКД;
-
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
-
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКД;
-
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД, а также сведения о дате введения ЭКД, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Учитывая эти положения, Минтруд России в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 разъяснил, что при принятии решения о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками ЭКД такое решение целесообразно оформить локальным нормативным актом. Если же такой акт не принят, взаимодействие дистанционного работника и работодателя производится в соответствии с положениями ст. 312.2 и 312.3 ТК РФ. Специалисты трудового ведомства также указали, что при принятии решения о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота работодателю следует соблюдать порядок введения ЭКД, установленный ст. 22.2 ТК РФ.
Из этого следует, что работодатель должен уведомить дистанционных работников о переходе на ЭКД и получить от них согласие, поскольку согласно положениям ст. 22.2 ТК РФ переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Такое согласие не требуется лишь от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 г. отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем. Отсутствие согласия работника или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для увольнения (ст. 22.2 ТК РФ).