Как в целях бухучета и налога на прибыль учитываются командировочные расходы на приобретение иностранной валюты? Разъяснения на этот счет содержатся в письме Минфина России от 19.08.2022 № 07‑01‑09/81220.
Если командированный за границу работник получает аванс на командировку в рублях, он самостоятельно обменивает их на иностранную валюту. По возвращении из заграничной командировки работник составляет авансовый отчет, в котором произведенные им расходы указаны в иностранной валюте. Возникает вопрос: по какому курсу следует пересчитывать эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
В бухгалтерском учете активы и обязательства в иностранной валюте отражаются в соответствии с ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Согласно п. 5 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому Банком России. Для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Специалисты финансового ведомства указали, что, исходя из положений ПБУ 3/2006, расходы организации в иностранной валюте, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, действующему на дату утверждения авансового отчета. К такому же выводу они приходили ранее в письме от 29.12.2015 № 07‑01‑06/77011.
В налоговом учете расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В силу подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Специалисты финансового ведомства указали, что, исходя из положений ст. 168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в частности сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства. В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. Таким образом, при наличии документов, подтверждающих курс обмена иностранной валюты, расходы на командировки организации определяются исходя из истраченной суммы валюты по курсу, указанному в справке о приобретении валюты.
Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Финансисты объяснили это тем, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса. Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 19.06.2020 № 03‑03‑06/1/52967, от 05.07.2019 № 03‑03‑06/1/49809, от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059.
Обратите внимание: если командированный работник оплачивал расходы в иностранной валюте с рублевой банковской карты, пересчет производится по курсу на момент проведения платежа (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03‑03‑06/1/2318, от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39749).