1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 65

Расходы в иностранной валюте при зарубежных командировках

Находясь за границей, командированный работник все связанные с командировкой расчеты производит в иностранной валюте. О том, как учитываются такие расходы в целях налогообложения, мы расскажем в этом материале.

Работнику, который направляется в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и суточные (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).

Аванс в иностранной валюте

Пункт 16 Положения допускает выдачу аванса в иностранной валюте. При этом такая выплата должна происходить в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ).

Данный закон разрешает проводить валютные операции между резидентами при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Совершать такие операции компании могут в наличной иностранной валюте без использования банковских счетов в уполномоченных банках (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ). Таким образом, компания вправе выдать командированному сотруднику наличную валюту из кассы. Минфин России это подтверждает (письмо от 10.12.2013 № 02-06-007/54200).

Она также может перечислить валюту на личную банковскую карту командированного работника или выдать ему корпоративную банковскую карту в валюте. Это следует из п. 2.3 и 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Аванс в рублях

Компания вправе выплатить работнику, командируемому за пределы территории РФ, аванс и в рублях. Такая выплата может происходить путем перечисления денежных средств в рублях на личную банковскую карту работника, выдачи командированному корпоративной банковской карты в рублях или наличных денежных средств из кассы организации.

Получив рубли в кассе, работник будет обменивать их на валюту самостоятельно. В письме от 16.04.2021 № 03-03-07/28695 Минфин России разъяснил, что исходя из положений ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать командированному работнику его фактические расходы, в том числе сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Таким образом, при выдаче наличных работника следует предупредить, чтобы он сохранил справки о покупке иностранной валюты.

Признание расходов

Расходы на командировки, учитываемые в целях налога на прибыль, включают в себя затраты на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

  • наем жилого помещения;

  • суточные;

  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Поскольку при загранкомандировке расходы производились в иностранной валюте, их нужно пересчитать в рубли.

По общему правилу, установленному п. 10 ст. 272 НК РФ, расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Затраты на командировки включаются в прочие расходы на дату утвер­ждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Его вместе с документами, подтверждающими расходы, работник должен представить работодателю по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения). Таким образом, если аванс на командировку работник получил в валюте, расходы пересчитываются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Если же аванс выдавался в рублях, для пересчета используется другой курс. Как уже было указано выше, при приобретении работником валюты за рубли работодатель обязан возместить работнику потраченные суммы. Поэтому при выдаче аванса наличными в рублях расходы пересчитываются по курсу обмена, указанному в справке о покупке валюты (письма Минфина России от 16.04.2021 № 03-03-07/28695, от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Если же такую справку работник не представил, пересчет производится по курсу Банка России, установленному на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059).

Если расходы производились с рублевой банковской карты, пересчет производится по курсу на момент проведения платежа (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Пересчет суточных для целей НДФЛ и страховых взносов

Размер выплачиваемых работникам суточных в компаниях, не относящихся к бюджетному сектору, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Таким образом, если компания в соответствии с условиями коллективного договора или локального нормативного акта (например, положения о командировках) выплачивает командированным за границу работникам большую сумму, сумма превышения должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Для целей НДФЛ доходы физического лица в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ). Дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, для целей НДФЛ пересчитывать суточные в рубли нужно по курсу Банка России на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет. Минфин России это подтверждает (письма от 16.12.2019 № 03-04-05/98037, от 01.02.2017 № 03-04-09/5325, от 14.12.2016 № 03-04-06/74732, от 25.11.2016 № 03-04-05/69825, от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Что касается страховых взносов, то для них главой 34 НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли сумм, выплачиваемых работнику в иностранной валюте. Из пункта 1 ст. 424 НК РФ следует, что дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. В связи с этим Минфин России в письме от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 разъяснил, что пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по курсу Банка России, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Финансисты в нем также указали, что датой начисления суточных следует считать день утверждения авансового отчета, поскольку до указанной даты квалифицировать сумму аванса, выданного работнику, как командировочные расходы, включающие суточные, невозможно.