Расходы в иностранной валюте при зарубежных командировках

| статьи | печать

Находясь за границей, командированный работник все связанные с командировкой расчеты производит в иностранной валюте. О том, как учитываются такие расходы в целях налогообложения, мы расскажем в этом материале.

Работнику, который направляется в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и суточные (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).

Аванс в иностранной валюте

Пункт 16 Положения допускает выдачу аванса в иностранной валюте. При этом такая выплата должна происходить в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ).

Данный закон разрешает проводить валютные операции между резидентами при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Совершать такие операции компании могут в наличной иностранной валюте без использования банковских счетов в уполномоченных банках (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ). Таким образом, компания вправе выдать командированному сотруднику наличную валюту из кассы. Минфин России это подтверждает (письмо от 10.12.2013 № 02-06-007/54200).

Она также может перечислить валюту на личную банковскую карту командированного работника или выдать ему корпоративную банковскую карту в валюте. Это следует из п. 2.3 и 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Аванс в рублях

Компания вправе выплатить работнику, командируемому за пределы территории РФ, аванс и в рублях. Такая выплата может происходить путем перечисления денежных средств в рублях на личную банковскую карту работника, выдачи командированному корпоративной банковской карты в рублях или наличных денежных средств из кассы организации.

Получив рубли в кассе, работник будет обменивать их на валюту самостоятельно. В письме от 16.04.2021 № 03-03-07/28695 Минфин России разъяснил, что исходя из положений ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать командированному работнику его фактические расходы, в том числе сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Таким образом, при выдаче наличных работника следует предупредить, чтобы он сохранил справки о покупке иностранной валюты.

Признание расходов

Расходы на командировки, учитываемые в целях налога на прибыль, включают в себя затраты на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

  • наем жилого помещения;

  • суточные;

  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Поскольку при загранкомандировке расходы производились в иностранной валюте, их нужно пересчитать в рубли.

По общему правилу, установленному п. 10 ст. 272 НК РФ, расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Затраты на командировки включаются в прочие расходы на дату утвер­ждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Его вместе с документами, подтверждающими расходы, работник должен представить работодателю по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения). Таким образом, если аванс на командировку работник получил в валюте, расходы пересчитываются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Если же аванс выдавался в рублях, для пересчета используется другой курс. Как уже было указано выше, при приобретении работником валюты за рубли работодатель обязан возместить работнику потраченные суммы. Поэтому при выдаче аванса наличными в рублях расходы пересчитываются по курсу обмена, указанному в справке о покупке валюты (письма Минфина России от 16.04.2021 № 03-03-07/28695, от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Если же такую справку работник не представил, пересчет производится по курсу Банка России, установленному на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059).

Если расходы производились с рублевой банковской карты, пересчет производится по курсу на момент проведения платежа (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Пересчет суточных для целей НДФЛ и страховых взносов

Размер выплачиваемых работникам суточных в компаниях, не относящихся к бюджетному сектору, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Таким образом, если компания в соответствии с условиями коллективного договора или локального нормативного акта (например, положения о командировках) выплачивает командированным за границу работникам большую сумму, сумма превышения должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Для целей НДФЛ доходы физического лица в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ). Дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, для целей НДФЛ пересчитывать суточные в рубли нужно по курсу Банка России на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет. Минфин России это подтверждает (письма от 16.12.2019 № 03-04-05/98037, от 01.02.2017 № 03-04-09/5325, от 14.12.2016 № 03-04-06/74732, от 25.11.2016 № 03-04-05/69825, от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Что касается страховых взносов, то для них главой 34 НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли сумм, выплачиваемых работнику в иностранной валюте. Из пункта 1 ст. 424 НК РФ следует, что дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. В связи с этим Минфин России в письме от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 разъяснил, что пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по курсу Банка России, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Финансисты в нем также указали, что датой начисления суточных следует считать день утверждения авансового отчета, поскольку до указанной даты квалифицировать сумму аванса, выданного работнику, как командировочные расходы, включающие суточные, невозможно.

День
Неделя
Месяц