Учет финансово-хозяйственных операций ведется на основании первичных учетных документов, составленных на бумажном носителе или в электронном виде. Но бывают ситуации, когда операция совершена, а у налогоплательщика нет подтверждающего документа. Например, в силу ныне существующих объективных обстоятельств документооборот с иностранными организациями затруднен, зачастую просто невозможно получить от них подтверждающие документы на бумажном носителе. Означает ли это, что российские налогоплательщики не смогут учитывать свои расходы по сделкам с иностранными организациями? По мнению авторов, существует два разных варианта ответа на этот вопрос.
Первый вариант (формальный)
Для целей налогообложения расходы признаются на основании первичных документов, оформленных в соответствии с требованиями российского законодательства либо с обычаями делового оборота, существующими в стране иностранного контрагента, и/или косвенно подтверждающих произведенные расходы (ст. 252, 313 НК РФ).
Первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе, принимаются к учету и хранятся в течение установленного срока в подлиннике (если иное не предусмотрено законом). Перевод таких документов в электронный вид с целью хранения не допускается (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина России от 06.04.2021 № 62н).
Если по каким-либо причинам подлинник акта утрачен, то налогоплательщик должен принять все возможные меры для восстановления документа (п. 27 ФСБУ 27/2021).
ФНС России и Минфин России допускают возможность в исключительных случаях учесть расходы на основании скан-образов документов (письма ФНС России от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, Минфина России от 22.04.2020 № 03‑01‑10/32570 и от 20.11.2020 № 03‑03‑06/3/101451).
Однако эти письма были изданы до вступления в силу ФСБУ 27/2021 и проверяющие могут их не учесть.
Получается, что если иностранная компания не смогла направить подлинник подписанного документа, то российский контрагент не сможет учесть в целях налогообложения расходы по такой сделке1.
Второй вариант
Для признания расходов при расчете налоговой базы, прежде всего, важен факт возникновения у налогоплательщика обязательства (учет по методу начисления, ст. 272 НК РФ). Документы лишь подтверждают этот факт. Поэтому законодатель допускает вариативность форм документального подтверждения.
Например, если речь идет о приобретении услуг, то значимым для налогового учета документом будет тот, который подтверждает приемку этих услуг (конечно, также нужно быть готовым показать фактическое оказание услуг — скорее всего, именно на это будет направлено внимание налоговой инспекции). То есть, по сути, это документ, исходящий от самого налогоплательщика. Таким образом, важно обеспечить наличие оригинала документа, свидетельствующего о приемке услуг со стороны самого заказчика.
Единственное общее требование к первичным учетным документам — они должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Расходы по таким услугам или работам будут признаваться на дату подписания налогоплательщиком-заказчиком документа о приемке (п. 2 ст. 272 НК РФ). Именно факт подписания документа, подтверждающего выполнение работ (оказание услуг), заказчиком чаще всего означает признание им обязательства по оплате (возникновение расхода).
Если подрядчик (исполнитель), составивший и подписавший со своей стороны акт выполненных работ (оказанных услуг), не имеет возможности направить заказчику для подписания документ на бумажном носителе, то направление по электронной почте его скан-образа, по нашему мнению, не должно быть значимым или критичным обстоятельством для признания затрат.
1 6 апреля 2022 г. Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект № 1173189-7, предусматривающий возможность приравнять электронные дубликаты копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, к оригиналу при выполнении ряда условий. Однако, по заключению Комитета по бюджету и налогам, отдельные положения законопроекта требуют доработки.