1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип

Электронный кадровый документооборот: внесены поправки в Трудовой кодекс РФ

| статьи | печать | 57

Госдума приняла в третьем чтении законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений». Он позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Рассмотрим эти поправки.

Напомним, что текст законопроекта был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота. Этот эксперимент проводился на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — ЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом есть исключения для случаев, предусмотренных ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.

Порядок ведения ЭДО, указанный в ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством информационных систем. Это может быть единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — цифровая платформа «Работа в России»). Доступ к цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается с помощью Единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

А также работодатели могут использовать собственную информационную систему, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются в соответствии с законодательством.

Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.

Порядок введения электронного документооборота и приема на работу

Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. ЭДО вводится в организации на основании локального нормативного акта, который содержит (ст. 22.2 ТК РФ):

  • сведения об информационной системе ЭДО;

  • порядок доступа к информационной системе (при необходимости);

  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;

  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО.

Порядок осуществления электронного документооборота утверждает работодатель. В нем предусматриваются:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;

  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем при применении ЭДО (при необходимости);

  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;

  • процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзной организацией и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на ЭДО и праве дать согласие на такое взаимодействие.

Отсутствие согласия работника или электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения.

При заключении трудового договора документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов.

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Взаимодействие работодателя и работника при ЭДО

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

В некоторых случаях может применяться простая электронная подпись.

Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

День
Неделя
Месяц