Сотрудница сообщила работодателю, что сменила фамилию. Должен ли работодатель внести соответствующие изменения в ее трудовой договор? Ответ на этот вопрос Роструд дал в письме от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1.
Содержание трудового договора регламентируется положениями ст. 57 ТК РФ. В частности, в трудовом договоре обязательно должны быть указаны ФИО работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность.
Статьей 72 ТК РФ установлено, что изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон, заключенному в письменной форме. Исходя из этого, специалисты службы по труду и занятости в ответе на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция. рф» 29 августа 2018 г., указали, что если сотрудница сменила фамилию, то в трудовой договор необходимо внести соответствующие изменения, заключив дополнительное соглашение.
Однако ст. 57 ТК РФ разделяет сведения, которые включаются в трудовой договор, и его условия. К числу обязательных условий относятся: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, гарантии и компенсации, условия, определяющие характер работы, условия труда на рабочем месте и другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством. Сведения, включаемые в трудовой договор, приведены в начале ст. 57 ТК РФ и помимо ФИО работника и его паспортных данных включают в себя наименование работодателя и его ИНН, место и дату заключения трудового договора.
Учитывая такое разделение, Роструд в комментируемом письме пришел к следующему выводу. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Таким образом, при смене сотрудницей фамилии оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Внести изменения непосредственно в текст трудового договора, на наш взгляд, можно, указав на каждом экземпляре трудового договора того, что фамилия сотрудницы изменилась, и приведя ее.
Отметим, что помимо трудового договора изменения нужно внести в личную карточку работника и в его трудовую книжку (если она ведется). В личной карточке старые данные можно зачеркнуть одной чертой и вписать новые данные, заверив их подписью кадровика с указанием даты изменения. В трудовой книжке на ее первом (титульном) листе одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая. Ссылка на подтверждающий документ (свидетельство о заключении брака, паспорт) делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и при наличии печатью (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Такие же правила предусмотрены п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который вступит в силу 1 сентября 2021 г.