1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 25

В Трудовом кодексе появятся нормы, регулирующие электронный кадровый документооборот

В последнее время процесс перевода документов в электронный формат развивается стремительно. С 2020 г. появилась возможность отказаться от ведения бумажных трудовых книжек и формировать информацию о трудовой деятельности только в электронном виде. Также в 2020 г. начался эксперимент по использованию электронных кадровых документов. В результате уже в ноябре этого года планируется дополнить Трудовой кодекс РФ нормами, которые будут регулировать электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Минтруд России в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» приступил к апробации процесса по переводу кадровых документов в электронный формат. Эксперимент планировалось завершить к 31 марта 2021 г., но срок был продлен до 15 ноября 2021 г. Это было связано с тем, что итоги к марту еще не были подведены, а прекращение эксперимента без внесения изменений в трудовое законодательство потребовало бы от его участников возврата к бумажному документообороту.

Законопроект о кадровом ЭДО

В конце апреля в Госдуму был внесен законопроект № 1162885-7 с поправками в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

ТК РФ предлагается дополнить ст. 22.1, в которой будут сформулированы все нормы, связанные с применением электронного кадрового документооборота. В результате статья получилась весьма внушительная, без разделения на части (пункты), что затруднит цитирование отдельных ее положений.

Отметим, что законопроект учитывает результаты проводимого эксперимента, поэтому, скорее всего, его общая концепция и принципиальные положения будут одобрены. Между тем не надо забывать, что пока мы рассматриваем только проект закона, и вероятность того, что его отдельные положения будут дорабатываться в процессе обсуждения и принятия решения, велика.

Какие кадровые документы переведут в электронный формат

Кадровый документооборот предполагает оформление значительного количества документов. Те документы, в отношении которых ТК РФ прямо не предусматривает письменную форму и обязанность ознакомления работника под подпись, организации и сейчас могут оформлять в электронном виде (письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773).

Но в отношении отдельных документов ТК РФ допускает только бумажную форму, и с ними работника надо ознакомить под подпись. Это, в частности, непосредственно трудовой договор; приказы о приеме, увольнении, применении дисциплинарного взыскания; уведомления, с которыми работника надо ознакомить под подпись. Также возможна только письменная форма заявлений работника, например о переводе, об увольнении. Кроме того, ряд документов работник должен предъявить при приеме на работу, и их электронная форма по общему правилу не предусматривается.

В настоящее время оформление таких документов в электронном виде возможно только в отношении дистанционных работников (глава 49.1 ТК РФ). Для остальных — электронная форма в отношении значимых документов не подразумевается.

Отметим, что новые правила вводятся именно в отношении тех документов, которые сейчас надо создавать только на бумажном носителе. Именно на эту категорию и направлены новеллы.

Выбор цифровой платформы и электронная подпись

Предполагается два варианта организации работы с электронными документами. Электронный документооборот можно будет вести:

  • на единой цифровой платформе «Работа в России». У работодателя будет личный кабинет, через который будет производиться оформление документов;

  • с использованием собственной информационной системы.

От выбора организацией одного из вариантов будет зависеть вид используемой электронной подписи.

Если выбирается первый вариант — взаимодействие через портал «Работа в России», то работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). При этом сертификат ключа проверки УНЭП должен быть создан и использоваться в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке.

Работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП). Зайти на портал «Работа в России» работник может через портал «Госуслуги». Для получения этих услуг гражданин получает ключ (логин и пароль), и именно этот ключ будет являться ПЭП для подписания документов через портал. Также работник сможет использовать УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Если же предполагается электронное взаимодействие через электронную систему работодателя, он подписывает документ только УКЭП. А работник использует УКЭП или УНЭП при подписании следующих документов:

  • трудового договора;

  • договора о материальной ответственности;

  • ученических договоров;

  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

  • при внесении изменений в вышеназванные документы;

  • заявления на увольнение;

  • приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;

  • допуска к работе по охране труда;

  • акта о несчастном случае на производстве по форме Н-1;

  • согласия на перевод.

А также при ознакомлении с приказом (распоряжением) об увольнении с работы, уведомлении об изменении условий трудового договора, отзыве заявления об увольнении.

Поскольку приводится специальный перечень документов, подписываемых работником УКЭП или УНЭП, можно сделать вывод, что подписывать иные документы работник сможет ПЭП.

Что надо будет сделать работодателю для перехода на кадровый ЭДО

Для применения электронного кадрового документооборота работодатель должен будет:

  • уведомить всех работников в письменной форме под подпись;

  • издать локальный нормативный акт.

После получения уведомления от работодателя работник может отказаться от перехода на ЭДО. Для этого работодателю надо будет подать соответствующее заявление. Предполагается, что, если в определенный работодателем срок работник заявление не представит, он согласен на переход.

Но здесь будет действовать такое правило — если от электронного документооборота откажется менее 50% работников, компания может вести кадровый ЭДО в отношении всех работников. То есть вопрос не будет решаться индивидуально в отношении каждого сотрудника.

В локальном акте работодателю рекомендуется предусмотреть следующее:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени;

  • периодичность такого подписания и ознакомления;

  • порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);

  • порядок направления работодателем соответствующих уведомлений;

  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;

  • процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников и (или) выборного органа первичной профсоюзной организации (при необходимости), а также с комиссиями по трудовым спорам.

Бумажные копии документов

Законопроект все же оставляет возможность для работников получить документ в бумажной форме. Так, предполагается, что работник сможет запросить у работодателя копии документов, связанных с работой, на бумажном носителе.

То есть работник по заявлению сможет получить у работодателя в бумажной форме копию трудового договора, приказа о приеме или увольнении или любого другого документа, связанного с работой.

Специальных правил к оформлению таких копий законопроект не предусматривает. Между тем здесь не помешала бы конкретизация того, каким образом может быть оформлена на бумаге копия электронного документа.

Электронный образ документа

В новую норму также предполагается ввести понятие электронного образа документа. Это документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов. Предполагается, что в исключительных случаях работник и работодатель смогут обмениваться электронными образами документов с последующим представлением оригиналов.

Приказ о приеме на работу отменят?

И в дополнение к кадровому ЭДО рассматриваемый законопроект предлагает несколько изменить порядок оформления приема на работу и ст. 68 ТК РФ, а именно отказаться от издания приказа о приеме на работу. Упоминание о приказе предлагается исключить из ст. 68 ТК РФ. Предполагается, что для трудоустройства будет достаточно только трудового договора.

По мнению участников эксперимента, приказ о приеме на работу является избыточным документом. Между тем с этим довольно сложно согласиться. Дело в том, что трудовой договор и приказ — это документы различного регулирования. Так, трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, в котором предусматриваются все условия работы (ст. 56 ТК РФ). То есть это документ, которым определяются отношения между сторонами. Приказ о приеме на работу — первичный документ кадрового учета, внутренний документ работодателя. У данного документа иная функция, он оформляет кадровое мероприятие — прием на работу. И, по мнению автора, отказ от него крайне нецелесообразен.