Преимущество работы сотрудников в дистанционном формате для работодателя очевидно — это сокращение издержек на содержание рабочего пространства. При принятии или переводе сотрудника на дистанционную работу нужно учитывать три группы вопросов: правовые аспекты дистанционной работы, организация труда и регулирование трудовой деятельности, управление мотивацией и лояльностью персонала. Хотя с точки зрения трудового законодательства в целом к такому режиму работы применяются общие положения (о трудовом договоре, отпуске и больничном), такой режим работы имеет специфические черты, которые возникают на практике и которые нужно учитывать, чтобы избежать негативных последствий. О том, как правильно взять или перевести работников на «удаленку», чтобы повысить эффективность их работы и при этом снизить издержки, читайте в материале.
Распространение информационно-коммуникационных технологий создало все условия и предпосылки для развития дистанционной формы занятости. Особенно актуальным вопрос о переходе на удаленную работу стал в период режима самоизоляции, введенного в связи с пандемией коронавируса весной 2020 г. После прекращения режима самоизоляции многие компании, осознав все преимущества дистанционного формата работы, приняли решение полностью или частично оставить свой персонал на «удаленке».
Государство также активно поддерживает идею полного или частичного перевода организаций на удаленную работу. Не случайно именно в период пандемии законодатель взялся урегулировать различные аспекты трудовых отношений при дистанционной работе. Обсуждение преимуществ удаленной работы стало одной из немногих сфер, где сошлись интересы сразу трех сторон, как правило, находящихся в конфронтации друг с другом: государства, бизнеса и наемных работников.
Дистанционный формат деятельности действительно влечет за собой целый ряд плюсов для бизнеса, которые сложно не заметить.
Во-первых, это колоссальная экономия финансовых средств на аренде офисных помещений, оплате коммунальных услуг, уборке и охране помещений, покупке организационной техники, содержании дополнительного штата сотрудников, обеспечивающих функционирование офиса (уборщицы, охранники, системные администраторы). В крупном городе расходы на содержание офиса, особенно с большим количеством рабочих мест, могут быть очень существенными, и перевод сотрудников на удаленный режим работы сразу же показывает работодателю, что благодаря дистанционному формату можно сэкономить внушительную денежную сумму.
Во-вторых, удаленный формат дает возможность повысить результативность и эффективность работы за счет изменения мотивации сотрудников, но лишь при условии правильного подхода к организации удаленного труда.
В-третьих, это независимость ведения деятельности от разнообразных внешних факторов, таких как погодные условия или санитарно-эпидемиологические мероприятия.
Однако при всей выгоде дистанционного формата организации трудовой деятельности для бизнеса многие предприниматели испытывают сложности с переводом коллективов — полностью или частично — на удаленную работу. Эти сложности, как правило, связаны с тремя основными факторами.
Первый фактор — отсутствие опыта организации дистанционной трудовой деятельности, проявляющееся в неправильном подходе к управлению рабочим процессом. Несмотря на значительный прогресс в развитии информационно-коммуникационных технологий, многие предприниматели и руководители организаций в нашей стране все еще предпочитают традиционные методы организации труда и плохо представляют себе, как можно наладить эффективную работу компании вне офисного помещения с сотрудниками, работающими из дома.
Второй фактор — низкая дисциплинированность сотрудников, являющаяся чаще всего следствием неправильно выстроенной системы мотивации и управления. Сотрудники, переходящие из офиса на удаленную работу, во многих случаях «расслабляются», начинают совмещать в течение дня рабочие обязанности с домашними делами, что не приводит к желаемому результату. В итоге недовольными остаются и работодатель, который видит общее снижение эффективности трудовой деятельности, и работник, который считает, что к нему необоснованно придираются.
Третий фактор — отсутствие знаний в области правовых нюансов обеспечения удаленной трудовой деятельности. Ведь удаленная работа имеет ряд определенных отличий от обычной трудовой деятельности в офлайн-режиме, и эти отличия, так или иначе, сказываются и на управлении трудовым процессом, и на выплате заработной платы, и на характере дисциплинарных взысканий для сотрудников.
В результате многие организации либо предпочитают вообще не переводить своих сотрудников на удаленную работу, либо испытывают значительные сложности с налаживанием процесса дистанционной работы. Но многих проблем можно избежать, если, во-первых, действовать в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, а во-вторых — прислушиваться к рекомендациям специалистов — консультантов по организации труда, бизнес-тренеров, эйчаров с большим опытом работы, в том числе и по организации дистанционной трудовой деятельности.
Как оформить отношения с удаленным сотрудником
Дистанционная работа начинается с поиска кандидата на удаленную вакансию. Это может быть как переведенный из офиса на «удаленку» сотрудник, так и новый работник. Поскольку неформальное трудоустройство мы рассматривать не будем, сразу отметим, что отношения с удаленным сотрудником могут строиться в соответствии с двумя типами договоров — трудовым или гражданско-правовым.
Дистанционными сотрудниками являются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Если компания принимает удаленного сотрудника в штат, то между работодателем и работником возникают трудовые отношения, начинающиеся с заключения трудового договора. Права дистанционных работников точно так же защищены Трудовым кодексом РФ, они обладают всеми преимуществами обычных работников, включая право на отпуск и на социальные пособия. Имеют право удаленные сотрудники и на отпуск по болезни, только в данном случае документы о том, что сотрудник болен (справка из районной поликлиники или из отделения больницы, к примеру), должны быть переправлены работодателю по электронным средствам связи или по почте.
В том случае, если удаленный работник желает получить трудовую книжку либо указать в ней сведения о трудоустройстве, ст. 312.2 ТК РФ предоставляет ему данную возможность: работодатель должен направить трудовую книжку на почтовый адрес работника, сделав в ней отметки о принятии на работу. В то же время работник имеет право вообще отказаться от записи в трудовой книжке, что значительно упростит действия работодателя при приеме на работу.
Однако заключение трудового договора может не соответствовать интересам ни работодателя, которому придется платить обязательные страховые взносы, ни работника, который ведет отдельные проекты и не сможет в таком случае иметь стопроцентную загрузку сразу в нескольких компаниях.
Гражданско-правовой договор заключается в том случае, если компания приглашает удаленного сотрудника для работы над каким-либо конкретным проектом или заданием. В данном случае между сотрудником и компанией возникают не трудовые, а гражданско-правовые отношения: сотрудник выполняет определенную задачу, за что получает вознаграждение. Уплату налогов и страховых взносов берет на себя компания, за исключением тех случаев, когда сотрудничающий с компанией специалист является самозанятым: тогда он самостоятельно уплачивает все полагающиеся платежи. В этом случае привлеченный специалист не может считаться штатным сотрудником компании и весь порядок организации взаимодействия с самозанятым подрядчиком носит принципиально иной характер.
Порядок взаимодействия с удаленным сотрудником, работающим по гражданско-правовому договору, регулируется не Трудовым кодексом РФ, а Гражданским кодексом РФ. Это необходимо знать и понимать как сотруднику, так и работодателю. Естественно, речь о графике работы или дисциплинарных взысканиях в данном случае идти не может, поскольку исполнитель задач не является штатным сотрудником компании. В случае просрочки сдачи заказов или некачественной работы ответственность наступает в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ.
Помимо подписания договора, неизбежно встает вопрос и об оплате труда удаленного сотрудника. Если вся работа носит дистанционный характер, то оптимальным способом оплаты труда становится перечисление денежных средств на банковскую карту или использование современных платежных сервисов.
Трудовой кодекс РФ регулирует и особенности прекращения действия трудового договора между работодателем и дистанционным работником. Как и в случае с традиционной трудовой занятостью, прекращение дистанционной работы может быть осуществлено как по желанию работника, так и по желанию работодателя на основании причин, прописанных в тексте трудового договора и не противоречащих трудовому законодательству или закрепленных в Трудовом кодексе РФ.
В случае увольнения дистанционного сотрудника приказ об увольнении направляется удаленному сотруднику по электронным каналам связи для ознакомления, а оригинал документа — в бумажном формате по адресу работника заказным письмом (ст. 312.5 ТК РФ).
Стоит также отметить, что если работодатель хочет перевести сотрудника на удаленную работу временно, то это тоже нужно документально закрепить. Юридически грамотный сотрудник и так потребует документально зафиксировать перевод на удаленную работу, поскольку в противном случае отсутствие в офисе в рабочее время может быть рассмотрено как прогул со всеми вытекающими последствиями.
Регулирование трудовой деятельности
Удаленная работа накладывает свой отпечаток и на регулирование трудовой деятельности сотрудников. Сейчас не так сложно проследить, появился ли дистанционный сотрудник на рабочем месте в назначенное время. Поэтому опоздания или отсутствие на рабочем месте могут точно так же дисциплинарно наказываться, как и в случае традиционного формата работы.
В то же время работодатели должны учитывать, что если в дополнительном соглашении о дистанционной работе, прилагаемом к трудовому договору, не прописывается режим рабочего времени и времени отдыха удаленного сотрудника, то последний может устанавливать данный режим по собственному усмотрению, исходя из своих потребностей (ст. 312.4 ТК РФ). Таким образом, если работодатель заинтересован в фиксированном режиме работы и обязательном нахождении удаленного работника за компьютером в определенные часы, это обстоятельство необходимо прописать при заключении трудового договора. Иначе удаленный сотрудник сможет работать тогда, когда ему будет удобно, и работодателю затем даже в судебном порядке не удастся доказать свою правоту в случае возникновения спора о выходе или невыходе на работу в определенные часы.
Кроме того, следует отметить, что целый ряд требований к сотрудникам теряет свой смысл, если они работают дистанционно. В первую очередь это требования к внешнему виду сотрудников: о каком дресс-коде может идти речь, если удаленный сотрудник работает из дома? Исключение могут составлять лишь те случаи, когда от удаленного сотрудника требуется видеосвязь с клиентами или партнерами компании по скайпу или иным сервисам.
Также теряет свою необходимость указание рабочего места при составлении трудового договора о дистанционной работе. Современные информационно-коммуникационные технологии позволяют сделать рабочим местом удаленного работника любую точку, где есть возможность выхода в сеть Интернет. Это может быть не только дом или квартира сотрудника, но и кафе, библиотека, интернет-центр, даже скамейка в парке, если работать в данных условиях будет комфортно для самого работника.
Тем не менее удаленная работа требует большей ответственности и самодисциплины от сотрудника. Теперь никто не стоит над ним и не контролирует выполнение задач, время прихода на работу также не регистрируется. Поэтому удаленный сотрудник должен самостоятельно распределять свое рабочее время. Большую роль в этом может оказать помощь со стороны работодателя.
Прежде всего, работодатель должен обеспечить комфортные условия труда для удаленного работника. Например, стоит учитывать, что удаленный работник, как и работник офиса, имеет полное право на нерабочее свободное время, обеденный перерыв, выходные дни, отпуск, больничный. К сожалению, многие работодатели «грешат» нарушением границ рабочего и личного времени удаленных сотрудников и выходят (или пытаются выйти) на связь в нерабочее время, в том числе поздно вечером или в нерабочие дни.
Важным шагом со стороны работодателя будет консультативная помощь удаленным сотрудникам в плане советов по распределению времени, организации трудовой деятельности. Очень хорошо, если в компании существует традиция проведения вебинаров, на которых работникам дают ценные рекомендации, которые помогут им на практике. Стоит отметить, что удаленный коллектив — такой же коллектив, как и офисный, поэтому и управлять им необходимо грамотно, не допуская возникновения конфликтных ситуаций или вовремя их решая.
Как быть с техническим обеспечением удаленной работы
Отдельный вопрос — техническое обеспечение дистанционного рабочего процесса. Стоит понимать, что компания имеет возможность значительно сэкономить на оборудовании и оснащении рабочих мест, в том числе и на покупке компьютеров, поскольку подавляющее большинство удаленных сотрудников работает на собственных компьютерах и ноутбуках. Но здесь же возникают и дополнительные проблемы.
Первая среди них практическая — далеко не во всех населенных пунктах и не во всех домах подключен качественный интернет, поэтому могут иметь место перебои со связью. Одно дело — работодатель заведомо ищет удаленного сотрудника и наличие быстрого интернета рассматривается как одно из основных требований, и совсем другое дело — работодатель переводит штатного сотрудника на «удаленку», а качественного доступа к интернету у него нет. В последнем случае не исключено, что компании, если она заинтересована в сотруднике и его работе, надо будет взять решение данной проблемы на себя.
Вторая проблема — возникающие периодически проблемы с техникой. В офисах есть системные администраторы — штатные или работающие на аутсорсинге. При дистанционной работе системные администраторы отсутствуют, следовательно, и удаленному сотруднику придется в большинстве случаев самостоятельно решать вопрос с ремонтом и настройкой техники. На это может уйти достаточное количество времени, особенно если учесть очередь в сервисе.
Работодателю следует быть готовым к тому, что в случае поломки компьютера удаленный сотрудник может несколько дней не иметь возможности выйти на связь. Если такой вариант работодателя не устраивает, ему придется самостоятельно решать вопрос с ремонтом техники сотрудника или с предоставлением ему другой техники на период ремонта. Поэтому многое будет зависеть от финансовых, организационных и технических возможностей каждой конкретной компании или индивидуального предпринимателя.
Грамотная мотивация сотрудников
Дистанционный формат трудовой деятельности потребует от работодателя изменения системы мотивации сотрудников. Учитывая отсутствие временных затрат на проезд на работу и с работы, более свободное распределение рабочего времени, многие поставленные задачи могут решаться гораздо быстрее и результативнее, чем в режиме работы офиса.
Но в этом случае работодателю придется немного изменить структуру мотивации, сделав упор на сдельную оплату труда или премирование сотрудников, в срок или быстрее срока выполняющих поставленные задачи. Если сотрудник будет понимать, что в случае быстрой и результативной работы он получит более внушительную сумму, он и впредь будет стараться повышать эффективность своего труда.
Отдельный вопрос — организация взаимодействия в коллективе. Несмотря на удаленный характер работы, сотрудник должен чувствовать себя полноправным и полноценным членом коллектива. Как выстроить такие отношения в коллективе — вопрос к руководителю организации: если он понимает ценность подобных взаимоотношений для лучшей мотивации сотрудников, то предпримет все усилия для того, чтобы сотрудники, работая даже за тысячи километров друг от друга, чувствовали себя настоящими коллегами, единой командой.
Для повышения взаимодействия членов коллектива между собой могут реализовываться самые разнообразные дистанционные мероприятия, проводиться видеоконференции и вебинары, организовываться рассылка поздравлений с днями рождения и знаменательными датами. Подобный подход значительно гуманизирует дистанционную работу, одной из главных проблем для сотрудника при которой является отсутствие регулярного общения с коллегами.
Таким образом, говоря о нюансах, которые должен учитывать работодатель, принимая на работу удаленного сотрудника или организуя дистанционный формат работы целого коллектива, мы можем выделить три группы: правовые аспекты дистанционной работы, организация труда и регулирование трудовой деятельности, управление мотивацией и лояльностью персонала. Если работодатель в должной мере уделяет внимание всем трем направлениям, то в переводе бизнеса на дистанционный формат работы не будет никаких проблем. Более того, спустя уже довольно короткий промежуток времени работодатель будет впечатлен повышением результативности работы и сокращением расходов на обеспечение трудовой деятельности.