1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2620

Изменились сроки хранения некоторых типовых документов

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения возложено на Росархив. Реализуя эти полномочия, Росархив утвердил комментируемый перечень (далее — новый перечень). Он придет на смену действующему сейчас перечню типовых документов и сроков их хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень Минкультуры). Этот документ утратит силу 18 февраля 2020 г. (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 7 февраля 2020 г.).

По сравнению с перечнем Минкультуры в новом перечне изменились сроки хранения некоторых документов. Это касается, например, кадровых документов (трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.), которые в соответствии с перечнем Минкультуры нужно хранить 75 лет. Теперь их срок хранения приведен в соответствие с требованиями ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этой норме документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. — 50 лет (далее 50/75 лет).

В таблице мы привели наиболее распространенные образующиеся в деятельности компаний документы, сроки хранения которых изменились.


Сравнение сроков хранения некоторых документов по старому и новому перечням

Наименование документов

Срок хранения по перечню Минкультуры (пункт перечня)

Срок хранения по новому перечню (пункт перечня)

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 лет (п. 74)

50/75 лет (п. 42)

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя, должностных, ответственных и материально ответственных лиц

по руководителю — постоянно; по остальным — 5 лет после смены лиц (п. 79)

15 лет (п. 44)

Лицензии

постоянно (п. 97)

5 лет после прекращения действия лицензии (п. 55)

Сертификаты соответствия

постоянно (п. 111)

3 года после истечения срока действия (п. 64)

Договоры и акты по передаче имущества в доверительное управление

постоянно (п. 122, 123)

10 лет после истечения срока договора (п. 91, 92)

Договор лизинга

постоянно (п. 449)

5 лет по истечении срока договора или выкупа имущества (п. 96)

Договор мены

5 лет после истечения действия договора (п. 446)

по недвижимости — до ликвидации организации; по движимому имуществу — 5 лет после истечения действия договора (п. 99)

Договор поручения

5 лет после истечения действия договора (п. 444)

по недвижимости — 15 лет; по движимому имуществу — 10 лет (п. 101)

Паспорта сделок

постоянно (п. 453)

15 лет (п. 102)

Ведомости на выплату дивидендов

75 лет (п. 419)

50/75 лет (п. 122)

Договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности

постоянно (п. 85)

5 лет по истечении срока действия исключительного права (п. 136)

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет (п. 410)

10 лет после возмещения ущерба (п. 287)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи, о получении заработной платы и других выплат

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 412)

6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) (п. 295)

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

75 лет (п. 413)

50/75 лет (п. 296)

Расчеты по страховым взносам

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 395)

50/75 лет (п. 308)

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 лет (п. 399)

6 лет (п. 315)

Счета-фактуры

4 года (п. 368)

5 лет (п. 317)

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

постоянно (п. 401)

5 лет (п. 318)

Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

постоянно (п. 429)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (п. 323)

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

постоянно (п. 432)

5 лет после выбытия имущества (п. 325)

Трудовые договоры

75 лет (п. 657)

50/75 лет (п. 435)

Личные карточки работников

75 лет (п. 658)

50/75 лет (п. 444)

Графики отпусков

1 год (п. 693)

3 года (п. 453)