1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 108

Бережливые технологии для бережливого обучения — новый тренд в работе с персоналом

Инструменты бережливого производства с каждым годом все больше используются на предприятиях. Однако они могут быть использованы не только в производстве, но и в такой сфере, как образование. О том, как использовать подходы бережливого производства в сфере обучения персонала, рассказывает Алла Великанова, независимый эксперт из фармацевтической индустрии, тренер по майндфитнесу1.

Термин «бережливое производство» появился в нашей стране в 2003 г. с изданием одноименной книги Джима Вумека. Причем в оригинале она называлась «LeanThinking», то есть, скорее, «Бережливое мышление».

Чаще всего определение бережливых технологий мы встречаем в концепции управления производственным предприятием, основанной на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя. Концепция возникла как интерпретация идей производственной системы компании Toyota американскими исследователями ее феномена. С каждым годом становится все меньше и меньше производственных площадок, которых не коснулся данный подход. Давайте вспомним основоположников этой концепции и ее базовые составляющие.

Бережливое производство: немного истории и теории

Тайити Оно (1912—1990), один из главных создателей производственной системы компании Toyota, выделил семь видов потерь:

  • потери из-за перепроизводства;

  • потери времени из-за ожидания;

  • потери при ненужной транспортировке;

  • потери из-за лишних этапов обработки;

  • потери из-за лишних запасов;

  • потери из-за ненужных перемещений;

  • потери из-за выпуска дефектной продукции.

Тайити Оно считал перепроизводство основным видом потерь, в результате которых возникают остальные. Джеффри Лайкер, исследователь производственной системы Toyota (наряду с Джеймсом Вумеком и Дэниелом Джонсом), в книге «Дао Тойота» добавил еще один вид потерь — нереализованный творческий потенциал сотрудников.

Наверняка любой менеджер, независимо от уровня руководства, знает об этой потере не понаслышке, но не всегда есть четкое понимание, а какие превентивные методики использовать? Об этом расскажем чуть позже, во время разбора «инструментов бережливого обучения».

Также принято выделять еще два источника потерь: перегрузка рабочих, сотрудников или мощностей при работе с повышенной интенсивностью и неравномерность выполнения операции, например прерывистый график работ из-за колебаний спроса.

Говоря о бережливом производстве, мы часто имеем в виду процесс, у которого есть свои принципы, этапы и инструменты.

К основным его этапам относятся:

  • определение ценности конкретного продукта;

  • определение потока создания ценности для этого продукта;

  • обеспечение непрерывного потока создания ценности продукта;

  • возможность позволить потребителю выбирать свой продукт;

  • стремление к совершенству.

Впоследствии в рамках концепции бережливого производства было выделено множество элементов, каждый из которых представляет собой определенный метод.

Возвращаясь к одному из видов потерь, а именно нереализованному творческому потенциалу сотрудников, я предлагаю вам вместе со мной рассмотреть процесс обучения и развития сотрудников как превентивную меру в рамках бережливого производства.

Работая над этой темой в фармацевтической индустрии, мне в голову пришел новый для этой сферы термин «бережливое обучение»: когда конечным продуктом процесса является изменение поведения обучаемого сотрудника, которое можно оценить с точки зрения как знаний, так и навыков. Предлагаю вспомнить основные инструменты бережливого производства, которые справедливы и для «бережливого обучения».

Картирование потока создания ценности

Картирование представляет собой простую и наглядную графическую схему, изображающую материальные и информационные потоки, необходимые для предоставления продукта или услуги конечному потребителю. Карта потока создания ценности дает возможность сразу увидеть узкие места потока и на основе его анализа выявить все непроизводительные затраты и процессы, разработать план улучшений.

Этот инструмент нашел свое применение в «бережливом обучении», например, при планировании и организации центров оценки и развития сотрудников по компетенциям (Assessment Centre, Development Centre), где в качестве конечного продукта мы ждем повышение уровня компетенции/компетенций сотрудника. Картирование потока создания ценности позволяет нам минимизировать возможные потери на каждом этапе с помощью использования:

приемов, позволяющих уйти от эмоциональной аффилированности (то есть уйти от эмоционально теплых, дружески-доверительных отношений): идет сопоставление результатов по данным от экспертов центра оценки (за рубежом используется термин «калибровка ассессоров», от англ. «assessor» — оценщик, эксперт по оценке);

различных инструментов контроля, который может осуществляться как очно, так и дистанционно.

Картирование потока создания ценности здесь происходит таким образом: в начале делается оценка в ACDC, где эксперты калибруются для минимизации ошибок. По итогам центра оценки составляется отчет и формируется индивидуальный план развития сотрудника. Этот этап контролируется со стороны двух сотрудников (эксперта центра оценки и непосредственного руководителя). Индивидуальный план развития предполагает несколько параллельных этапов: обучение и развитие, выполнение и защита проекта, также самообучение (бизнес-литература).

Метод Канбан в обучении персонала

Канбан (с японского «рекламный щит», «вывеска») — метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу. Это наглядная система разработки, показывающая, что необходимо производить, когда и сколько. Метод основан на одноименном методе в производственной системе «Тойоты» в бережливом производстве.

Этот подход широко используется в сфере обучения и развития персонала, как в рамках визуализации сотрудником своего собственного индивидуального плана развития, так и при разработке новых программ по обучению командой игротехников или менеджеров по обучению. Кроме того, данный инструмент я рекомендую в рамках программы майндфитнеса по тренировке памяти для разгрузки оперативной памяти и нивелированию закона Миллера 7+–2.

Например, метод Канбан отлично показал себя при планировании и реализации проектов по обучению и развитию персонала. Все подобные проекты можно разделить на этапы, для каждого из которых есть срок, ответственный (ответственные) сотрудник (сотрудники). На канбан-доске всегда видно, на какой стадии выполнения находится тот или иной этап проекта, кто является ответственным, наличие необходимых ресурсов. Также возможно с помощью этого инструмента оценить загрузку, диагностировать возможные проблемные участки и быстро среагировать, перераспределив ресурсы.

Применяем в обучении персонала подход Кайдзен

Кайдзен (с японского «изменение» и «хорошо») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни. Простыми словами — это постоянное улучшение.

Если вернуться к сфере обучения, то не ошибусь, если скажу, что это одна из сфер, где можно быть успешным только с этим инструментом. Ведь какой бы нужный, важный и полезный продукт для обучения людей ты ни создал, как только люди его изучили, он уже устарел, и они уже хотят что-то новенькое. Если говорить о подходах к обучению в фармацевтическом бизнесе, крайне важным является постоянная обратная связь от сотрудников не только о том, что понравилось в новом обучающем курсе или программе (хотя это тоже очень приятно, не скрою), но и о тех моментах, которые «не зашли», «были не актуальны» или «скучны». Для этого необходимо проводить регулярные мозговые штурмы, фокус-группы, а также анонимные опросы, чтобы дать возможность людям быть максимально откровенными. Ведь если мы говорим о постоянном улучшении, то социально ожидаемые ответы в этом нам точно не помощники.

На нашем примере: у нас внедрена система оценки компетенций, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет, где он (она) заполняет необходимые поля для оценки своего уровня развития. Такой кабинет и список видимых разделов управляется администратором системы. Мы можем настраивать период, сами компетенции, баллы, вид отображения, возможности отчета и многое другое.

В данном случае кайдзен помогает нам, функции обучения и развития, совершенствовать систему и держать в фокусе необходимые компетенции, а также осуществлять быструю переналадку в соответствии с бизнес-необходимостью на текущий момент.

Визуализация: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать

Визуализация — это неотъемлемый инструмент бережливого производства, с помощью которого можно с одного взгляда понять, насколько глубоко удалось продвинуться в улучшении рабочих мест и повышении производственной культуры. Визуализация нужна и на производствах, особенно там, где используется большой спектр материалов и компонентов, и в офисе, в котором главным «рабочим материалом» является информация.

Визуализация в обучении — это не только основной, но и максимально гибкий инструмент, с учетом не просто индивидуального подхода, а подхода «tailored approach» (дословно «сшитый по фигуре»). Обучающий контент становится все более визуальным — таков тренд, который будет только укрепляться. Корпоративное обучение становится электронным и не ограничивается курсами: это еще и информационный ресурс, который можно использовать в режиме 24/7. Именно поэтому растет значение визуального контента. Хорошо организованный, яркий, понятный, доступный на компьютере и любом мобильном устройстве учебный контент — тренд, который задержится надолго. Кроме того, предпочтение отдается видеоформату и интерактивной составляющей. Запись видео или живая трансляция становится привычной как основная форма представления обучающего контента. Всегда востребованными остаются тренинги для корпоративного обучения, но вместе с тем для микрообучения и закрепления знаний вполне достаточно нескольких сюжетов, которые можно снять один раз, многоразово используя для огромного количества персонала. Данный инструмент в бережливом обучении должен учитывать не только ведущий тип сенсорной системы человека, а их, напомню, сейчас выделяют четыре — к визуалам, кинестетам и аудиалам добавились и дигиталы, но и социотипы, а порой и поколенческие особенности сотрудников. Мой опыт в фармацевтической индустрии говорит о том, что важно создавать обучающие продукты с разной визуализацией (вебинары, скрайбинг, ведение блогов, VR), время одинаковых подходов и форматов давно кануло в Лету. Один и тот же материал может предлагаться сотрудникам для изучения в нескольких различных форматах, чтобы визуализация в «бережливом обучении» максимально помогала повысить ценность конечного продукта.

В нашей компании мы уделяем большое внимание визуализации обучающего контента. У нас много различных обучающих видеокурсов, снятых в стиле блога, где эксперты делятся полезной информацией. Также есть серии короткометражных мультфильмов в стиле скрайбинга. Например, на прошлый Новый год мы подготовили для сотрудников серию из семи таких мультфильмов по навыкам презентации.

Особой популярностью пользуются обучающие игры, которые мы создаем для наших сотрудников. Это могут быть различные интерактивные форматы для лучшего запоминания или диалоговые симуляторы, где сотрудник выбирает различные варианты ответов и исходя из его (ее) выбора диалог моделируется по различным сценариям. Так, без ущерба сотрудник может «проиграть» и попробовать все возможные сценарии общения с клиентом.

Тенденция использовать наглядные подходы в обучении будет только усиливаться с течением времени в связи с особенностями в рамках теории поколений. В начале следующего года мы планируем внедрять новый тренд — иммерсивное обучение, с помощью которого участники погружаются в обучение через короткие видеоподкасты с учетом индивидуального опыта каждого из участников.

Визуальный подход находит свое применение не только в обучении, но и в развитии сотрудников. Все большую популярность набирают так называемые персонализированные треки развития, которые содержат ссылки на различные рекомендательные образовательные сервисы, являющиеся альтернативными подходами к методологии обучения.

Организуем комфортную среду

5С (5S) — аббревиатура от слов сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование — это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

Наверняка вы скажете, на производстве все понятно, ну а какое рабочее место может быть, если мы говорим об обучении сотрудников? Сфера обучения персонала сейчас охватывает в том числе и цифровое пространство, и, пожалуй, уже нет ни одной уважающей себя фармацевтической компании, где бы не было дистанционного обучающего онлайн-портала. Это может быть собственная разработка, может быть коробочное решение, но у каждого сотрудника в дистанционной системе обучения и развития есть свой личный кабинет. И чем более удобно, понятно и оптимально организовано это виртуальное рабочее место, тем более высокие результаты от обучения и развития можно ожидать. Более того, в сфере обучения персонала сейчас речь идет об учитывающем индивидуальные потребности персонала (кастомизированном) интерфейсе виртуального рабочего места. Если обратиться к опросу CEB «Инновации в обучении» за 2018 г., то 70% специалистов в области обучения и развития используют или планируют использовать кастомизированные интерфейсы, а 40% отмечают их серьезное влияние на производительность сотрудников.

Быстрая переналадка форматов обучения

SMED (от английского «Single Minute Exchange of Dies» — «быстрая замена штампов, быстрая переналадка») — один из многих методов бережливого производства, представляющий собой способ сокращения издержек и потерь при переналадке и переоснастке оборудования. Позволяет быстрее переключаться между стадиями производственного процесса, а значит, уменьшать финансовые и временные затраты на создание и хранение продукции.

Если мы говорим об обучающем продукте, то при производстве его нельзя исключить временные потери и издержки, связанные с производством и хранением устаревших программ и методик. Мир изменился, пользователи обучающего продукта под влиянием технологий становятся все более требовательными к информации, не готовы ждать, тратить свое время. Сотрудники не хотят штудировать учебники, их разбаловали форматы простого получения информации — ленты в соцсетях, ютуб-канал, где знания подаются динамично и ярко. А если вспомнить теорию поколений, то «поколение Z», представителей которого мы уже очень скоро увидим в качестве сотрудников, обладают клиповым мышлением, позволяющим, с одной стороны, быстро переключаться между потоками поступающей информации, а с другой — быстро утомляться, если информация подается в сухом и нединамичном формате. В связи с этим перед специалистами по обучению как внутри корпораций, так и на внешнем рынке стоят очень серьезные вызовы по быстрой смене форматов обучения на более привлекательные и референтные для меняющейся аудитории. Все большую популярность набирают форматы обучения, еще вчера казавшиеся нереальными и фантастическими, такие как AR (дополненная реальность), VR (виртуальная реальность) и искусственный интеллект.

Точно в срок: и по отношению к обучающему контенту

JIT — (от английского «Just-in-Time» — «точно в срок») — это концепция управления производством, которая направлена на снижение количества запасов. В соответствии с этой концепцией необходимые комплектующие и материалы поступают в нужном количестве в нужное место и в нужное время.

В обучении и развитии людей это очень важный инструмент, ведь поступление и наполнение обучающего контента должно быть дозировано и, выражаясь медицинским языком, быть «по потребности», то есть предоставлять сотрудникам именно тот продукт, в котором они нуждаются здесь и сейчас, а не через неделю, месяц или, того хуже, год, когда все уже безнадежно устареет. Крайне важно для поддержания вовлеченности обучающихся отслеживать не только имеющиеся возможности, но и недостающие материалы или продукты. Сотрудникам, отвечающим за организацию обучения, необходимо постоянно задавать себе вопросы: «Какую информацию не могут найти сотрудники? Как мы можем заполнить эти пробелы? У нас уже есть необходимая информация?».

Мы регулярно проводим опросы по результатам каждой обучающей сессии или обучающего курса. Нам важно мнение сотрудников, ведь открытая обратная связь помогает выстраивать процесс обучения в соответствии с запросами маркетинга или полевых сотрудников. Мы можем быстро перекроить курс для отработки того или иного навыка, продукта, подстроиться под клиента и предложить различные варианты.

Еще одна из современных тенденций — «Альтернативный поисковик». Это внутренняя поисковая система, где сотрудник может задать любой вопрос, связанный с обучением или профессиональным развитием, в системе в течение нескольких дней будет обработан данный запрос и собрана определенная подборка полезной информации со ссылками на обучающие программы.

***

Только с таким подходом, используя инструменты бережливого производства, обучение может стать бережливым, позволяющим вашим сотрудникам стать гибкими, адаптивными и максимально эффективными в современном мире с большим количеством неизвестных.

К сведению

  • Игротехник — специальность, которая сегодня формируется на стыке психологии, педагогики и event-индустрии, речь идет о внедрении интерактивных игровых форм в групповое взаимодействие с целью решения той или иной задачи.

  • Майндфитнес — от англ. «mind» (разум), «fitness» (фитнес, тренировка), с англ. переводится как «тренировка разума» или поддержание «разумной формы». Данный англоязычный термин в России впервые был употреблен в 2014 г. в издании «Атлас новых профессий». Майндфитнес позволяет подобрать индивидуальную программу развития когнитивных навыков, что важно как для детей, так и для взрослых, независимо от их профессии, занимаемой должности и возраста.

  • Закон Миллера 7+–2 — «Магическое число семь плюс-минус два» («кошелек Миллера», «закон Миллера») — закономерность, обнаруженная американским ученым-психологом Джорджем Миллером, согласно которой кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов.

  • Скрайбинг — новейшая техника презентации (от английского «scribe» — набрасывать эскизы или рисунки): речь выступающего иллюстрируется «на лету» рисунками фломастером на белой доске (или листе бумаги); получается как бы «эффект параллельного следования», когда мы и слышим, и видим примерно одно и то же, при этом графический ряд фиксируется на ключевых моментах аудиоряда.

  • Теория поколений разработана Уильямом Штраусом и Нилом Хау, она описывает повторяющиеся поколенческие циклы в истории США. Несмотря на то что изначально данная теория была направлена на изучение англо-американской истории, она получила широкое распространение во многих странах мира, в том числе и в России.

  • Иммерсивное обучение (от англ. immersive — «создающий эффект присутствия, погружения») — восприятие чувства присутствия обусловлено множеством факторов, в основном технологических и психологических. Технологические факторы определяют, в какой мере виртуальная среда является реалистичной. Психологические факторы — это особенности пользователя, влияющие на его восприятие виртуальной среды как реальной.


1 С докладом по этой теме автор выступала на конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», организованной группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru при информационной поддержке «ЭЖ».