Кадровые документы при дистанционной работе

В письме от 07.11.2019 № 14-2/В-913 Минтруд России рассказал об организации ведения и хранения кадровых до­кумен­тов в компании, где трудятся только дистанционные работники.

В процессе работы любой компании образуется много кадровых до­кумен­тов. Это и трудовые до­гово­ры, и приказы о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и другие до­кумен­ты. Со всеми из них работник должен быть ознакомлен под ­роспись. Но при дистанционной работе выполнение трудовой функции осуществляется работником вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под конт­ролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Соответственно, дистанционный работник часто не имеет возможности приезда в офис для подписания кадровых до­кумен­тов. В ста­тье 312.1 ТК РФ сказано, что взаимодействие между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, производится с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Возникает вопрос: нужно ли оформлять кадровые до­кумен­ты дистанционных работников на бумажном носителе?

В ста­тье 312.2 ТК РФ установлено, что трудовой до­гово­р о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового до­гово­ра о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными до­кумен­тами. В случае если трудовой до­гово­р о дистанционной работе заключен путем обмена электронными до­кумен­тами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового до­гово­ра обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового до­гово­ра на бумажном носителе. Учитывая эти положения трудового законодательства, Минтруд России разъяснил, что трудовой до­гово­р с дистанционными работниками заключается в письменной форме с соблюдением требований ст. 57 и главы 49.1 ТК РФ о его содержании.

Что касается остальных до­кумен­тов, то в ст. 312.1 ТК РФ указано следующее. Когда в соответствии с Трудовым кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными до­кумен­тами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными до­кумен­тами между работодателем и дистанционным работником. А когда в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного до­кумен­та.

Учитывая эти положения, специалисты трудового ведомства разъяснили, что взаимодействие с дистанционным работником предусматривает работу только через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. И дистанционные работники должны знакомиться с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой дея­тельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными до­кумен­тами путем обмена электронными до­кумен­тами. Специалисты Минтруда России отметили, что для взаи­модействия с дистанционным работником почтовая связь не используется, поскольку она не относится к информационно-телекоммуникационной сети общего пользования. Из сказанного трудовым ведомством следует, что за исключением трудового до­гово­ра все остальные кадровые до­кумен­ты дистанционных работников компания оформляет в электронном виде.

Обязательным условием обмена электронными до­кумен­тами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (ст. 312.1 ТК РФ). Электронный до­кумен­т, подписанный такой электронной подписью, законодательством приравнивается к бумажному до­кумен­ту с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Минтруд России указал, что до­кумен­ты, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. При их хранении нужно руководствоваться положениями Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Отметим, что согласно п. 2.3.5 этих Правил подготовка электронных до­кумен­тов (ЭД) к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

• запись ЭД на машинные носители;

• проверка качества записи;

• описание ЭД;

• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных до­кумен­тов постоянного хранения и по личному составу;

• подготовка комплекта сопроводительной до­кумен­тации.

Сопроводительная до­кумен­тация должна быть достаточной для обеспечения сохранности ЭД и их использования. В ней отражается следующая информация: название до­кумен­та, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура, объем до­кумен­та.